We vergaderen wat af met z’n allen, kan dat niet effectiever? Jazeker kan dat!

Even met elkaar overleggen en een praatje maken, de meeste mensen vinden dat een leuk onderdeel van hun werk. Toch hebben diezelfde mensen aan vergaderen vaak een hekel. Vergaderingen duren te lang, zijn overbodig of te vaag. Waar gaat het mis en wat kun je eraan doen?

We vergaderen wat af met z’n allen, zo blijkt uit onderzoek. Volgens elektronicabedrijf Sharp besteden Nederlanders gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan vergaderen. Prima natuurlijk, zolang die vergaderingen effectief zijn. Maar dat laatste valt tegen.

Bijna de helft van de ondervraagden vindt vergaderen de grootste tijdverspilling op het werk (47 procent). En bijna driekwart voert tussen het vergaderen door andere werkzaamheden uit (73 procent).

Tijd dus om het over een andere boeg te gooien, vinden Ernst van Dam (directeur van de Capgemini Academy), Rik Nijkamp (organisatieadviseur) en Bart Groenewoud (learning-expert), auteurs van het boek Vergader jezelf gelukkig.

We ervaren deze periode van pandemie sowieso al als stressvol, blijkt uit onderzoek van Intermediair – 52 procent geeft aan daarvan last te hebben – en vergaderingen zijn doorgaans ook een stressfactor: 45 procent zegt stress te ervaren door het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen.

‘Als je vraagt naar de redenen waarom mensen vergaderen niet leuk vinden, krijg je als antwoorden dat de verkeerde mensen aan het woord zijn, er een verkeerde voorzitter is en er dingen worden besproken die niet op de agenda staan’, zegt organisatieadviseur Nijkamp.

Wanneer bijna de helft van de werknemers vergaderen ervaart als tijdverspilling, dan moet het anders, concluderen Nijkamp, Van Dam en Groenewoud. In hun boek beschrijven ze hoe en hieronder lichten we er de belangrijkste lessen uit.

Ben je wel op de juiste plek?

‘Wat je je allereerst goed moet afvragen als je een uitnodiging voor een vergadering krijgt, is: heeft die nut voor jou?’, zegt learning-expert Groenewoud. ‘Als je geen relatie hebt met het onderwerp, heb je er niets te zoeken.’

Klinkt logisch, maar toch is dit iets wat vaak fout gaat, zien de auteurs van Vergader jezelf gelukkig. Ga bij jezelf eens na: hoe vaak zit je bij een vergadering waaraan je eigenlijk niets hebt?

Nijkamp: ‘Laatst zei een directievoorzitter tegen me: ik vind het altijd zo vervelend als mensen andere dingen doen tijdens een meeting. Waarop ik antwoordde: heb je je weleens afgevraagd waarom dat gebeurt? Bepaal jij op basis van de agenda van het overleg wie erbij moeten zijn? En nodig je die mensen gericht uit, eventueel deels? Of nemen er ook mensen aan de vergadering deel die er ‘sowieso’ bij zijn, mensen die mogelijk niets met het onderwerp hebben?

Kom je iets halen, brengen of helpen?

Er zijn maar drie redenen waarom je bij een vergadering moet zijn, zeggen de auteurs: je komt iets halen of brengen, of je komt helpen.

De eerste reden houdt in: je hebt een beslissing nodig om verder te kunnen met een bepaalde taak en die wordt in de vergadering besproken, legt Groenewoud uit. ‘Dan kom je dus iets halen. Brengen betekent: iemand wil iets bespreken, maar heeft niet alle kennis of ervaring voor handen. Jij wordt bij de vergadering uitgenodigd om die kennis of ervaring te brengen.’

En helpen houdt in: je begeleidt de bijeenkomst, als voorzitter, notulist of in een andere ondersteunende rol, zegt Groenewoud. ‘Als je bent uitgenodigd voor een vergadering, maar je ziet geen van deze drie redenen terug, vraag dan waarom je bent uitgenodigd. Dat is een heel effectief middel om je agenda op een respectvolle manier op te schonen.’

‘Bedenk ook dat veel mensen het moeilijk vinden om niet iedereen uit te nodigen’, vult Nijkamp aan. ‘Het is al snel: doe die ook maar en die ook, zonder erbij na te denken wat iemands aandeel is. Voor degenen die de vergadering inplannen, is het dus ook goed om aan te geven: ik wil graag dat je erbij bent, omdat je – bijvoorbeeld – zo goed bent in het verzinnen van creatieve oplossingen. Dan weet de genodigde ook: dit is mijn reden om aanwezig te zijn bij het overleg. Anders gaat iedereen zich overal mee bemoeien en dat is dodelijk vermoeiend.’

Hoe wil je dat mensen de vergadering verlaten?

Nog iets wat bij vergaderingen vaak misgaat, is dat ze weinig concreet zijn. Ook een inkoppertje, maar wel een broodnodige: bedenk als je een vergadering inplant, wat is het doel? Wat wil je eruit halen? Maar ook: met welk gevoel wil je dat mensen de vergadering verlaten?

Groenewoud: ‘Als er bijvoorbeeld wordt vergaderd over de organisatie, dan voelen mensen daar vaak spanning bij. Mensen gaan er met politieke gevoelens in en denken wellicht: misschien komt er wel een reorganisatie aan. Het is goed om je daar als voorzitter van tevoren bewust van te zijn en na te denken over hoe je wil dat mensen de vergadering weer verlaten.’

Hoe je dat doet? Door vooraf te bedenken met welke mindset de deelnemers aan tafel komen, en daar je proces op aan te passen. Zijn ze nerveus? Zorg dan voor een sessie die gerust stelt. Zijn ze verward? Zorg dan dat er op een goede manier vragen gesteld kunnen worden.

‘Check ook bij aanvang van de vergadering of jouw gevoel juist is, zodat je zeker weet dat je plan klopt’, zegt Nijkamp. ‘Binnenkort zit ik in een belangrijk overleg met vijf mensen die elkaar niet kennen. Mij is gevraagd om dat voor te bereiden en dat is heel spannend. Ik moet dus nadenken over hoe ik het voor elkaar krijg dat die mensen verbindend uit elkaar gaan. Dat vergt een goede voorbereiding, verifiëren in het overleg en een helder plan van aanpak.’

‘De rol van de voorzitter is hierin erg belangrijk’, vult Groenewoud aan. ‘Vaak worden er bij besprekingen agendapunten doorheen gewerkt, terwijl je soms moet lijmen of vooral empathie moet tonen. Bij gevoelige vergaderingen is het geen goed idee om er gewoon maar wat vergaderpunten doorheen te rammen.’

In deze tijd heeft vergaderen ook vaak als doel om te verbinden, zegt hij. ‘Je moet het vergaderproces aanpassen op de functie die de vergadering heeft.’

Maak het niet te lang

Ook belangrijk voor de effectiviteit van een vergadering: denk na over de lengte. ‘Een online-vergadering mag maximaal drie kwartier duren, zegt Nijkamp. ‘Veel agenda’s worden helemaal volgepland. We plannen automatisch een halfuur of een uur in voor een overleg, terwijl sommige besprekingen prima in een kwartiertje kunnen, of in 10 minuten.’

‘We rollen van de ene vergadering naar de andere. Dat is moeilijk vol te houden. 3 à 3,5 uur vergaderen op een dag is echt de max. Geef bij de start aan: we zijn hier vandaag om deze doelstelling te bespreken. Vervolgens legt de voorzitter uit wat iedereens rol is, hoe het met iedereen gaat en wat ieders verwachtingen zijn. Dan is helder wat je wil bespreken en komen er echt geen 18 punten voorbij.’

Stel een vergadermanifest op

Het klinkt misschien een tikkie overdreven, maar een vergadermanifest opstellen, kan veel vergaderleed voorkomen, stellen de auteurs van het boek. Groenewoud: ‘Maak duidelijke afspraken met elkaar: over wat nou waarde toevoegt, en over de omstandigheden waarin een vergadering mag plaatsvinden.’

En daarin neem je dus ook de duur van een bespreking op, adviseren de auteurs. ‘En je spreekt bijvoorbeeld af dat er in bepaalde tijdsblokken geen vergaderingen plaatsvinden, en dat er na 17.00 uur ook niet meer wordt vergaderd.’

Denk ook na over de vergaderstructuur: sommige vergaderingen heb je misschien al jarenlang elke week, en waarom? Ga de dialoog aan, adviseren de schrijvers. In het begin roept dat misschien weerstand op, maar uiteindelijk wint iedereen er tijd mee. En daar wordt uiteindelijk iedereen gelukkiger van, toch?