Beter LevenHerinneringsmails

Geen reactie op je voorstel? Zo ga je daarmee om

Geen reactie op je mail? Waarom je wel of juist niet een herinnering moet sturen Beeld Matteo Bal
Geen reactie op je mail? Waarom je wel of juist niet een herinnering moet sturenBeeld Matteo Bal

Bij iedere ‘ping’ van je mailbox hoop je dat het een reactie is op je pitch of voorstel, maar steeds blijkt het een nieuwsbrief te zijn. Is er nog eens achteraan gaan een goed plan? Of is dat irritant en opdringerig?

Yasmine Esser

Als freelance journalist weet ik inmiddels dat je zelden per ommegaande een reactie krijgt op je mail met voorstellen voor artikelen. Weken geen reactie krijgen; het maakt me regelmatig onzeker en verontwaardigd. Herkenbaar waarschijnlijk voor wie wel eens een pitch verstuurt. Net als de vraag of – en zo ja – wanneer en hoe vaak, je iemand nog eens moet benaderen.

Trek geen overhaaste conclusies

Dat veel mails genegeerd worden is niet vreemd. De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) vroeg 500 Nederlanders met een kantoorbaan hoe ze omgaan met mails. 39 procent van de ondervraagden bleek er 1 tot 2 uur per dag mee bezig te zijn. En dit zijn cijfers van meer dan drie jaar geleden.

Als je geen reactie krijgt op je mail, denk je al snel dat de ander geen interesse heeft, zegt Willem Verbeke, emeritus hoogleraar Sales en Accountmanagement aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Uit angst voor een echte afwijzing laten veel verkopers – van zichzelf of van diensten of producten – zich uit het veld slaan door radiostilte. Volgens Verbeke is het een ‘mindgame’. ‘Want je wéét helemaal niet wat er aan de andere kant gebeurt’, zegt hij.

Je bent niet irritant, je hebt ‘grit’

De beste verkopers hebben geen last van de vrees om irritant gevonden te worden. Of ze negeren die verkoopangst. Ze wachten niet eindeloos op een reactie op hun mail, maar mailen vrij snel nog eens met de vraag of ze je mogen bellen. ‘Toen ik in de jaren tachtig in New York woonde en bij een reclamebureau wilde werken, heb ik eens een vrouwelijke directeur achtendertig keer gebeld, uiteindelijk met succes’, vertelt Verbeke.

Succesvol verkopen heeft alles te maken met ‘grit’. Een woord dat zoiets betekent als ‘zelfverzekerd’, ‘stoer’ en ‘doorzettingsvermogen’. De TED-talk die Angela Duckworth, hoogleraar in de psychologie aan de universiteit van Pennsylvania, in 2013 hield over dit onderwerp, werd ruim 22 miljoen keer bekeken.

Volgens Duckworth zijn het niet de intelligentste of meest getalenteerde mensen die het verst komen, maar zij die bereid zijn lang en hard te werken. Zoals Cristiano Ronaldo met minder talent dan Lionel Messi toch minstens zo ver is gekomen met hard werken op het voetbalveld. Zo werkt het ook met (jezelf) verkopen. Wees dus vastberaden en geef niet op als je een voorstel hebt gestuurd.

Toch het gevoel dat je opdringerig bent? Zie het dan niet als ‘iemand iets aansmeren’. Jij biedt een dienst aan waar de ander misschien juist op zit te wachten. Voorbeeld voor andere freelance journalisten: een tijdschrift vult zichzelf niet, dus misschien zit de chef van het blad wel te wachten op nieuwe ideeën voor artikelen. Als je aandacht besteedt aan een probleem kun je een ander heel blij maken.

Herinneringsmail

Een herinneringsmail sturen kán effectief zijn. Verbeke heeft een paar tips. Herhaal wat gezegd is en kom terug op eventuele afspraken die er al zijn gemaakt. Bouw daar dan op voort. Kom altijd met nieuwe informatie. En leer en experimenteer. Als iemand liever wil bellen dan mailen, doe dat dan. ‘Daarnaast is het belangrijk om snel te reageren en daar consistent in te zijn.’

Technologische oplossingen

Voor wie regelmatig zenuwachtig wordt van het uitblijven van een reactie en niet weet wanneer het slim is om iemand nogmaals te benaderen, is er goed nieuws: artificial intelligence zal het vraagstuk uiteindelijk oplossen, voorspelt Verbeke. Veel grote bedrijven kunnen volgens de emeritus hoogleraar nu al voorspellen op basis van interactiegedrag of je graag gebeld wordt. Ook de vraag of iemand op nóg een mail zit te wachten, wordt steeds meer computergestuurd.

Eindeloos aandringen

Peter Coolen, Director Corporate Communicatie & Public Affairs bij pr-bureau Weber Shandwick, weet alles van e-mails waar geen reactie op komt. Journalisten negeren namelijk regelmatig mails met voorstellen en persberichten van pr-bureaus.

Of hij en zijn collega’s een herinneringsmail sturen, bellen of zelfs whatsappen, is volgens hem helemaal afhankelijk van de relatie met de ontvanger. Eindeloos aandringen omdat je vindt dat je ‘recht’ hebt op een antwoord is in ieder geval geen goede strategie. Net als emeritus hoogleraar Verbeke denkt Coolen dat het slim is om bij ieder contactmoment met nieuwe informatie te komen. Coolen: ‘En in mijn ervaring is de kans heel klein dat iemand na drie keer je mail te hebben genegeerd toch nog positief reageert.’

FACEBOOKGROEP DE WERKGIDS

Hoe kun je efficiënter werken? Hoe pak je het aan als je een nieuwe baan wil? Verdien je wel genoeg? En hoe sla je je door een functioneringsgesprek heen? In de Facebookgroep de Volkskrant Werkgids delen we artikelen over werk en carrière. Meld je aan en deel zelf ook vragen en tips.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden