Theo Dersjant was op zoek naar een kopie van zijn diploma

Veel hogescholen hebben incomplete archieven. Dat kan tot vervelende situaties leiden, ervoer Theo Dersjant toen hij zijn diploma niet meer kon vinden op zolder.

'Diplomagegevens missen van vrijwel iedereen die voor 1995 bij de Hogeschool Utrecht en voorlopers daarvan afstudeerde.' Beeld ANP/Frank van Beek

Hij had zijn diploma wel erg goed opgeborgen, ontdekte Theo Dersjant (59) toen hij zich een jaar geleden wilde inschrijven voor een masteropleiding in Berlijn. Nergens vond hij het document dat bewees dat hij in 1987 was afgestudeerd aan de School voor de Journalistiek. Ach, dacht Dersjant, ze zouden nog wel een kopie hebben bij de Hogeschool Utrecht (HU), waarin de school na zijn afstuderen was opgegaan.

Een medewerker van het studenteninformatiepunt van de HU verwees hem door naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), die namens het ministerie van Onderwijs studiefinanciering uitbetaalt en diplomaregisters bijhoudt. Maar helaas, van deze opleiding hadden ze geen gegevens uit de betreffende periode.

Dersjant mailde opnieuw naar de hogeschool. Na twee weken een antwoord: er was geen diploma en een verklaring konden ze ook niet afgeven.

Tegoedbon

Dersjant ontplofte. Natuurlijk, het was zijn eigen stomme schuld dat dat diploma kwijt was. Maar stel dat je huis afbrandt, je diploma wordt gestolen. Dan zou je niet meer kunnen studeren of solliciteren!
Hij stuurde e-mails naar de opleidingsdirecteur, het college van bestuur, de raad van toezicht. Hij zou juridisch advies inwinnen.

Geen reactie.

Zijn advocaat schreef brieven, terwijl Dersjant naar bewijzen zocht. Hij vond 'een soort tegoedbon voor het diploma'. Zijn mentor bevestigde hem ooit een diploma te hebben overhandigd. Nu bleek de HU bereid een verklaring af te geven dat hij ooit afgestudeerd was. Bovendien kreeg Dersjant - toen hij daarom vroeg - keurig zijn advocatenkosten vergoed.

Einde verhaal? Niet voor Dersjant, die nog altijd boos was dat de HU een oud-student zo in de steek had gelaten. Hij tipte Dolf Rogmans, hoofdredacteur van het journalistenvakblad Villamedia.

Omdat de hogeschool geen vragen beantwoordde over een individuele kwestie, vroeg Rogmans een stuk of vijftien andere alumni óók hun diplomagegevens op te vragen. Niemand kreeg die, al stuurde de hogeschool nu wel behulpzame antwoorden.

Kort daarna gaf directeur bedrijfsvoering Wim Kuus het toe: de instelling had wel dossiers, maar geen diploma's van studenten die tussen 1966 en 1995 waren afgestudeerd aan de School voor de Journalistiek. Er stond niet op papier wie de opleiding had voltooid.

Archiefwet

'Het waren andere tijden', zegt Kuus nu tegen de Volkskrant. 'Toen ik hier in 1990 kwam werken, was de studentenadministratie een kaartenbak. Met een potloodje werden de cijfers van tentamens bijgeschreven. Een landelijke verplichting om diploma's te bewaren, was er niet. De oude archiefwet gold niet voor scholen.'

Het gevolg is, zegt Kuus, dat niet alleen diplomagegevens van afgestudeerde journalisten missen, maar van vrijwel iedereen die voor 1995 bij de hogeschool en de voorlopers daarvan afstudeerde. Ook bij andere onderwijsinstellingen ontbreekt van alles.

De Erfgoedinspectie, die toezicht houdt op de naleving van de archiefwet, bevestigt dat hogescholen tot 1995 geen verplichting hadden diplomagegevens te bewaren. 'Er zitten gaten in de archieven', zegt inspecteur Adriaan de Haan.

Vanaf 1995 gaat het beter. Toen trad de nieuwe archiefwet in werking, sindsdien zijn vrijwel alle diploma's aanwezig, aldus Kuus. 'Al kan het voorkomen dat een archivaris een diploma per ongeluk in een verkeerd vakje gestoken heeft, waardoor we het niet kunnen vinden. Maar dat is nog nooit voorgekomen.'

Vanaf 2002 bewaart de hogeschool alle diploma's ook digitaal. Bij DUO kunnen oud-studenten voor 72 euro eenvoudig een kopie opvragen. Daarmee sterft het probleem van het verdwenen diploma langzaam uit, zegt Kuus. De Hogeschool Utrecht krijgt jaarlijks een stuk of drie diplomaverzoeken van alumni die vóór 1995 zijn afgestudeerd, maar dat zullen er steeds minder worden.

Voor die drie verzoeken heeft de HU een procedure. 'We adviseren deze mensen om vroegere werkgevers te vragen of er een kopie van het diploma in het personeelsdossier zit', zegt Kuus. 'En we vragen naar foto's waarop de alumnus met het diploma staat. We doen aan fact finding. Dan is een vervangende verklaring vaak zo geregeld.'

Erfgoedinspectie

En Theo Dersjant dan? 'Bij hem ging', erkent Kuus, 'iets faliekant mis. Hij trof een uitzendkracht die hem niet adequaat heeft behandeld. Een ervaren medewerker was direct de procedure ingegaan.'

Volgens de Erfgoedinspectie gaat dit vaker mis. 'Niet alle mensen die de telefoon opnemen bij een onderwijsinstelling kennen de procedure', zegt inspecteur De Haan. Hij adviseert - als DUO het diploma niet heeft - een schriftelijk verzoek te schrijven aan het college van bestuur van de instelling.

Op het verzoek van de Volkskrant om in contact te komen met mensen die vóór Dersjant volgens 'de procedure' zijn geholpen, reageert de HU koeltjes. Eerst zegt Kuus dat het moeilijk wordt in verband met de privacy. Daarna: 'Je moet je voorstellen dat mensen die hun diploma kwijt zijn zich te pletter schamen.'

Een dag later mailt de persvoorlichter dat ze na 'uitzoekwerk' geen voorbeelden hebben kunnen vinden. Maar, schrijft hij: 'In 2016 hebben we na de heer Dersjant nog wel een verklaring aan iemand kunnen verstrekken.'

Theo Dersjant moet smakelijk lachen om het verweer van de hogeschool. Hij toont mails waaruit blijkt dat hij met meer mensen contact had dan die ene persoon van het studenteninformatiepunt - inclusief het college van bestuur. Niemand hielp hem met fact finding.'Die procedure', zegt hij, 'hebben ze pas na deze kwestie ingevoerd.'

Over de uitzendkracht wil Dersjant ook iets kwijt. 'Blijkens haar Linkedin-pagina is die mevrouw al vanaf januari 2013 werkzaam bij de onderwijsbalie van de HU.' Ze was al drie jaar in dienst toen hij zijn verzoek om een kopie van zijn diploma stuurde. 'Kwalijk dat de directie van een journalistenschool er niet voor terugdeinst om een journalist voor te liegen.'

De hogeschool biedt hiervoor excuses aan. Het klopt, aldus de woordvoerder 'dat de genoemde medewerker geen uitzendkracht was, maar een medewerker die al langer in dienst was.'

Ondertussen troost Theo Dersjant zich met de gedachte dat de hogeschool nu netter omgaat met alumni die hun diploma kwijt zijn. En die opleiding in Berlijn? Daar hoopt hij - met een jaar vertraging - in het najaar mee te beginnen.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden