De Gids Administratie

Leuker kunnen we je administratie niet maken, wel (een tikkie) makkelijker

Als zelfstandige zonder personeel ben je - soms tegen wil en dank - opeens ook een ondernemer met alle administratiestress die daar bijhoort. Hoe pak je het slim aan? 

Beeld Colourbox

Vraag je een freelancer of hij het nou leuk vindt, dat zzp’en, dan is het antwoord dikwijls: ja, alleen ik háát die administratie. Zelf ben ik er ook zo eentje. Mijn boekhouder vraagt standaard uitstel van mijn jaaraangifte aan en zelfs dan haal ik de deadline nog op het nippertje. Facturen naar mijn opdrachtgevers stuur ik pas als ik niet meer kan pinnen. En de bonnetjes van bedrijfsuitgaven slingeren her en der verfrommeld door het huis. Daarom een lesje, hoe pak je het nou het beste aan, dat administreren.

Volkskrant werken & carrière maand

Elke dag inspirerende, handige en mooie verhalen over nieuwe banen, slim vergaderen, geld verdienen en een draaglijk kantoorleven: volkskrant.nl/werken.

Volgens boekhouder Gerben de Boer, die een financieel adviesbureau in Muiden heeft, gaat het bij de administratie van zzp’ers nogal eens mis. ‘Het optellen van de bonnetjes gaat meestal nog wel, maar bij het doen van de aangifte loopt het in de soep’, zegt hij. ‘Gemaakte kosten worden vergeten op te geven, er wordt de verkeerde btw over facturen berekend of mensen leven van het brutobedrag dat er binnenkomt en vergeten dat je ook nog belasting moet afdragen.’

Zelf aanrommelen of boekhouder nemen?

‘Heb je zelf financiële kennis? Dan raad ik je aan zelf je boekhouding te doen’, zegt De Boer. ‘Het is fijn inzicht te hebben in wat je bedrijf doet.’ Maar heb je dat niet, rommel dan niet zomaar wat aan, adviseert hij. ‘Ik heb flink wat klanten die het eerst zelf wilden proberen en daarmee de mist in zijn gegaan.’

Alles over de schutting van de boekhouder gooien dan maar? Ook dat beter van niet. De verantwoordelijkheid voor je boekhouding ligt niet bij je boekhouder, maar bij jezelf. Zodra de Belastingdienst je controleert en er fouten blijken te zijn gemaakt, ben je zelf de pineut. Vandaar ook dat de boekhouder, voordat de aangifte de deur uitgaat, vaak een conceptaangifte aan de klant laat zien. ‘De meesten kijken dan alleen naar het te betalen bedrag’, zegt De Boer. ‘Als dat meevalt, krijgen we nooit vragen.’

Maar begin je net als zzp’er en gaat je eerste aangifte op de post? Neem dan geen genoegen met het inzien van de conceptaangifte per mail, zegt De Boer. Ga er even met je boekhouder voor zitten, zodat hij kan uitleggen wat hij heeft gedaan. Misschien kun je het de volgende keer dan zelfs in je eentje af. ‘Als je administratie niet zo ingewikkeld is, omdat je bijvoorbeeld vooral diensten draait en weinig bedrijfsuitgaven hebt, zeg ik: neem het eerste jaar een boekhouder, stel veel vragen en doe het daarna zelf.’

Wat te doen met al die bonnetjes?

Ben jij ook zo iemand wiens portemonnee altijd ontploft omdat je er de bonnetjes van het hele kwartaal in bewaart? Of, zodra je je aangifte gaat doen, moeite hebt om de bedragen van de nat geworden of verbleekte bonnetjes te lezen? Het kan anders. Er zijn tal van apps waarmee je de bonnen kunt inscannen, zodat je ze direct digitaal hebt.

Evernote is een geliefde app onder zzp’ers. Niet alleen omdat je hier je notities voor al je briljante ideeën en to-dolijstjes in kwijt kunt, maar vooral ook omdat je er je bonnen mee in kunt scannen. Evernote maakt er direct een pdf-bestand van. Hetzelfde kan met apps als Dropbox en Genius Scan. Wel meteen even toevoegen wanneer je de uitgave hebt gedaan, wat het was en het digitale bonnetje in het juiste mapje slepen. Anders ben je aan het eind van het kwartaal net zo ver van huis als bij een papieren administratie.

Belasting vooruitbetalen of achteraf?

Tegenwoordig stuurt de belastingdienst, nadat je een paar jaar als zzp’er hebt gewerkt, aan het begin van het jaar al een voorlopige aanslag. Op basis van de inkomsten van het voorgaande jaar wordt dan berekend hoeveel belasting je ongeveer moet gaan betalen. Je kunt dat bedrag in een keer betalen, maandelijks of, als je het geld niet hebt, kun je ook uitstel aanvragen.

‘Belasting vooraf betalen vind ik een slimme’, zegt De Boer. ‘Hiermee bescherm je jezelf en voorkom je dat je al je geld hebt opgemaakt aan het eind van het jaar. Het is wel belangrijk dat er een reële inschatting wordt gemaakt en dat is de eerste jaren lastig. Daarom adviseer ik altijd: reserveer de eerste drie jaar in elk geval de helft van de inkomsten voor de belastingdienst.’

Welke handige regelingen zijn er allemaal?

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, meewerkaftrek, lijfrenteaftrek, kleinondernemersaftrek, MKB-winstvrijstelling… Duizelt het je al? Er zijn meer dan honderd subsidies en regelingen voor zzp’ers. Welke van belang zijn, verschilt per freelancer, maar de zelfstandigenaftrek geldt voor vrijwel iedereen. Als je minimaal 1.250 uur werkt per jaar en minstens drie opdrachtgevers hebt, mag je van deze aftrekpost gebruikmaken. Die houdt in dat voordat je belasting heft over je inkomsten, je eerst 7.280 euro mag aftrekken (vanaf 2020 wordt dit jaarlijks met 250 euro verlaagd tot 5.000 euro in 2028).

Daarnaast is er nog de startersaftrek. De eerste vijf jaar dat je als zzp’er aan de slag gaat, mag je die aftrek drie keer toepassen. ‘De kans is groot dat je het eerste jaar nog niet veel winst maakt en dus nauwelijks belasting moet betalen, dan gebruikmaken van de startersaftrek is niet verstandig’, zegt De Boer. ‘Wacht liever een of twee jaar en pas de startersaftrek dan toe.’ Voor 2019 is het bedrag dat je als starter mag aftrekken 2.123 euro.

Beeld Colourbox

Is payrollen zonde van je geld?

Een geliefde constructie die bedrijven gebruiken bij het inhuren van losse krachten is via een payrollbedrijf als Tentoo. Het bedrijf regelt de administratie, belasting en zorgt ervoor dat je verzekerd bent, mocht je bijvoorbeeld arbeidsongeschikt raken. In ruil daarvoor draag je een deel van je inkomsten af aan het bedrijf. ‘Het komt er eigenlijk op neer dat je in dienst gaat bij een soort uitzendbureau’, zegt De Boer. ‘Dat kun je doen, want je krijgt er zekerheden voor terug, maar je verliest hiermee wel je zelfstandigheid en gaat een stuk minder verdienen dan daarvoor.’

Salariskompas

Wil je weten of je genoeg verdient? Vul het Salariskompas van Intermediair in.

Kan creatief boekhouden kwaad?

Het leuke aan freelancen is dat je gemaakte bedrijfskosten kunt aftrekken, maar soms gaan mensen daar nogal ver in. ‘Lunches worden bijvoorbeeld afgetrokken’, zegt De Boer, ‘maar formeel mag dat alleen als het een zakenlunch is waarin werkzaken worden besproken. Het probleem is alleen: dat is oncontroleerbaar, en dat weten freelancers ook.’

‘Er is een groot grijs gebied’, vervolgt De Boer. ‘Een laptop die je voor je werk gebruikt, maar waar je kinderen ook op spelen, trek je die af? Eigenlijk moet je dan een percentage berekenen.’

Bij De Boer worden er, zoals bij elke boekhouder, vaak schoenendozen vol bonnen binnengebracht. ‘Ik maak hier zelf een selectie in: welke kosten geef ik wel op en welke niet? Er komen bonnen van hele tv’s bij mij binnen, maar daar ga ik niet in mee. Ik wil er het maximale uithalen voor mijn cliënten, maar ik wil niet in de stress raken als ik een keer gecontroleerd word.’

Wat te doen met langzame betalers?

In principe is het zo dat je als zzp’er zelf de betaaltermijn bepaalt. Jij bent immers degene die de opdracht aanneemt en dat gebeurt op jouw voorwaarden. Helaas hebben veel zzp’ers niet de luxe om voorwaarden te stellen. In branches als de journalistiek of communicatie weten opdrachtgevers: mensen staan in de rij om dit klusje te klaren. Stelt iemand veel eisen, dan gaat de opdracht gewoon naar de volgende. In sommige branches is een betaaltermijn van drie maanden heel gewoon geworden.

‘Vervelend natuurlijk’, zegt De Boer. ‘Want de btw moet wel gewoon betaald worden. ‘Het is daarom slim te kijken: wanneer lever ik mijn factuur in? Voor het indienen van een factuur van september kun je soms beter wachten tot oktober. Dan neem je die mee met de volgende btw-aangifte.’

En al die irritante factuursystemen van opdrachtgevers?

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: hier is helaas geen lifehack voor. Steeds meer opdrachtgevers eisen dat je een factuur via hun factuursoftware inlevert. ‘Dit zijn vaak heel omslachtige systemen’, zegt De Boer. ‘Het mooiste zou zijn dat er ooit een universeel systeem komt, maar dat is een illusie.’

De enige optie om er vanaf te komen, is een boekhouder het vuile klusje te laten opknappen. ‘Van sommige klanten krijg ik gewoon de inloggegevens’, zegt De Boer. Iemand anders die niet in paniek raakt van de woorden ‘inkoopordernummer’, ‘leveranciersportaal’ en ‘creditnota’ het klusje laten klaren, kan natuurlijk ook.

Waar loop jij tegen aan bij het doen van je administratie? Stuur je vraag in en wij proberen deze te beantwoorden.  

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden