UMC Groningen voert met elektronisch patiëntendossier 'grootste operatie ooit' uit

Sinds het landelijk elektronisch patiëntendossier sneuvelde in de Eerste Kamer heeft bijna elk ziekenhuis een eigen epd ingevoerd. Het UMC Groningen begint er binnenkort mee. En alle verloven zijn ingetrokken. 'Dit is onze grootste operatie ooit.'

Vierhonderd medewerkers van het Universitair Medisch Centrum Groningen worden voorgelicht over het nieuwe elektronisch patiëntendossier (epd) van het ziekenhuis, aan de hand van voorbeeldpatiënt Loeks Molleboon, die ook medewerker van het UMCG is.Beeld Harry Cock / de Volkskrant

Loeks Molleboon heeft buikpijn. Galstenen?, vraagt chirurg Ger Sieders zich af. Voorbij het inlogscherm tegen de achtergrond van een roze heelal openbaart Molleboons medische autobiografie zich. 'Ik wil even wat dingen met u checken in het systeem.'

Molleboon is niet echt ziek. Hij is een medewerker van het Universitair Medisch Centrum Groningen die een patiënt speelt. Het is mei, de Blauwe Zaal van het UMCG zit met vierhonderd medewerkers volgepakt. In de Rode Zaal kijken anderen via de livestream mee. Vandaag maken zij in 54 minuten voor het eerst kennis met Epic, het nieuwe elektronisch patiëntendossier (epd) van het ziekenhuis, dat hun werk de komende jaren zal beheersen.

'Probeer niet alles in je op te nemen', zegt presentator Robbert Vermeulen. 'Er komt veel op jullie af.' Geroutineerd klikt Sieders langs zorgfasen, werkschermen en consultorders. Als voorzitter van het Kernteam Medisch van het programma 'Nieuw epd' is de chirurg al thuis in het nieuwe systeem - nu zijn collega's nog.

Als voorbeeldpatiënt Molleboon ontslagen is uit het ziekenhuis, stromen de vragen op het grote scherm binnen. Hoe zit het met briefwisselingen met de huisarts? Verdwijnt papier helemaal? Welke gegevens kunnen patiënten straks thuis inzien? En wat als het systeem uitvalt?

Melanie Wolters moet alle indrukken nog even laten bezinken. 'Er staat ons administratief nogal wat te wachten', zegt de medewerker van de afdeling radiotherapie. 'Het ziet er allemaal heel anders uit.' Toch ziet ze ook de voordelen. 'In het huidige systeem zijn bestralingsdata en -tijden voor andere afdelingen niet zichtbaar. Als alles goed gaat, zal het nieuwe epd ons heel wat telefoontjes besparen.'

Voorbeeldpatiënt Loeks Molleboon voor de volle zaal.Beeld Harry Cock

Nazorg

Bijna alle ziekenhuizen in Nederland hebben een nieuw, eigen epd geïmplementeerd of aangeschaft, ter vervanging van oude informatiesystemen én papier. Het Groningse ziekenhuis is een van de laatste umc's die overstappen.

Het Radboudumc in Nijmegen ging in 2013 als eerste academische ziekenhuis over. Dat verliep allesbehalve vlekkeloos: een half jaar na de invoering gaven artsen het peperdure nieuwe systeem het rapportcijfer 3,9. Patiënten werden niet opgeroepen, specialisten hadden geen toegang tot patiëntgegevens en huisartsen kregen onjuiste overlijdensberichten, bleek uit onderzoek van het radioprogramma Argos. Hoewel het Radboudumc het systeem inmiddels op de rit heeft, zijn zulke kinderziekten een schrikbeeld.

Lees verder onder de foto.

Vijf vragen over het epd

Bij de epd's die er nu zijn is de gegevensuitwisseling nog beperkt. Daarom wordt toch weer gepleit voor een landelijk systeem. Zijn de privacybezwaren van de baan? En vier andere vragen over het epd.

'Dit is onze grootste operatie ooit. Van de ene op de andere dag gaan duizenden mensen anders werken', zegt Bernard van der Laan, voorzitter van de stuurgroep Nieuw epd.Beeld Harry Cock / de Volkskrant

Ook bij andere academische ziekenhuizen leidde de overgang tot onrust, blijkt uit een rondgang. 'Ingrijpend', 'niet vlekkeloos', 'veel ongemakken', zo benoemen ze het proces onafhankelijk van elkaar. Allemaal schroefden ze de eerste weken na invoering hun activiteiten tot 50 procent terug. En er was een 'nazorgperiode' nodig. Het duurt minimaal 'een paar maanden' voor het merendeel van de organisatie gewend is, zegt Maurits Ros, directeur van het EPD Service Centrum van VUmc en het AMC, dat in 2015 overging.

In Groningen wordt daarom met spanning uitgekeken naar het eerste weekend van december. Dan is de zogenoemde 'Go-Live'. De overgang moet goed gaan, want in 2018 verloopt de ondersteuning van het huidige ziekenhuisinformatiesysteem. Een afdeling van ruim 160 medewerkers is al ruim een jaar bezig met de voorbereidingen. Er zijn experts en 'super users', zogenoemde breakoutsessies in groepjes, verplichte trainingen, e-learning - niets wordt aan het toeval overgelaten.

Om de tienduizend UMCG-medewerkers die met het epd te maken krijgen klaar te stomen, zijn vanaf september alle verloven ingetrokken. 'Dit is onze grootste operatie ooit. Van de ene op de andere dag gaan duizenden mensen anders werken', zegt Bernard van der Laan, KNO-afdelingshoofd en voorzitter van de stuurgroep Nieuw epd. 'Als we iedereen op vakantie laten gaan, hebben we straks een probleem. Veel medewerkers krijgen training en de patiëntenzorg gaat gewoon door.'

Bovendien krijgen ze met Epic niet alleen een nieuw ict-systeem. Soms moeten ook werkprocessen worden aangepast. Het hele ziekenhuis is doorgelicht. Van der Laan: 'Het is als met een nieuwe smartphone, je moet er echt even aan wennen.'

Bevoegd

Ooit waren patiëntendossiers van papier en afdelingsgebonden: een cardioloog wist niet wat de internist wist en andersom. Digitalisering deed in de jaren zeventig haar intrede. Maar nog steeds hebben afdelingen, specialisaties en processen hun eigen systeempje. In het UMCG zijn het er meer dan achthonderd: van thoraxchirurgie tot gehoortestapparatuur. Terwijl klachten vaak samenhangen.

Daarom is over al die systeempjes een soort 'kijkdoos' geplaatst. 'Maar het hort en stoot', zegt Van der Laan. 'Vanwege alle koppelingen is het net spaghetti en valt het systeem weleens uit.'

Lees verder onder de foto.

Voor patiënten is het voordeel dat zij niet steeds opnieuw hun verhaal hoeven doen bij doorverwijzing naar een andere afdeling.Beeld Harry Cock / de Volkskrant

Het nieuwe epd, zegt programmadirecteur Lily Heijnen, is een geïntegreerd geheel. Voor zorgverleners uit het hele ziekenhuis wordt het makkelijker gegevens in te voeren, uit te wisselen en in te zien. Althans: als zij daar bevoegd toe zijn. Dat maakt de zorg volgens Heijnen beter en effectiever. Een bedrag wil Heijnen niet noemen, maar inclusief invoering kost het systeem 'tientallen miljoenen'. Daarbij komt nog een schadepost van 5 miljoen euro, die ontstond nadat een ander systeem niet kon worden geleverd.

De ingevoerde gegevens kunnen in het universitair medisch centrum bovendien voor onderzoeksdoeleinden worden gebruikt. Bijvoorbeeld om na te gaan of medicijngebruik effectief is. 'En dat draagt weer bij aan betere behandelingen.'

Voor patiënten is het voordeel dat zij niet steeds opnieuw hun verhaal hoeven doen bij doorverwijzing naar een andere afdeling. Het maakt de overdracht ook betrouwbaarder. Via het patiëntenportaal mijnUMCG kunnen patiënten vanaf 8 maart vanuit huis hun dossier inzien. Uiteindelijk kunnen ze vanuit huis afspraken inplannen, alvast vragenlijsten invullen of contact opnemen met het behandelteam.

Briefjes

Het klinkt prachtig. Toch gonst er onrust door de gangen. Voor chaos wordt gevreesd. Zeker voor verpleegkundigen is de overgang groot. Nu nemen ze nog pen en papier mee naar het bed. Straks werken ze volledig digitaal met een COW: een computer on wheels.

Een uitgebreid systeem biedt bovendien extra registratiemogelijkheden. Artsen vrezen er veel meer tijd aan kwijt te zijn. Dat is een grote zorg, zegt orthopeed Lex Boerboom. 'Maar nu werken we met briefjes en mailtjes. Dat wordt overbodig. In het begin zal het registreren meer tijd kosten, daarna minder.'

Bij het Erasmus UMC en het AMC-VUmc herkennen ze de onrust. Ook daar wordt nog altijd geklaagd over registratiedruk. 'Maar dat zit niet zozeer in het epd als wel in de verplichting steeds meer vast te leggen', zegt Maurits Ros van het AMC-VUmc. 'Er wordt fors meer gevraagd.'

Verpleegkundigen nemen nu nog pen en papier mee naar het bed. Straks werken ze volledig digitaal met een computer on wheels.Beeld Harry Cock / de Volkskrant

Er zijn artsen die, ook jaren na invoering, moeite houden met de overgang. Vooral artsen op poliklinische afdelingen waar in korte tijd veel patiënten komen kampen met tijdsdruk. Ros: 'Zij moeten in 10 minuten een patiënt spreken en alles digitaal vastleggen.'

De hoop in Groningen blijft dat het epd de administratieve belasting uiteindelijk verlaagt. Gegevens hoeven niet nog eens ingevoerd te worden bij een nieuw bezoek, en kunnen meteen worden benut voor kwaliteitscontroles en financiële afhandelingen. Fred Boer, hoofd zorginnovatie van het LUMC, stelt zijn collega's gerust. 'Eenmaal gewend kan niemand meer zonder. Alle meerwerk dat je er in de aanloop naar de invoering in steekt, haal je eruit.'

medewerkers telt de afdeling van het UMCG die al ruim een jaar bezig is met de voorbereidingen voor de invoering van het elektronisch patiëntendossier.

De Eerste Kamer stemde in oktober vorig jaar in met het elektronisch uitwisselen van medische gegevens. In dit artikel beschreven we wat er zou gaan veranderen en wat de bezwaren van de tegenstanders waren. (+)

Sinds vorig jaar bepaalt de patiënt zelf met wie de huisarts persoonlijke gegevens mag delen. De wet was het gevolg van het einde van het landelijke Elektronisch Patiëntdossier.

Patiënten zouden altijd inzage moeten krijgen in hun Elektronisch Patiëntendossier, schreef Arjan Dasselaar in 2012. 'Zoals de journalistiek heeft moeten wennen aan blogs, zullen dokters moeten wennen aan pottenkijkers.' Lees hier het opiniestuk uit de oude doos.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden