Werkoverleg

Vergaderstress? Zó zijn je meetings efficiënter én leuker

Even met elkaar overleggen en een praatje maken; dat vinden de meeste werknemers een leuk onderdeel van hun werk. Toch hebben ze aan vergaderen vaak een hekel. Vergaderingen duren te lang, zijn overbodig of te vaag. Waar gaat het mis en wat kun je hieraan doen?

Van de ene meeting naar de andere: zo voorkom je vergaderstress Beeld Matteo Bal
Van de ene meeting naar de andere: zo voorkom je vergaderstressBeeld Matteo Bal


We vergaderen wat af, blijkt uit onderzoek. Volgens elektronicabedrijf Sharp besteden Nederlanders gemiddeld 29 uur en 39 minuten per maand aan vergaderen. Prima natuurlijk, als die vergaderingen effectief zijn. Maar dat valt tegen: 47 procent vindt vergaderen de grootste tijdverspilling van werk en 73 procent voert tussendoor andere werkzaamheden uit.

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.nl

Tijd dus om het over een andere boeg te gooien, vinden Ernst van Dam (directeur van de Capgemini Academy), Rik Nijkamp (organisatieadviseur) en Bart Groenewoud (learning-expert), die het boek Vergader jezelf gelukkig schreven. We ervaren deze periode al als erg stressvol, blijkt uit onderzoek van Intermediair (52 procent geeft aan daar last van te hebben) en vergaderingen zijn doorgaans een grote stressfactor. 45 procent ervaart stress door het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen.

‘Als je vraagt naar de redenen waarom mensen vergaderen niet leuk vinden, krijg je als antwoord dat de verkeerde mensen aan het woord zijn, er een verkeerde voorzitter is en er dingen worden besproken die niet op de agenda staan’, zegt organisatieadviseur Nijkamp. ‘47 procent vindt vergaderingen tijdverspilling.’ Dat moet anders, dachten Nijkamp en zijn compagnons. In hun boek beschrijven ze hoe. Hieronder lichten we de belangrijkste lessen uit.

Ben je wel op de juiste plek?

‘Wat je je allereerst goed moet afvragen als je een uitnodiging voor een vergadering krijgt, is: heeft die nut voor jou?’, zegt learning-expert Groenewoud. ‘Als je geen relatie hebt met het onderwerp, heb je er niets te zoeken.’

Klinkt logisch, maar toch is dit iets wat vaak fout gaat, zien de auteurs van het boek. Ga bij jezelf eens na: hoe vaak zit je bij een vergadering waar je eigenlijk niets aan hebt? Nijkamp: ‘Laatst zei een directievoorzitter tegen me: ik vind het altijd zo vervelend als mensen andere dingen doen tijdens een meeting. Waarop ik antwoordde: heb je je weleens afgevraagd waarom dat zo is? Bepaal jij op basis van de agenda van het overleg wie erbij moeten zijn en nodig je die gericht uit, eventueel deels? Of nemen er ook mensen deel die er ‘sowieso’ bij zijn en mogelijk niets met het onderwerp hebben?

Kom je iets halen, brengen of helpen?

Er zijn maar drie redenen waarom je bij een vergadering moet zijn, zeggen de auteurs: je komt iets halen of brengen, of helpen.

‘De eerste reden houdt in: je hebt een beslissing nodig om verder te kunnen met een bepaalde taak en die wordt in de vergadering besproken’, legt Groenewoud uit. ‘Dan kom je dus iets halen. Brengen betekent: iemand wil iets bespreken, maar heeft niet alle kennis of ervaring voor handen. Jij wordt bij de vergadering uitgenodigd om dat dan te brengen. En helpen houdt in: je begeleidt de bijeenkomst. Als voorzitter, notulist of in een andere ondersteunende rol. Als je bent uitgenodigd voor een vergadering, maar je ziet geen van deze redenen terug, vraag dan waarom je bent uitgenodigd. Dat is een heel effectief middel om je agenda op een respectvolle manier op te schonen.’

‘Bedenk ook dat veel mensen het moeilijk vinden om niet iedereen uit te nodigen’, vult Nijkamp aan. ‘Het is al snel: doe die ook maar en die ook, zonder erbij na te denken wat iemands aandeel is. Voor degenen die de vergadering inplannen, is het dus ook goed om aan te geven: ik wil graag dat je erbij bent, omdat je – bijvoorbeeld – zo goed bent in creatieve oplossingen verzinnen. Dan weet de genodigde ook: dit is mijn reden om aanwezig te zijn bij het overleg. Anders gaat iedereen zich overal mee bemoeien en dat is dodelijk vermoeiend.’

Hoe wil je dat mensen de vergadering verlaten?

Nog iets wat bij vergaderingen vaak misgaat, is dat ze weinig concreet zijn. Ook een inkoppertje, maar wel een broodnodige: bedenk als je een vergadering inplant, wat is het doel? Wat wil je eruit halen? Maar ook: met welk gevoel wil je dat mensen de vergadering verlaten?

Groenewoud: ‘Als er bijvoorbeeld wordt vergaderd over de organisatie, dan voelen mensen daar vaak spanning bij. Mensen gaan er met politieke gevoelens in en denken wellicht: misschien komt er wel een reorganisatie aan. Het is goed om je daar als voorzitter van tevoren bewust van te zijn en na te denken over hoe je wil dat mensen de vergadering weer verlaten.’

Hoe je dat doet? Door vooraf te bedenken met welke mindset ze aan tafel komen en daar je proces op aan te passen. Zijn ze nerveus: zorg voor een sessie die gerust stelt. Zijn ze verward: zorg dat er goed vragen gesteld kunnen worden.

‘Check ook bij aanvang van de vergadering of jouw gevoel juist is, zodat je zeker weet dat je plan klopt’, zegt Nijkamp. ‘Binnenkort zit ik in een belangrijk overleg met vijf mensen die elkaar niet kennen. Mij is gevraagd om dat voor te bereiden en dat is heel spannend. Ik moet dus nadenken over hoe ik het voor elkaar krijg dat die mensen verbindend uit elkaar gaan. Dat vergt een goede voorbereiding, verifiëren in het overleg en een helder plan van aanpak.’

‘De rol van de voorzitter is hierin erg belangrijk’, vult Groenewoud aan. ‘Vaak worden er bij besprekingen agendapunten doorheen gewerkt, terwijl je soms moet lijmen of vooral empathie moet tonen. Bij gevoelige vergaderingen is het geen goed idee om er gewoon maar wat vergaderpunten doorheen te rammen. In deze tijd heeft vergaderen ook vaak als doel om te verbinden. Je moet het vergaderproces aanpassen op de functie die de vergadering heeft.’

Maak het niet te lang

Ook belangrijk bij een effectieve vergadering: denk na over de lengte. ‘Een online-vergadering mag maximaal drie kwartier duren, zegt Nijkamp. ‘Veel agenda’s worden helemaal volgepland en we plannen ook automatisch een halfuur of een uur in, terwijl sommige bespreking prima een kwartiertje kunnen duren, of 10 minuten.’

Hij vervolgt: ‘We rollen van de ene vergadering naar de andere, dat is moeilijk vol te houden. 3 à 3,5 uur vergaderen op een dag is echt de max. Geef bij de start aan: we zijn hier vandaag om deze doelstelling te bespreken. Vervolgens legt de voorzitter uit wat iedereens rol is, hoe het met iedereen gaat en wat ieders verwachtingen zijn. Dan is helder wat je wil bespreken en komen er echt geen 18 punten voorbij.’

Stel een vergadermanifest op

Het klinkt misschien een tikkie overdreven, maar een vergadermanifest opstellen, kan veel vergaderleed voorkomen, stellen de auteurs van het boek. Groenewoud: ‘Maak duidelijke afspraken met elkaar over wat nou waarde toevoegt, en de omstandigheden waarin een vergadering mag plaatsvinden.’

Daarin neem je dus de duur van een bespreking op, adviseren de auteurs. ‘En je spreekt bijvoorbeeld af dat er in bepaalde tijdsblokken geen vergaderingen plaatsvinden en dat er na 17.00 uur ook niet meer wordt vergaderd.’

Denk ook na over de vergaderstructuur: sommige vergaderingen heb je misschien al jarenlang elke week, en waarom? Ga de dialoog aan, adviseren de schrijvers. In het begin roept dat misschien weerstand op, maar uiteindelijk wint iedereen er tijd mee. En daar wordt uiteindelijk iedereen gelukkiger van, toch?

Overbodige vergadertypes

Volgens de schrijvers van Vergader jezelf gelukkig zie je in vergaderingen verschillende types voorbijkomen. Een daarvan is de vergaderterrorist. Oftewel: een collega die de agenda kaapt om vervolgens een eigen punt op de agenda te zetten. Op zo’n moment weet je zeker dat je gaat uitlopen.

Hoe hiermee om te gaan? Afkappen is geen goed idee, zegt Nijkamp. ‘Op zo’n manier zet je iemand mentaal uit. Beter is het iets te zeggen als: Goed punt, ik zie dat het belangrijk voor je is, we komen er op het eind – als hier tijd voor is – op terug.’

De vergadertoerist: die ene collega (of jijzelf) die van vergaderen zijn werk heeft gemaakt. ‘Sommige mensen vergaderen 60-80 procent van de dag’, zegt Nijkamp. ‘Als je die percentages hoort, dan schrik je. Je kunt niet bij al die vergadering iets komen halen of brengen. Dit soort mensen moet je uit je vergadering weren. Als je een vergadering goed voorbereid, zitten er geen vergadertoeristen tussen.’

Slimmer werken

Helpen zelfhulpboeken om efficiënter te werken? Wat zijn de handigste vergadermethodes? En helpt een ochtendroutine om meer uit je dag te halen? In samenwerking met Intermediair geven we de hele maand april tips om slimmer te werken. Bekijk alle artikelen op volkskrant.nl/slimmerwerken of intermediair.nl/slimmerwerken.

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden