Leuk vergaderen in de polderserre

Met ‘dorpspleinen’, zitzakken en bars maken bedrijven vergaderen prettiger én efficiënter...

Een potje jeu de boules tijdens informeel werkoverleg? Je moet er maar zin in hebben. Medewerkers van KPN in Amsterdam hoeven er in elk geval de deur niet meer voor uit, want vlak bij hun werkplek, in de zogeheten parkserre, is een lange zandbak aangelegd met daarin rood en wit gekleurde ballen.

Voor degenen die hun zaken liever bespreken zonder fysieke inspanning, is er de polderserre. Daar kunnen medewerkers neerploffen op een van de zitzakken die uitnodigend tegen een nagebouwde dijk van bruin kunstgras zijn aangezet. De gedachte achter de moderne inrichting in het nieuwe kantoor van KPN in Sloterdijk: vergaderen moet weer leuk worden.

Nederlandse werknemers besteden 25 procent van hun werktijd aan vergaderen. Bijna de helft vindt vergaderen zonde van de tijd en 57 procent zegt het ronduit niet leuk te vinden. Volgens TNO kan er efficiënter, nuttiger en plezieriger worden vergaderd door de inrichting aan te passen aan het doel van het overleg.

‘We zijn gewend te vergaderen in een traditionele opstelling, dat wil zeggen: een vierkante tafel met stoelen eromheen’, zegt Peter Vink van de Technische Universiteit Delft en verbonden aan TNO. ‘Maar de gangbare vierkante vergaderopstelling scoort volgens onderzoek significant minder goed op groepscohesie, betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.’

TNO onderzocht naast de vierkante opstelling nog drie andere vergaderopstellingen. De resultaten toonden aan dat een hoge bartafel met krukken eromheen effectief is voor kort brainstormen, een ovale tafel vooral geschikt is om informatie te delen met collega’s of klanten en dat voor een plezierig en informeel overleg een huiselijke sfeer met zitbanken gewenst is.

Verder is gebleken dat 85 procent van de gesprekken bij de koffiecorner over werk gaat en dat een juiste inrichting rondom de koffieautomaat een gunstige uitwerking heeft op het aantal gesprekken en de kwaliteit ervan.

‘Loungehoekjes zijn belangrijk’, zegt Vink, ‘daar is het bedrijfsleven nu wel achter. Mensen komen elkaar tegen bij de koffieautomaat en willen even kort overleggen. Zitjes in de buurt van de werkplek lenen zich daar uitstekend voor, want de stap naar de kantine of een vergaderzaal, waarvoor ze misschien weer naar een andere verdieping moeten, is dan een te hoge drempel.’

Ook KPN heeft die boodschap begrepen. ‘We hebben zogenaamde dorpspleinen gecreëerd in de hoeken van elke verdieping, voorzien van koffieautomaten’, zegt Diet Kunst, projectmanager bij KPN. Elk dorpsplein heeft een andere inrichting met een eigen kleur. Gemeenschappelijk hebben ze dat ze er comfortabel uitzien.

Juist in deze tijd van het nieuwe werken is het volgens Vink belangrijk dat er op kantoor een prettige werksfeer is. ‘Het kantoor wordt een ontmoetingsplek. Mensen werken steeds meer thuis of onderweg en komen op kantoor bijeen om te vergaderen, om creatief samen te werken of om een conflict op te lossen. Voor de betrokkenheid van medewerkers bij een bedrijf is het belangrijk dat dit in een prettige omgeving gebeurt.’

‘Maar je moet als werkgever ook uitkijken dat je niet doorschiet. Zo had Google in zijn kantoor in Zürich complete skigondels laten nabouwen waarin medewerkers konden overleggen, maar die werden weinig gebruikt en daarom heeft Google een stapje terug gedaan bij de inrichting van zijn nieuwe gebouwen.’

Bij ict-bedrijf Logica in Rotterdam hebben de vergaderzalen plantennamen. Brainstormen doen ze in de Cactus. ‘Het is een vergaderruimte die prikkelend moet zijn, vandaar de naam’, grapt Leo van Duijn, director Facilities & Real Estate.

Van Duijn hangt half zittend op een hoge kruk aan de bar in de Cactus. ‘Zo’n plantennaam is herkenbaar en blijft hangen. Niemand kan zich achteraf nog herinneren dat er iets is besloten in zaal 236, maar mensen weten vaak wel dat er iets was in de Goudsbloem.’

Planten en vergaderen is sowieso een goede combinatie. Groen heeft volgens TNO een gunstig effect op de prestaties en de creativiteit.

In de Goudsbloem zijn ook planten. Ze staan in grote witte potten naast twee oranje zitbanken, met daartussen salontafels die in verschillende formaties zijn te schikken, en in de hoek een schemerlamp. ‘Hier neem je mensen niet mee naartoe voor een gespreksonderwerp dat je strak moet aanpakken, de huiselijke sfeer in deze kamer vraagt om een speels en los overleg’, zegt Van Duijn. ‘Medewerkers moeten zoveel morgelijk eerst het doel van de vergadering bedenken en daarna de overlegruimte bepalen. Dat zit hier nog niet voldoende tussen de oren.’

Van Duijn is een van de enthousiastelingen wat betreft het nieuwe vergaderen bij Logica. ‘Je hebt binnen het bedrijf een paar mensen nodig die anderen aansporen om het anders aan te pakken. Als ik zie dat mensen op de klassieke manier gaan vergaderen, wijs ik ze altijd op de nieuwe plekken en vraag: ‘Waarom ga je daar niet zitten?’ Maar je kunt mensen niet dwingen; uiteindelijk moeten ze werken in een omgeving waarin ze zich prettig voelen.’

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden