Waar je op moet letten bij het beoordelingsgesprek

1 Wie beoordeelt wie?

Vooral in kleinere ondernemingen is het beoordelingsproces van medewerkers vaak niet goed geregeld. Dat geeft verwarring. Is het voor de werknemer stilzitten tijdens een scheerbeurt of heeft die zelf ook nog wat te zeggen over de uitkomst?

Een beoordelingsgesprek heeft iets weg van eenrichtingsverkeer. De leidinggevende kijkt in welke mate de gestelde doelen in de afgelopen periode zijn bereikt. Dit kan gaan over resultaten, maar ook over gedragsverandering. Dus over de omzet van een afdeling, maar ook over of de medewerker vaker het voortouw heeft genomen bij vergaderingen.

Om dergelijke afspraken te kunnen beoordelen, moeten ze eerst worden gemaakt. Daarvoor dient het functioneringsgesprek, zegt Renée de Reuver, opleidingsdirecteur van Human Resource Studies aan de universiteit van Tilburg. 'Waar beoordelingsgesprekken gaan over het verleden, wordt in functioneringsgesprekken vooruit gekeken', zegt zij. 'Het is een gelijkwaardig gesprek waarin de werknemer invloed kan uitoefenen op de te behalen doelen. Dit is ook het moment voor de medewerker om kenbaar te maken wat hij vindt van de samenwerking met de leidinggevende en de werkcultuur.'

In de praktijk lopen de twee gesprekken vaak door elkaar. Is niet duidelijk wat op het programma staat, vraag dan vooraf wat je kunt verwachten van het gesprek. De FNV raadt aan de twee gesprekken duidelijk van elkaar te scheiden en 'afspraken te maken in het functioneringsgesprek en in het beoordelingsgesprek na te gaan of de afspraken zijn gerealiseerd'. Het beoordelingsgesprek krijgt daardoor een formeler karakter en de uitkomst ervan is vaak bepalend voor een salarisverhoging of promotie.

Judith Semeijn, bijzonder hoogleraar loopbaanmanagement aan de Open Universiteit, waarschuwt voor verrassingen tijdens beoordelingsgesprekken. 'Het is belangrijk om door het jaar heen feedback te vragen', zegt Semeijn. 'Op die manier wordt het beoordelingsgesprek een formele bevestiging van wat eerder is besproken, in plaats van een (onaangename) verrassing.'

2 Wees voorbereid op kritiek

Omdat veel medewerkers worden verrast tijdens het beoordelingsgesprek, is het een belangrijke bron van conflicten op de werkvloer, zegt De Reuver, die op het onderwerp promoveerde. Ze verwachten vaak lof voor hun werk, maar krijgen dan te horen wat beter kan. Het is zaak daarop voorbereid te zijn. 'Mannen zijn soms te borstklopperig over hun eigen resultaten, wat de leidinggevende vervolgens moet temperen', zegt De Reuver. 'Voor vrouwen is het vaak moeilijk te verkroppen dat hun goede kanten ogenschijnlijk niet worden gezien.'

Een belangrijke reden voor leidinggevenden om het beoordelingsgesprek kritisch te benaderen, is dat zij zelf vaak onder druk staan om de afdelingsprestaties ieder jaar te verbeteren. Het beoordelingsgesprek is dan een uitgelezen moment om de duimschroeven aan te draaien.

3 Wees openhartig, maar pas op

De tweedeling tussen functionerings- en beoordelingsgesprek heeft een valkuil, waarschuwt De Reuver. Tijdens een functioneringsgesprek is naast het stellen van doelen ook ruimte om te spreken over persoonlijke ontwikkeling. 'Het is niet zinvol om zwakkere punten te verhullen', zegt De Reuver, 'maar pas op: wat te berde wordt gebracht, speelt ook mee in de beoordeling.'

Wees dus niet te naïef door al je zwaktes op tafel te leggen en de leidinggevende te voeden met kritiekpunten. Het is zaak goed na te denken wat je wilt bereiken met het tonen van bepaalde zwaktes. Presenteer ze als verbeterpunten en benoem zo concreet mogelijk hoe je eraan gaat werken: 'Ik wil vaker de leiding nemen en ga het komend half jaar iedere maand een vergaderingen voorzitten'.

De Reuver: 'Een goede manier om een functioneringsgesprek te benaderen is de vraag te stellen: 'Wat heb ik nodig om beter te presteren?' en dat voor te leggen aan de leidinggevende.'

4 Leg afspraken zo concreet mogelijk vast

Zorg dat je na het functioneringsgesprek iets hebt om op terug te vallen, benadrukt Semeijn van de Open Universiteit. Vraag altijd om een gespreksverslag van de leidinggevende. 'Schroom vervolgens niet om daaraan een bijdrage te leveren', zegt Semeijn. 'Als afspraken ontbreken, geeft dat dan direct aan.' Stuur bijvoorbeeld: 'Ik mis nog dat we hebben afgesproken om iedere drie maanden een feedbackgesprek te houden'. Het verslag laat zien of beide partijen elkaar goed hebben begrepen.

Ga aan de slag met wat is afgesproken. Wat helpt is doelen SMART te maken. Dat wil zeggen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en in tijd bepaald. Door duidelijke deadlines te stellen en daarnaar te leven, wordt deze veelvoorkomende gedachte voorkomen: 'Mooi, dat heb ik weer gehad tot het beoordelingsgesprek'.

5 Benoem duidelijk als je je niet herkent in het geschetste beeld

Het beoordelingsgesprek mag dan eenrichtingsverkeer zijn, dat maakt de medewerker nog niet monddood. Het is zaak meteen op tafel te leggen als je denkt dat het beeld dat de leidinggevende van jou schetst niet klopt. Niet door er hard tegenin te gaan, zegt De Reuver van de universiteit van Tilburg, maar door te zeggen: 'Ik heb de indruk dat u denkt dat ik geen initiatief neem, maar...' Geef voorbeelden waaruit het tegenovergestelde blijkt. Benoem wat je in de afgelopen periode hebt bereikt als daar in het gesprek aan voorbij wordt gegaan.

Beoordelen

'Veel bedrijven doen aan wat in ons vakgebied 'forced distribution rating' heet', zegt Renée de Reuver, opleidingsdirecteur van Human Resource Studies aan de universiteit van Tilburg. 'Ze accepteren niet dat de mogelijkheid bestaat dat iedereen het goed doet. Ze gaan uit van een 'normaalverdeling' (20 procent slecht, 60 procent oké, 20 procent excellent), waarbij er dan een gelijk aantal slechte en excellente medewerkers moeten worden aangewezen. Uit onderzoek blijkt juist dat er sprake is van het zogeheten Pareto-principe, waarbij 20 procent excellent presteert en de overigen hun werk veelal goed doen. Het is zaak de excellenten te faciliteren en de eventuele rotte appels tussen de overigen eruit te halen.'