de Gids Werken

Ik ben ziek/kun je invallen/mail gelezen? Zo overleef je de terreur van de werkappgroep

Beeld Claudie de Cleen

Zo handig of gezellig als de werkappgroep kan zijn, zo irritant en stressveroorzakend is-ie ook. Berichten stromen ook na werktijd binnen, privézaken worden gedeeld of juist werkgerelateerde zaken waarmee je direct iets moet. Wat zijn de do’s en don’ts? Een lesje WhatsAppetiquette.

De 30-jarige Renée van der Hoff kan niet met en zonder ’m: de zakelijke WhatsAppgroep. Als zelfstandig pr-expert in de reisbranche heeft ze klanten van over de hele wereld. Veel van hen ziet ze nooit in het echt. Dan is zo’n WhatsAppgroep om werkgerelateerde zaken in te bespreken dus een uitkomst – ‘ik heb er op dit moment acht’ –maar waar ze gek van wordt, is alle ruis die zo’n groep bevuilt. ‘Foto’s van de vakantie of van de nieuwe baby van de broer van de zus van de nicht van de buurvrouw van de marketingmanager. Laat me met rust!’

Als een klus af is, verlaat Van der Hoff dan ook meestal meteen de groep, want dan begint vaak het ergste gedeelte, zegt ze. ‘Dan gaan mensen echt los met ‘screenshotjes van iets leuks’. Ik probeer zo veel mogelijk de onzin uit mijn leven te filteren.’

Renée van der Hoff wordt soms gek van werkgerelateerde appgroepen. Beeld Katja Poelwijk

Zoeken naar omgangsvormen

Wat voor alle appgroepen opgaat, geldt ook voor de werkappgroep: zo handig, grappig of gezellig als de een ze vindt, zo wanhopig of gestresst wordt een ander ervan. Dat laatste geldt voor de appgroep van het werk nog wel het sterkst, want als je niet oppast raakt hierdoor de toch al zo wankele werk-privébalans volledig uit evenwicht. Uit een onderzoek van Tele2 onder 1.500 werkgevers en werknemers blijkt dat 75 procent van de werknemers in een werkgerelateerde appgroep zit. 46 procent hiervan zou het liefst direct de groep verlaten.

Acht jaar na de lancering van de groepsapp is het soms nog zoeken naar de juiste omgangsvormen. ‘Media-archeoloog’ Imar de Vries, die aan de Universiteit Utrecht onderzoek doet naar veranderde communicatietechnologie, zei eerder tegen de Volkskrant dat bij elke nieuwe communicatietechniek een fase hoort waarin gebruikers nog zoeken naar een etiquette. In die fase zitten we nu: er ontstaan al wel omgangsvormen, maar die zijn nog niet voor iedereen duidelijk.

Dat ziet ook Lilian Woltering, die trainingen geeft in zakelijke omgangsvormen. Zij vindt WhatsAppgroepen voor zakelijk contact prima geschikt: ‘Het is een heel handig medium om snel iets met een groep te delen. Mensen checken WhatsApp over het algemeen sneller dan de mail.’ Maar het is dan wel belangrijk dat je je niet gek laat maken, zegt Woltering. ‘Realiseer je wat je werktijden zijn. Als je om 7 uur ’s ochtends een bericht ziet, kan dat vaak echt wel wachten tot je op kantoor bent. Wees je ook als verzender bewust van het tijdstip waarop je het bericht stuurt: moet het nu of kan het eigenlijk wel wachten?’

Duidelijke afspraken

Daarnaast moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt, vindt Woltering. ‘Spreek bijvoorbeeld af waar zo’n groep voor wordt gebruikt: voor belangrijke zaken? Of voor grappige of gezellige dingen, zoals foto’s van een teamuitje? Als je niet op ongein zit te wachten, kun je zelf beslissen niet aan die groep deel te nemen.’

Die beslissing maakte de 29-jarige Maaike Fris ook. Ze werkt drie dagen in het basisonderwijs en heeft daarnaast een eigen bedrijf als opruimcoach. ‘Op de school waar ik werk, hebben we twee appgroepen: eentje puur om de absentie van leerlingen aan de administratie door te geven, daar zit ik nog in, en een met collega’s waarin van alles werd gedeeld, ook in het weekend en in de avonduren. Die laatste heb ik verlaten en ik heb ’m nog geen dag gemist.’

Fris stapte uit de groep omdat ze niet loskwam van haar werk. ‘Als ik thuis ben, vind ik het fijn om niet meer met werk bezig te zijn. Door die appgroep ging dat niet. Dan kreeg ik op zondagavond een bericht dat een collega ziek was. ’s Avonds zag ik dan al op tegen de volgende dag omdat dit waarschijnlijk betekende dat ik haar klas erbij zou krijgen. Dat veroorzaakte stress.’

Maaike Fris is uit de appgroep van haar werk gestapt. Beeld Katja Poelwijk

Dit is exact de reden waarom Stefan van der Stigchel, hoogleraar cognitieve psychologie aan de Universiteit Utrecht, WhatsApp geen geschikt medium voor werkzaken vindt. ‘Vroeger was werk na kantoortijden gewoon klaar, nu gaat de informatiestroom constant door. Terwijl we uit onderzoek weten hoe belangrijk het is om pauze te nemen van je werk. Daardoor kun je je daarna ook weer beter concentreren.’

WhatsAppetiquette volgens Lilian Woltering: zo ga je zorgvuldig met de werkappgroep om

De belangrijkste: voer geen een-op-eengesprekken in een groep. ‘Dat gebeurt helaas best veel, maar is onnodig en echt heel vervelend voor andere gebruikers. Start gewoon een privégesprek op.’

Ook een belangrijke: deel geen gevoelige informatie. ‘Helemaal veilig is zo’n appgroep namelijk niet.’

Maak duidelijke afspraken over wat je in zo’n groep deelt: is het puur zakelijk of mogen foto’s van bedrijfsuitjes en pasgeboren kinderen ook? Maak meerdere groepen voor diverse onderwerpen aan, adviseert Woltering. ‘Dan kunnen werknemers zelf beslissen aan welke groepen ze wel deelnemen en welke niet.’

Wees spaarzaam met emoji’s. ‘Het staat niet professioneel en ze leiden dikwijls tot misverstanden. Ik gebruikte zelf laatst een emoji die moest huilen van het lachen, maar door een oudere gebruiker werd dat niet zo herkend. Hij dacht dat ik verdrietig was.’

Vermijd afkortingen. ‘Je hebt geen beperkt aantal tekens, zoals je ooit bij sms had. Afkortingen zijn daarom onnodig, komen minder sympathiek over en leiden tot misverstanden.’

Veel mensen ervaren de druk om meteen te reageren, maar dat hoeft echt niet, zegt Woltering. Sterker nog: het is vaak beter om even over je antwoord na te denken. ‘Dat je de ander niet ziet, blijft een valkuil bij communiceren via een schermpje. Bedenk dus: zou ik dit ook in iemands gezicht zeggen?’

Stap niet zomaar uit een groep, maar geef altijd aan waarom. ‘Je laat een vraagteken achter bij de mensen in de groep: was het uit onvrede? Stress? Wees hier duidelijk over, want speculaties zijn in werkgerelateerde groepen al helemaal onhandig.’

Mentale jeuk

Het storende aan werkgerelateerde WhatsAppberichten is dat die bij de meeste mensen gewoon binnenstromen op de telefoon die ook privé wordt gebruikt. Van der Stigchel: ‘Zodra je een notificatie krijgt, weet je niet wat de strekking van het bericht is: het kan belangrijk of leuk zijn, maar ook irrelevant of storend. En zodra je een notificatie ziet, krijg je mentale jeuk: je wilt het lezen en kunt het eigenlijk niet negeren.’

Een communicatieprogramma als Slack, dat nu door veel bedrijven wordt gebruikt, is volgens Van der Stigchel daarom veel geschikter. ‘Je kunt de notificaties van bepaalde kanalen op gezette tijden uitzetten. Dan geef je bijvoorbeeld aan dat je tussen acht uur ’s avonds en negen uur ’s ochtends niet gestoord wilt worden.’

Recht op onbereikbaarheid

Wat het alleen lastig maakt, is dat je als werknemer vaak weinig te zeggen hebt over de communicatiekanalen die een werkgever prefereert. Want waar een werknemer er misschien niet op zit te wachten om dag en nacht gestoord te worden, zijn dit voor een werkgever wellicht juist de pluspunten van een appgroep. Je bereikt in een handomdraai een grote groep mensen en de reactiesnelheid is over het algemeen hoog.

Al lijkt er ook bij werkgevers langzaamaan een kentering te komen. Twee jaar geleden stelde Lodewijk Asscher, toenmalig minister van Sociale Zaken, het recht op onbereikbaarheid voor. Hij wilde, naar Frans voorbeeld, dat bedrijven met meer dan vijftig werknemers afspraken zouden maken over de tijden waarop werknemers bereikbaar moeten zijn. Sommige Nederlandse werkgevers hebben dat nu ook ingesteld.

Is dat recht op onbereikbaarheid nog niet bij je werkgever doorgedrongen? Maak het gebruik van appgroepen dan bespreekbaar met je baas, adviseert Van der Stigchel. ‘Zeg dat je werk en privé graag gescheiden houdt en leg ook uit waarom.’ Want werknemers zonder stress en concentratieproblemen, daar plukt de baas uiteindelijk ook de vruchten van.

Positieve WhatsApp-ervaring: ‘Ik zou niet weten hoe ik het anders zou moeten organiseren’

Hoewel uit het onderzoek van Tele2 blijkt dat veel mensen zich ergeren aan appgroepen van het werk, kan een deel het juist wel waarderen. 50 procent meldt dat de appgroepen tot een betere verstandhouding met het team hebben geleid.

Ook de 34-jarige Mariëlle Hetem vindt de WhatsAppgroepen een uitkomst. De programmamanager bij de koepelorganisaties van provincies zit in zo’n vijftien groepen en ontvangt naar schatting dagelijks een stuk of 85 berichten. ‘Ik zou niet weten hoe ik het anders zou moeten organiseren’, vertelt ze. ‘Het informatieniveau is bij ons heel hoog en WhatsApp zorgt ervoor dat iedereen snel reageert.’

De berichten op Hetems telefoon stromen van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat binnen. ‘Dat is wel druk en draagt bij aan de dynamiek van het bedrijf zullen we maar zeggen, maar ik hou daar ook van. Ik vind het fijn om snel te schakelen en mijn rol is ook de voortgang te bewaken. Mijn werk houdt zich niet aan kantoortijden. Dat is niet zozeer de schuld van WhatsApp: anders zou ik misschien de hele avond aan het bellen zijn, dat lijkt me een stuk vervelender.’

Een tijdje geleden werd op het werk van Hetem het communicatieprogramma Microsoft Teams geïntroduceerd, vertelt ze. ‘We spraken af: leuke dingen bespreken we via de app en werkgerelateerde zaken met Teams. Uiteindelijk kwam het erop neer dat iedereen toch WhatsApp bleef gebruiken. Het is gewoon heel handig om even snel wat af te tikken.’

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden