Hoe overleef je een zelfsturend team?

Geen baas of manager, maar samen met je collega's de dagelijkse gang van zaken regelen. Het klinkt prachtig, maar het vereist zelfbewuste werknemers. Ook bij vrijheid ligt stress op de loer.

Nooit meer een baas die aan je hoofd zeurt, maar zelf met je afdeling of team bepalen wie wat doet. Zin om thuis te werken? Gewoon doen. Liever geen overwerk? Schaffen we dat ook af.

In de ICT zijn de zelfsturende teams al populair en ook in de zorgsector duiken ze vaker op. Zelfs bij een 'ouderwets' openbaar vervoersbedrijf als de RET in Rotterdam roosteren de conducteurs hun ritten zelf in. Het idee: hoe lager in een organisatie 'de macht' ligt, des te beter een onderneming presteert. Bedrijven worden winstgevender, werknemers gelukkiger, luidt de zelfsturende teamwijsheid.

En er zijn inderdaad successen, zoals de Nederlandse thuiszorgorganisatie Buurtzorg of de specialistische teams bij technologiebedrijven als ASML, Google en IBM. Maar de praktijk is voor veel werknemers anders. Uit een onderzoek bij zorgorganisaties bleek eind vorig jaar dat de invoering van zelfsturende teams soms tot hoger ziekteverzuim leidt.

Snel anarchie

'Ik kom regelmatig werknemers tegen die er onzeker van zijn geworden, omdat ze geen houvast meer hebben zonder leider', zegt Carien Karsten. De psycholoog en auteur van boeken over werkstress en burn-outs herkent het verzuimbeeld. Het probleem volgens haar: democratie op werkvloer wordt al snel anarchie.

Met het verdwijnen van de manager verdwijnt ook de scheidsrechter, iemand die 'rechtspreekt' als er onenigheid ontstaat. Werknemers krijgen het gevoel dat ze er alleen voorstaan en moeten opboksen tegen 'vervelende' collega's. Het werk wordt een gevecht met als prijs wie vandaag de grootste mond heeft of morgen zijn zin doordrijft. Voor die werknemers geldt: hoe overleef ik het?

In zelfsturende teams nemen werknemers managementtaken over, zoals het aanvragen en goedkeuren van vrije dagen, de planning en andere activiteiten. Het is de bedoeling dat dit in goed overleg gaat. En transparant. Alle teamleden moeten over dezelfde informatie beschikken. Een persoon doet de planning, maar iedereen kan zien wat diegene uitspookt in het registratiesysteem. Geen achterkamertjespolitiek dus.

'Psychologische veiligheid'

Veel hangt af van hoe invoelend de teamleden zijn, bleek bij Google, waar de afgelopen jaren bijna tweehonderd teams onder de loep werden genomen. Een van de onderzoekers, Abeer Dubey, zei hierover tegen The New York Times dat er in goed functionerende teams sprake is van 'psychologische veiligheid.' Tolerantie, naar elkaar luisteren en empathie zijn de sleutelwoorden. Dit klinkt soft, maar het bevat een belangrijke 'overlevingsles', zegt Karsten. 'Zorg dat iedereen zich op zijn gemak voelt in het team, zodat iedereen risico's durft te nemen. Fouten maken hoort erbij. Dit helpt jou en je team.'

Vaak gebeurt in de 'vrije teams' het tegenovergestelde, weet Karsten. De bescheiden types met plichtsbesef kruipen verder in hun schulp en werken nog harder. Werknemers met een grote waffel grijpen hun kans om juist meer achterover leunen of de baas te spelen.

'Machtspelletjes blijven er altijd', zegt Karsten. 'Maar heb wel het lef saboterende medewerkers te confronteren met hun gedrag. Meer nog dan de administratieve taken, moet je over persoonlijke vaardigheden beschikken.'

Eigen planning maken

Bij koekjesbakkerij Veldt (50 personeelsleden) in Veenendaal hebben ze een soort light-versie van het zelfsturende team ingevoerd. De directie heeft vooraf de doelen gesteld. 'Iedere werknemer staat achter onze gezamenlijke missie: de toekomst van ons bedrijf', zegt directeur Kees Pater.

Of het nu de bakkers, verkopers of inpakkers betreft, iedereen weet hoeveel grondstoffen, loonkosten, energie- en transportkosten er in een koekje gaan. De medewerkers mogen hun eigen planning maken, 'maar ze beseffen tevens dat de klanten op tijd hun bestellingen moeten hebben'.

Er lopen daarom nog steeds leidinggevenden rond, maar dit zijn 'assistenten' van het personeel, zegt Pater. 'Ik vind de term zelfsturend team wat overtrokken. Liever heb ik het over meedenkende medewerkers.'

Geen controlefreaks

Pater heeft de stap in 2011 gezet, toen hij constateerde dat er 'ontevreden medewerkers waren en personeelsleden met burn-outklachten'. Zijn inzicht: werknemers moeten weten dat zij belangrijker zijn dan de baas. Pater: 'Als ik een dag weg ben, gaat het bedrijf door, als mijn medewerkers een dag weg zijn, valt de productie stil.'

Het is aan de bedrijven om de voorwaarden te scheppen, vult Hans Strikwerda aan. De hoogleraar bedrijfskunde aan de Universiteit van Amsterdam voerde al in de jaren negentig bij Philips zelfsturende teams in. Vaak gaat het mis, omdat bedrijven geen duidelijke doelen stellen. Ook krabbelen directies te snel terug. 'Werknemers krijgen in eerste instantie vrijheid. Als ze daar gebruik van maken en thuis gaan werken, omdat dit effectiever is, wordt er een stokje voor gestoken.'

Wees er beducht op dat er altijd kapers op de kust liggen in organisaties, zegt Strikwerda. Managers van afdelingen als financiën willen maar wat graag met de operationele afdelingen meekijken. Ze zien kans in het machtsvacuüm te duiken. Strikwerda: 'Bedrijven moeten medewerkers coachen in de nieuwe machtsverhoudingen. En die managers mogen geen controlefreaks meer zijn.'

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden