Waarom het al veertien jaar niet lukt om de vijfminutenregistratie in de thuiszorg af te schaffen

Denkfouten in het hedendaags ontwerp gefileerd door ontwerpwetenschapper (en ex-cabaretier) Jasper van Kuijk. Deze week: de administratiereflex.

De gehate vijfminutenregistratie in de wijkverpleging blijft voorlopig bestaan. Het systeem werd rond de eeuwwisseling ingevoerd door het ministerie van Volksgezondheid om zorg te standaardiseren en te verantwoorden. Het zou worden gestopt per 1 april, maar dat is uitgesteld omdat het nieuwe financieringssysteem voor de wijkzorg nog niet klaar is.

De vijfminutenregistratie is een van de redenen dat beroepsvereniging V&VN bij onderzoek onder haar leden concludeerde dat op een werkdag van acht uur een uur onnodige administratie plaatsvindt en dat de registratie medewerkers veel stress bezorgt. De administratiereflex is helaas een bekend verschijnsel in de zorg. Mijn moeder, die veertig jaar als verpleegkundige werkte, verzuchtte ooit: ‘Om te kunnen nagaan wat er fout ging moesten we steeds meer formulieren invullen, maar daardoor nam de tijdsdruk toe en ging er steeds meer fout.’

Gelukkig dus maar dat toenmalig staatssecretaris van Volksgezondheid Jet Bussemaker in 2009 het aanstaande einde van de vijfminutenregistratie aankondigde. Helaas moesten drie staatssecretarissen en ministers na haar dat allemaal opnieuw doen. Het afscheid van de vijfminutenregistratie is vaker afgekondigd dan dat van de Rolling Stones.

Digitalisering heeft bijgedragen aan de werkpleksurveillance die de vijfminutenregistratie is. Bij een vijfminutenregistratie met pen en papier was het verwerken van de formulieren – verzamelen, scannen, analyseren, rapporteren – zo’n kostbaar gedoe geweest dat er een organisatorische prikkel was geweest om ermee te stoppen. Met digitale rapportage ligt, als het systeem eenmaal gebouwd is, de last bijna volledig bij de werknemer. Lekker makkelijk. Daarom is het zo moeilijk om ermee te stoppen: voor de betrokken organisaties is de vijfminutenregistratie prikklok, verzekeringscalculatie en verantwoording aan opdrachtgevers als gemeenten.

Er is van alles uit de kast gehaald om het vijfminutenmonster te verdrijven: ministeriële oekazes, sectorafspraken, en een handreiking, whitepaper en een schattige infographic. Allemaal verpakt in een soort empoweringsprogramma waarmee de sector dan maar zichzelf te lijf moet, waaruit niks minder dan bestuurlijke wanhoop spreekt. Het is veelzeggend voor de bestuurlijke staat van Nederland dat het tot op heden niet is gelukt om iets af te schaffen waarvan we al veertien (14!) jaar geleden hebben gezegd dat het weg moet.

Misschien moeten we het eens op een andere manier proberen. De Zweedse gemeente Kalix werd in 2021 getroffen door een aanval op hun ict-systeem, waardoor niks meer werkte. Alles plat: loonadministratie, bibliotheekuitleen en dus ook de tot op de minuut nauwkeurig geplande thuiszorg. Die ook analoog prima bleek te kunnen draaien. Bovendien voelden medewerkers zich minder gestrest en meer betrokken. Pas als het zonder moet geloven we dat het ook zonder kan. Tot die tijd laten we ons – om even in het Zweedse te blijven – gevangen houden in een administratief Stockholmsyndroom.

Waarmee ik natuurlijk niet wil zeggen dat we ethische hackers de ict-systemen die de Nederlandse vijfminutenregistratie draaiende houden moeten laten hacken. Dat wil ik hier zeker niet zeggen. Absoluut niet.

Jasper van Kuijk op Mastodon: @jaspervankuijk@mastodon.social.