IJscotherapie om de projectstress even te ontlopen

Het 'draaien van een project' is een populaire bezigheid in het hedendaagse bedrijfsleven. Alles wat de dagelijkse routine ontstijgt, wordt tot project verheven, met bijbehorende status, maar ook met de problemen en risico's die dat met zich meebrengt....

Het managen van meervoudige projecten is een boek dat zich op een verloren middag makkelijk laat lezen. Niet dat de ruim tweehonderd pagina's nu zo geweldig boeiend zijn geschreven of vertaald, maar door de tekstkadertjes met tips en voorbeelden en de checklists in ieder hoofdstuk is het werk makkelijk sprongsgewijs door te nemen.

Het boek volgt de gebaande paden: projecten beginnen met een planning, die vervolgens scherp in de gaten gehouden moet worden. De manager in kwestie moet ondanks de druk die er op zijn schouders ligt ervoor waken niet te veel hooi op zijn vork te nemen. Te veel complexe problemen veroorzaken, zo vertellen Tobis en Tobis, uiteraard overbelasting en een emotionele druk, die op zijn beurt weer stress veroorzaakt die, enfin, u weet de afloop al.

Een goede planning en een basketbalpleintje naast het kantoor kunnen wonderen doen, en als het u allemaal teveel wordt, neemt u een middagje vrij voor de 'ijscotherapie'. 'Maak er geen gewoonte van', schoolmeesteren de auteurs nog.

Werken is als een marathon. 'Veel langeafstandslopers plegen niet elk moment een maximale inspanning. Als ze dat zouden doen, zou hun energie te snel uitputten.' Veel werkomgevingen - het hele boek heeft last van dergelijk taalgebruik - doen net of werken een permanente sprint is.

Grappig is de grafiek waaruit valt af te leiden dat het maken van lange werkweken niet bepaald productief is. 'Meer dan tachtig uur werken heeft geen zin', weten de auteurs omdat de productiviteit daarna alleen maar afneemt. Bij 168 uur (7 maal 24 uur) werken is de productiviteitscurve weer op

0 uitgekomen. Een beetje manager wist dat overigens al uit eigen ondervinding.

Een klassieker is Werken aan projecten van organisatieadviseur Rudy Kor. Het boek verscheen voor het eerst in 1992 en onlangs kwam de vierde oplage van de drukker. Met dertigduizend verkochte exemplaren moet dit het bekendste Nederlandse boek over projectmatig werken zijn.

Kors boek bevat veel van het voorafgaande, maar legt meer de nadruk op mensen dan op het proces. Ook in dit boek wordt er veel gefaseerd, vooraf gepland en daar vervolgens streng op toegezien.

Het heeft echter veel minder last van de open deuren zoals in het boek van Tobis en Tobis. In onopgesmukte taal gaat Kor verder met de louterende werking van conflicten ('Conflicten zijn niet alleen onvermijdelijk, maar zelfs wenselijk'), de rol van de opdrachtgever en het nut van evaluaties ('soms heeft het nut').

De auteur geeft toe dat werken met projecten vooral 'gedoe' is. Hij beschrijft in praktische zin hoe van een idee een project te brouwen is. Daarvoor gebruikt hij vijf stappen: faseren, beheersen, beslissen afstemmen van de bestaande organisatie op de project-organisatie, en uiteraard samenwerken.

Toch wil hij met zijn boek bereiken dat er minder projecten worden uitgevoerd, zodat - u ziet het al aankomen - de projecten die overblijven wel degelijker uitgevoerd kunnen worden. Uit ervaring weet Kor dan ook dat de meeste organisaties heel goed kunnen functioneren zonder projecten.

Van een heel andere aard, maar aanvullend op beide andere werken, is de uitgave Risicomanagement van projecten. Vier auteurs beschrijven zonder al te veel omhaal van woorden de RISMAN-aanpak.

Het is een methode waarop bij de bouw van grote infraprojecten de risico's vooraf worden ingeschat, en wordt nagedacht over de mogelijke gevolgen ervan. De methodiek is volgens de auteurs niet alleen geschikt voor de aanleg van de HSL Zuid - waar de methode ook wordt gehanteerd - maar ook voor ICT-projecten en de aanleg van een fietspad in een gemeente.

Kern van de methode is het analyseren van de kansen op vertragingen of verstoringen, het in kaart brengen van de gevolgen van dergelijke rampen en rampjes om dan de formule 'kans x gevolgen = risico' in stelling te brengen.

Zodoende ontstaat een overzicht van de belangrijkste bedreigingen zodat deze binnen de perken gehouden kunnen worden. Dat kan bijvoorbeeld door het afsluiten een verzekering, of door het doorgeven van zo'n risico aan een onderaannemer.

De auteurs bekennen: risicomanagement kost geld. Er gaan flink wat manuren in zitten en daarnaast zijn er uitgaven voor opleidingen en het bouwen van hulpmiddelen. Maar het bespaart ook: minder tegenvallers, minder gerommel door improviseren en achteraf geen gezoek naar de verantwoordelijke van een overschrijding.

Bij grote projecten kan het met een beetje geluk wel een complete parlementaire enquête voorkomen.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden