Interview Marens Engelhard

Rijksarchivaris wil ook e-mails en appjes in het Nationaal Archief opslaan

Nu nog zijn het papieren stukken, maar in het Nationaal Archief moeten voortaan ook e-mails en in de toekomst mogelijk zelfs WhatsAppberichten van ambtenaren worden opgeslagen, vindt Marens Engelhard, algemeen rijksarchivaris en directeur van het Nationaal Archief in Den Haag.

Premier Rutte gebruikt zijn telefoon in de Tweede Kamer. Beeld ANP

Het pleidooi voor een moderner archief deed Engelhard op woensdag 2 januari, de traditionele Openbaarheidsdag van het Nationaal Archief. Dit jaar zijn de notulen vrijgegeven van de ministerraad van 1993, de zuiveringsdossiers van een burgemeester in oorlogstijd uit 1943 en koninklijke archieven uit diverse jaartallen. In totaal gaat het om tienduizenden pagina’s aan staatsgeheimen en persoonlijke dossiers die na 25, 50 of 75 jaar openbaar geworden. Alleen al de inventaris met alle vrijgekomen stukken beslaat 778 pagina’s.

Waarom Openbaarheidsdag?

Engelhard: ‘Het is de nationale feestdag van de archieven én van de samenleving. Archieven hebben het doel om informatie van de overheid openbaar te maken, want anders heeft bewaren geen nut. Als burgers geen toegang hebben tot archieven, kunnen ze niet zien hoe besluiten tot stand kwamen. Vrij toegankelijke archieven zijn dus een democratisch recht.’

Waarom duurt het vaak decennia voordat archieven zonder beperkingen openbaar worden?

‘Daar kunnen drie formele redenen voor zijn. De staatsveiligheid van Nederland en bondgenoten zoals de NAVO, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens of bedrijfsgeheimen. Die laatste beperking komt overigens weinig voor.

‘Informeel gaat het ook om beleidsintimiteit, ofwel de vertrouwelijkheid tussen bewindslieden en ambtenaren. Ambtenaren moeten vrij analyses kunnen maken en scenario’s schetsen, zonder vrees dat hun afwegingen al snel openbaar worden. Zeker als dossiers lang aanslepen, kan dat een probleem zijn. Denk aan de aanleg van een snelweg of de uitbreiding van Schiphol. Maar beleidsintimiteit is geen wettelijke reden om archieven gesloten te  houden.’

Marens Engelhard, algemeen rijksarchivaris en directeur van het Nationaal Archief. Beeld Bart Dirks

Burgers en journalisten kunnen toch ook een beroep doen op de Wet openbaarheid van bestuur?

‘Ja, maar een WOB-verzoek kan worden afgewezen, of gevoelige passages worden zwart gelakt. In het archief kan je alles zien.’

Kunnen overheidsarchieven sneller openbaar?

‘Wat ons betreft wel. Ministeries moeten uiterlijk na twintig jaar hun archieven aan ons hebben overgedragen. De nieuwe Archiefwet, die later dit jaar in de tweede Kamer wordt besproken, bekort die termijn tot tien jaar. Ministeries, rechtbanken, inspecties en andere archiefvormers bepalen echter zelf welke beperkingen ze stellen aan inzage. Als algemeen rijksarchivaris adviseer ik of die beperkingen terecht zijn. Niet altijd is immers de staatsveiligheid of privacy in het geding en soms is informatie al via een andere weg in de pers geweest. Wij krijgen soms kritiek dat we stukken achterhouden, maar het laatste woord is aan de archiefvormer.’

Plakt de overheid te snel ergens het etiket ‘staatsgeheim’ of ‘confidentieel’ op?

‘Ik denk dat het argument ‘bescherming persoonlijke levenssfeer’ vaker wordt misbruikt, als je het zo wil noemen. Het begrip ‘staatsgeheim’ is slecht gedefinieerd. Er is wel eens geopperd dat het alleen moet gaan over het werk van de inlichtingendiensten en de opbouw van het leger. Maar er zal altijd informatie voor langere tijd staatsgeheim zijn.’

De overheid wil transparanter worden, naar Scandinavisch model. Helpt dat?

‘Het idee is dat meer archieven sneller openbaar worden, en dat je dus minder vaak een WOB-verzoek hoeft te doen. Maar er is veel controverse over de in 2016 voorgestelde Wet open overheid. Dat heeft te maken met hoge kosten en met de eerder genoemde vrijheid die ambtenaren hebben om de minister of staatssecretaris te adviseren. Maar het is belangrijk dat er andere regels komen over de toegankelijkheid van informatie van publiek belang.’

De dossiers die op Openbaarheidsdag zijn vrijgekomen, zijn allemaal van papier. Hoe gaat dat in het digitale tijdperk?

‘We hebben hier een e-depot met computers en servers, maar het begint al met de ontvangst van data. Niets verandert zo snel als bestandsformaten en software. We willen ook daarom archieven zo snel mogelijk overgedragen krijgen. We slaan ze op in duurzame formats en checken geregeld of de bestanden leesbaar blijven. Het gaat niet alleen over officiële documenten, maar ook over websites, sociale media, en zelfs algoritmes die de overheid gebruikt om beslissingen te nemen.’

Komen alle e-mails van alle rijksambtenaren vroeg of laat in het Nationaal Archief terecht?

‘De overheid hoeft niet alle e-mails te bewaren, zoals spam of privémailtjes. Je zou wel gedurende tien jaar alle overige, zakelijke mails van alle ambtenaren kunnen opslaan. Die zijn dan op te vragen via een WOB-verzoek. Na tien jaar bewaar je hier in het archief alleen de mails van sleutelfunctionarissen: topambtenaren en ambtenaren die aan belangrijke dossiers hebben gewerkt.’

En zakelijke WhatsAppberichten?

‘Ook die zijn belangrijk. De directeur-generaal van het ministerie van OCW vertelde eens dat ze de onderhandelingen met Frankrijk over de gezamenlijke aankoop van de Rembrandtportretten van Marten en Oopjen grotendeels via WhatsApp heeft gevoerd. Ze vond zelf dat die ook moeten worden bewaard. Ze heeft gelijk, maar ik weet niet of alle ambtenaren op die mate van openheid zitten te wachten.’

Plakkaat van Verlatinge

Ook wie niet zelf wil grasduinen in de archieven, heeft een goede reden voor een bezoek aan het Nationaal Archief, pal naast Den Haag CS. Tot en met 3 februari 2019 is er de expositie Face to Face te zien, met portretten uit de grootste fotocollectie van Nederland. Van Elvis Presley en André Hazes tot Dries van Agt en Yasser Arafat. Permanent te zien is het Plakkaat van Verlatinge (1581), de verklaring waarmee de Nederlandse gewesten tijdens de Opstand de Spaanse koning Filips II aan de dijk zetten. Meer informatie op www.gahetna.nl .

Lees meer over de archieven

Ministerraad zag drama Srebrenica 25 jaar geleden al aankomen

Nederlandse ministers die 25 jaar geleden moesten beslissen over de militaire missie naar Srebrenica, twijfelden destijds al of het een goed idee was om militairen naar de enclave te sturen waar uiteindelijk duizenden moslimmannen zouden worden vermoord. Dat blijkt uit vrijgegeven documenten.

Was de burgemeester van Schinveld fout in de oorlog? 

Een pikant dossier dat vanaf vandaag openbaar is, gaat over burgemeester Adams van Schinveld. Is hij fout geweest in de Tweede Wereldoorlog? Vanwege vermeende pro-Duitse sympathieën wordt hij na de bevrijding van het Limburgse grensdorp in september 1944 op non-actief gesteld. Maar als hij weer terug aan het werk mag, brandt de machtsstrijd in Schinveld pas echt los.

Surinaamse archieven weer daar waar ze horen

In 2017 heeft het Nationaal Archief in Den Haag 800 meter archieven overgedragen aan Suriname. Die werpen ook licht op een donkere bladzijde van de koloniale geschiedenis - de slavernij. Het zijn miljoenen pagina’s archief over de verovering, kolonisatie en onafhankelijkheid van Suriname.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.