Omgaan met kantoorirritaties doe je zo

Werk

We kennen ze allemaal, de ergernissen van de werkvloer. We klagen er graag over, maar er echt iets aan doen is er meestal niet bij. Hier de drie grootste ongenoegens en hoe ze te lijf te gaan.

Foto Claudie de Cleen

Managers die weglopen voor hun verantwoordelijkheid, vergaderingen zonder einde en meer werk met minder mensen: dat is de top-3 kantoorirritaties onder bezoekers van het nieuwe multimedia-kanaal Kijk Verder van de Volkskrant. Daar werd mensen gevraagd hun grootste werkvloerergernissen te delen en te rangschikken. Waar komen de irritaties vandaan, maar ook: hoe ga je ermee om?

Gewichtigdoenerige managers

Managers kunnen niet tegen kritiek, voelen zich verheven boven 'gewoon' personeel en verschuilen zich achter managementtaal. En hoewel niet generaliseerbaar, valt op dat mensen ook het onderlinge geklaag over, en dus niet bij managers als irritant ervaren: meer dan vijfhonderd bezoekers schaarden zich achter die frustratie.

De oplossing: 'Leidinggevenden moeten zorgen voor 'psychologische veiligheid', zegt Eric Molleman, hoogleraar economie en bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen. 'Mensen durven ergernissen over managers vaak niet bij de leidinggevende zelf aan te kaarten, omdat ze bang zijn daar later op afgerekend te worden.' Bij elkaar klagen ligt daarom meer voor de hand.

Arbeidspsycholoog Jaap van den Broek erkent dat die veiligheid vaak ontbreekt. Angst voor de baas is alleen een slechte raadgever. 'Inderdaad', zegt hij: 'Je loopt het risico op maatregelen in jouw nadeel, maar meestal gebeurt er niets. In de regel lucht het juist op om er met de oorzaak van de ergernis over te praten. Het gevoel dat er wordt geluisterd is dan al genoeg. En toch ontbreekt in veel gevallen het lef om bij de manager aan te kloppen en open kaart te spelen. In die zin is de ergernis bijna per definitie de schuld van de werknemer: je hebt niet genoeg respect voor je eigen gevoel.'

Conflict aangaan

'Roddelen over de baas is trouwens niet per se fout', voegt Molleman daaraan toe. Bevestiging én de wetenschap dat je niet de enige bent die zich opvreet, helpen de situatie te accepteren. Volgens Van den Broek is dat inderdaad effectiever: gedrag van leidinggevenden veranderen is namelijk een utopie.

Toch is het conflict aangaan uiteindelijk het efficiëntst, weet Bianca Beersma, hoogleraar organisatie-wetenschappen aan de Vrije Universiteit in Amsterdam en gespecialiseerd in conflictsituaties en roddelen op de werkvloer. Maar alleen als degene die het conflict aangaat ook geeft om wat de tegenpartij vindt en tegelijk zelf bereid is na te denken over hoe het probleem kan worden verholpen. Egoïsme en kortzichtigheid zijn dus funest om tot een oplossing te komen waarbij beide partijen zonder gezichtsverlies het strijdtoneel verlaten.

Bedrijven en organisaties kunnen dat egoïsme onder werknemers de kop indrukken door competitie op de werkvloer te beperken. Veel bedrijven belonen werknemers per individu, bijvoorbeeld door bonussen of een betere positie. Daardoor staat het eigenbelang voorop, terwijl onderzoek juist uitwijst dat groepsbeloning leidt tot meer onderlinge empathie. 'Dat hoeft niet eens financieel: een leidinggevende die de groep als geheel een compliment geeft, kan hier al aan bijdragen', stelt Beersma: in zo'n sfeer zijn irritaties en conflicten makkelijker op te lossen.

Maar ook dat is niet de heilige graal: bij groepsbeloningen ligt meeliftgedrag immers weer op de loer. Daarom adviseert arbeidspsycholoog Van den Broek per irritatie af te wegen of het de moeite waard is om het conflict aan te gaan.

Net als egoïsme is kortzichtigheid in conflictsituaties een gotspe. Maar volgens Beersma kunnen managers ook dat in de kiem smoren. 'Zodra mensen extra tijdsdruk ervaren, hebben ze minder ruimte om na te denken over problemen. Ironisch genoeg levert die tijdsdruk juist meer problemen op: mensen komen niet toe aan een constructieve oplossing. Managers moeten daarvoor meer tijd inruimen.'

Meer doen met minder mensen

Tijdsdruk lijkt ook de oorzaak van nummer drie op de irritatieranglijst: meer moeten doen met minder mensen. Volgens arbeidspsycholoog Van den Broek niet alleen een breed gedragen gevoel, maar ook echt waar: 'Het komt voor dat werknemers elk jaar 10 procent meer moeten produceren met 10 procent minder mensen: praktisch onmogelijk.'

Van den Broek merkt dat tijdsdruk vaak wordt ingegeven door bittere financiële noodzaak. Kwalijker is het als het wordt ingezet als valse managementtool. Door mensen op te jagen voorkomen managers dat werknemers zelf nadenken over problemen en mogelijke oplossingen daarvan.

Ook hier zijn er twee schuldigen: enerzijds grijpen managers werknemers soms te veel bij de keel, anderzijds leggen werknemers het bijltje er soms te snel bij neer. Van den Broek: 'Blijf op de deur kloppen, ook als er drie keer niet is opengedaan. Uiteindelijk zal je leidinggevende een moment nemen om te luisteren. Spreek op dat moment in de ik-vorm. Zeg: 'Ik voel me om deze reden niet prettig', en vraag: 'Herken jij je daarin?' Opstand kan daarna altijd nog, in de vorm van ziekteverzuim of sabotage. Maar dat zijn natuurlijk wel noodgrepen.'

Foto thinkstock

Eindeloos vergaderen

Het gevoel eindeloos te vergaderen is irritatie nummer 2. Een strakke agenda van de voorzitter, snel knopen doorhakken, deelnemers warm maken voor de onderwerpen en vooraf lobbyen als er verschillende persoonlijke belangen spelen zijn volgens hoogleraar Molleman simpele trucjes om dit gevoel weg te nemen.

Maar ook met die trucjes blijft Nederland een mopperland. Verbaal aanschoppen tegen de leiding is lekker veilig, totdat ze je vragen hoe jij het anders zou doen. Die vraag neemt vaak direct de reden om te klagen weg: mensen zijn meestal niet in staat om een alternatief op te lepelen. Die klaagcultuur gedijt het best als afstand tussen werkvloer en leiding wordt gecombineerd met tijdsdruk. Managers zijn in zo'n situatie fijne slachtoffers, omdat zij vaak vanuit het 'gewone' grondpersoneel met het nodige ellenbogenwerk zijn opgeklommen naar een betere positie.

Meer over

Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.