Hoe Oekraïense vluchtelingen aan een tijdelijk adres worden geholpen: ‘Hoera! We hebben een match’

Natalia Pak (31) zit achter twee voorverpakte broodjes aan een tafeltje in hal 7 van de Jaarbeurs in Utrecht. Het is vrijdagochtend, kwart over 10. Haar gemoedstoestand: ‘50 procent bang, 50 procent blij.’

Ze heeft hier vannacht geslapen, op een van de honderden veldbedden die hier in rijen van veel staan opgesteld. Haar man Khaled (35) is er ook, net als hun 11-jarige zoon Ramsay, die in Kyiv voetbalde bij FC Lokomotyv.

Ze zijn hier donderdagavond gearriveerd, vertelt ze, na een reis van een week. Natalia, wier grootouders vanuit Korea naar de Sovjet-Unie kwamen, toont foto’s van haar werk bij een Koreaans cultureel centrum in de Oekraïense hoofdstad. En van de planten waar ze zo dol op is, planten die ze thuis moest achterlaten. Khaled, geboren in Egypte, vertelt dat hij houtbriketten exporteerde, onder andere naar Nederland.

En nu zitten ze hier dus zelf. Te wachten tot ze een plek toegewezen krijgen waar ze tijdelijk kunnen wonen.

Met vliegende vaart ingewerkt

Dergelijke verdelingsvraagstukken – welke vluchteling gaat waarheen? – worden hier buiten het zicht afgehandeld. Achter een zwart scherm in de hoek van hal 7 zijn vier tafeltjes bij elkaar geschoven. Medewerkers van de gemeente Utrecht bellen daar de hele dag in het rond, om daarna wachtende vluchtelingen goed nieuws te brengen.

Yvette Lanting (29) buigt zich rond half 12 over registratienummer 9881670, het geanonimiseerde dossier waarachter Natalia en haar gezin schuilgaan. Lanting, in dienst bij het projectbureau van de gemeente Utrecht, werkt hier vandaag voor het eerst, zoals veel mensen met vliegende vaart ingewerkt worden. Dit is haar eerste zaak.

Bij het zoeken van onderdak hebben de medewerkers twee mogelijkheden. Ze kunnen een gezin proberen te plaatsen via de Veiligheidsregio Utrecht (VRU), die een overzicht heeft van de ongeveer duizend plekken die de gemeenten in de regio in hotels, vakantieparken en verbouwde kantoorgebouwen hebben geregeld. Of ze kunnen via de diaconie – de gezamenlijke protestantse kerken – op zoek naar een gastgezin in de regio.

Omdat de plekken van de VRU bijna allemaal vergeven zijn, probeert Lanting het via de diaconie. Ze scrolt door een lijst waarin de kenmerken van de gastgezinnen vermeld staan: de locatie, de gezinssamenstelling, het aantal bedden, gesproken talen en meer van dat alles. Al gauw stuit ze op een gezin met plaats voor drie. Dat besluit ze te koppelen aan registratienummer 9881670.

Daartoe zoekt ze in een ander systeem de persoonsgegevens die bij het nummer horen – dit alles geheel volgens de privacyregels van de AVG – waarna ze die gegevens handmatig invoert in een formulier van de diaconie.

‘Ik heb een voorstel gedaan’, zegt ze even later tegen een collega naast haar. ‘En dan gaan ze mij straks dus bellen?’

‘Klopt’, zegt de collega. ‘Als het goed is binnen anderhalf uur. En dan regelen wij een taxi. Tenzij die mensen ze zelf willen komen ophalen.’

‘Burgemeester’ van het dorp in de Jaarbeurs

Hal 7 van de Jaarbeurs begint halverwege de ochtend, met de komst van meer vluchtelingen, te gonzen als een klein dorp.

Achter in de holle hal staan een paar honderd veldbedden twee aan twee opgesteld. Daarnaast een paar douche-units, een dokterspost, een teststraatje en een vaccinatieloket. Er is een balie met koffie, soep en broodjes. Tafeltjes waar dat alles genuttigd kan worden. Een speelhoek vol speelgoed. Een leeg vlak waar vrijwilligers met de kinderen voetballen. Een weggeefwinkel met tweedehandskleding. Een Oekraïens-orthodox altaartje met klapstoelen ervoor. En een oplaadpunt voor telefoons en tablets.

De ‘burgemeester’ van dit dorp is Henri van Maanen, al noemt hij zichzelf projectleider registratie en opvang. Van Maanen (51) werd twee weken geleden door de Veiligheidsregio ingevlogen om te helpen deze hal gereed te maken voor de komst van 130 Oekraïners. Ze zaten al in de trein. ‘Er was hier nog niets’, zegt Van Maanen. ‘Geen bedden, geen laptops, geen elektra. Alleen de wifi van de Jaarbeurs.’

De gemeente Utrecht regelde, met hulp van het Rode Kruis en de Veiligheidsregio, in één nacht bedden, sanitair en eten. Vluchtelingen konden zich registreren bij een tafel met één laptop. Daar belde een medewerker vervolgens met hotels en taxi’s. Ook noteerden ze gegevens van particulieren met slaapplaatsen. Vraag en aanbod knoopten ze provisorisch aan elkaar. ‘Gelukkig kwamen die 130 niet allemaal’, zegt Van Maanen. ‘De meesten bleven in de trein zitten. Ze wilden liever naar Amsterdam.’

‘We zijn een brug aan het bouwen, maar lopen er wel vast overheen’

Dat gaf de mensen in Utrecht wat tijd om op te schalen. Meer incheckbalies, meer laptops, meer medewerkers. Later lieten ze ook luiers, babyvoeding en hondenvoer aanrukken. En een dierenarts om huisdieren te controleren op hondsdolheid. Zo gaat dat in een crisis, beaamt Van Maanen. Eerst is er chaos, dan pas structuur.

Of, zoals Jaap Donker het zegt: ‘We zijn een brug aan het bouwen, maar lopen er wel vast overheen.’ Want er is nog veel te doen, zegt de directeur van de Veiligheidsregio Utrecht, waarvan dinsdag bekend werd dat er ongeveer 2.500 opvangplekken zijn gerealiseerd, waarvan ongeveer de helft bezet is. Het zijn meer plekken dan de tweeduizend die het Rijk aan elke Veiligheidsregio had opgedragen.

‘Maar we moeten ons ook vast voorbereiden op een volgende fase’, zegt Donker. ‘Wat doen we als gastgezinnen ons over een paar weken vragen de vluchtelingen weer over te nemen? Wat doen we als mensen niet een paar maanden, maar een paar jaar opgevangen moeten worden? Het is een schaakspel. Terwijl we deze zet doen, moeten we ons ook op volgende zetten voorbereiden.’

‘Het is hier koud en donker’

Kwart over 12, telefoon bij Yvette Lanting. Het blijkt de matchmaker van de diaconie te zijn, die het contact met de gastgezinnen onderhoudt. Het gezin dat Lanting op het oog had, blijkt nog wat tijd nodig te hebben om de boel op orde te krijgen. Ze kunnen Natalia en haar gezin pas de volgende ochtend ontvangen.

‘Oké’, zegt Lanting. ‘Dat moet ik even overleggen. Die mensen hebben hier al een nacht geslapen. Ik bel je zo even terug.’ Ze buigt zich naar de collega naast haar.

‘Ik heb het liefst dat ze niet meer dan één nacht in de Jaarbeurs slapen’, zegt die. ‘Het is hier koud en donker.’

Lanting belt de matchmaker terug en begint daarna in het systeem te zoeken naar een ander gastgezin. En jawel, tegen half 1 stuit ze op twee oudere mensen in De Meern. Opnieuw hevelt ze de gegevens van Natalia en haar gezin over van het ene naar het andere systeem.

Een halfuur later gaat haar telefoon. ‘Goed’, zegt Lanting. ‘Dan ga ik even verder met zoeken. Dankjewel!’ En dan, tegen de collega naast haar: ‘Dat staat dan niet goed in het systeem? Die mensen hebben ruimte voor drie personen, maar dat blijkt te gaan om één volwassene en twee kinderen.’

Door dus naar poging drie. Een echtpaar in de wijk Oog in Al, waar de kinderen al het huis uit zijn. ‘Dan gaan we deze proberen’, zegt Lanting.

En opnieuw typt ze alle persoonsgegevens over.

Met een huisdier is het moeilijker

Zo gaat het hier dus al meer dan een week. De medewerkers achter het zwarte scherm in hal 7 zoeken slaapplaatsen voor alle mensen die zich aan de balie melden en kunnen aantonen dat ze uit Oekraïne komen. Een moeder met twee dochters. Twee zussen met drie kinderen. Twee meiden met twee poezen.

Het is geen luizenbaantje. Er zijn hier medewerkers die acht tot tien dagen achter elkaar hebben gewerkt, vertellen ze, vaak tot 9 uur ’s avonds. Sommige liggen ’s nachts te malen. Heeft dat ene gezin nog een plekje gekregen?

Broodjes eten ze hier achter de laptop. Om de paar minuten gaat de telefoon. En als het even rustig is, dan staat er altijd wel een nieuwe regel in de kleurige Excelsheet klaar, een regel die een gezin representeert dat aan de andere kant van het zwarte scherm zit te wachten. Het doel is dat dat bestand aan het einde van de dag schoon is, zodat niemand in de Jaarbeurs hoeft te slapen.

Dat lukt overigens niet altijd, vooral niet als vluchtelingen huisdieren bij zich hebben. ‘Er kwam hier een jongen met een pitbull’, vertelt Henri van Maanen. ‘Een schat van een beest, maar we konden ze niet kwijt. En dus sliep hij hier twee nachten op een veldbed, met dat beest in zijn armen. Nu zit hij bij een man alleen, die wat grond om zijn huis heeft.’

‘Ik wilde mensen met een heel klein hondje plaatsen bij een gezin dat alleen poezen wilde hebben’, zegt een medewerker achter het zwarte scherm. ‘Ik dacht: wat is het verschil? Maar het ging uiteindelijk toch niet door.’

Herinneringen aan de schuilkelder

Wat de boel ook compliceert, is dat sommige vluchtelingen na een paar dagen terugkeren bij de Jaarbeurs, omdat ze ontevreden zijn over de accommodatie. Ze willen dan bijvoorbeeld in de stad wonen, of dichter bij familie. ‘En dan moeten we er dus voor de tweede keer iets mee’, zegt Van Maanen. ‘Dat kan onze organisatie niet aan.’

Ze zijn dus streng geworden. Mensen komen alleen nog in aanmerking voor een herplaatsing als een arts bevestigt dat er een medische noodzaak is. ‘Zo hadden we een meisje geplaatst in een accommodatie waar ze buitenlangs naar het toilet moest. Daar raakte ze van in paniek, want het herinnerde haar aan de schuilkelder. Voor haar hebben we een nieuwe plek gezocht.’

Maar, zo haast hij zich te zeggen, over het algemeen zijn de Oekraïners enorm dankbaar. ‘Sommigen komen de volgende dag hier terug om te helpen.’

‘We hebben een match’

Om 14 uur gaat opnieuw de telefoon. Lanting neemt op en al snel verschijnt er een glimlach op haar gezicht.

‘Wat goed!’ zegt ze. ‘We zitten in hal 7 van de Jaarbeurs. Je kunt hier gewoon binnenlopen en naar mij vragen. Dan zorg ik dat die mensen er staan. Ik zal ze zo even inlichten dat ze om 16 uur worden opgehaald. Dankjewel, hè?’

Als ze heeft opgehangen, steekt Lanting haar handen in de lucht in. ‘We hebben een match!’

‘Leuk hè’, zegt een collega.

Kort daarna slalomt Lanting tussen de tafeltjes vol wachtende Oekraïners naar het tafeltje waar Khaled zit. Hij roept Natalia erbij, die verderop door hal 7 wandelt.

‘I found you guys a place’, zegt Lanting.

Dat ze terecht zullen komen bij ‘zeer begripvolle, slimme en goedaardige’ mensen, zoals Natalia later aan de Volkskrant bericht, weet ze dan nog niet. En dat Ramsay een paar dagen later voor het eerst bij een Utrechts voetbalteam mag meetrainen evenmin.

‘Really?’, zegt ze. ‘Thank you so much!’