Column Hoe moeilijk kan het zijn?

Elk mailtje op exact dezelfde manier afsluiten is lomp

Denkfouten in het hedendaags ontwerp gefileerd door innovatie-expert (en cabaretier) Jasper van Kuijk. Deze week: Standaard groeten.

Beeld jasper van kuijk artikel

Met hartelijke groet, Bob den Duiker. 

Dit was natuurlijk een hele warme afsluiting van een mailtje geweest, wáre het niet dat het een standaard e-mailondertekening betrof. Dat kan ik zien omdat de ondertekening in net een ander lettertype stond. Soms is het nog schaamtelozer en staat zo’n ‘hartelijke’ groet in een totaal ander lettertype. Overigens, zelfs als het er aan de kant van de zender uitziet alsof de handtekening in hetzelfde lettertype staat als de rest van de mail, dan wordt deze bij de ontvanger vaak alsnog in een ander lettertype weergegeven.

Zo krijg ik op mijn werk bij de TU Delft ook wel eens mailtjes van mensen die bij mij zouden willen promoveren. Zo’n mailtje is met zorg opgesteld om duidelijk te maken dat iemand goed heeft gekeken naar mijn onderzoekswerk en mijn profiel en hoe hun opleiding en interesses daarbij aansluiten. Alleen kan ik dan door de verschillen in lettertypes vaak precies zien hoe en waar iemand heeft zitten knippen en plakken. Ik snap het wel, je gaat niet élk mailtje opnieuw zitten tikken, maar als de ontvanger al het copy-paste-werk kan zien is de boodschap niet ‘Mijn keuze voor u is zeer bewust’, maar juist ‘Dit mailtje is ook naar heel veel anderen gestuurd.’

Een soortgelijke boodschap stuur je met een standaardondertekening. En natuurlijk, ontwikkelaars van mailprogramma’s mogen echt wel eens gaan zorgen dat de ontvanger jouw knip-en-plakwerk niet meer ziet, maar serieus, hoeveel moeite is het om een mailtje persoonlijk af te sluiten. Dat scheelt hoeveel, anderhalve seconde?

Bovendien, waarom zou je überhaupt de afscheidsgroet en je naam standaard opnemen in een ondertekening? Je functie, prima. Contactgegevens, ook logisch. Maar afsluiting en naam, die wil je toch variëren? ‘Groeten, Jasper’ voor vrienden, ‘Met vriendelijke groet, Jasper van Kuijk’ voor zakelijke relaties en ‘Ik omhels je met duizend armen en ik kan niet wachten tot je weer hier bent, verwachtingsvol verblijf ik, Japser’ voor de bezorger van Bol.com.

Elk mailtje op exact dezelfde manier afsluiten is net zo lomp als standaard beginnen met: ‘Geachte lezer’, ‘L.S.’ of ‘Beste meneer, mevrouw’. Eigenlijk zeg je dan: ‘Ik vind drie woorden tikken te veel moeite en heb ook geen zin om erover na te denken wat voor band ik eigenlijk heb met jou.’ De vorm waarin je een boodschap verstuurt zegt minstens zo veel als de boodschap zelf. Een ‘exclusieve aanbieding’ aan de ‘de bewoners van dit adres’ is waarschijnlijk niet zo heel exclusief. Een gestandaardiseerde hartelijke groet is een ‘contradictio in productionibus’. De vorm moet kloppen met de inhoud. Dus als je dan toch per se een standaard groet in je ondertekening wilt, zou ik inzetten op ‘Met standaard groet’.

Jasper op Twitter: @Jaspervankuijk

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.