Het probleem van de huidige economie is de stapeling van administratieve taken

Het spel en de knikkers

Frank Kalshoven.

Vorige week hebben we ons gestort op de economie van de administratieve taken en gezien dat terwijl de spelers verstandig handelen, de uitkomst als het puntje bij het paaltje komt maatschappelijk ongewenst is. Daarom gaan we vandaag een oplossing verzinnen.

De kern van het probleem met de huidige economie van de administratieve taken in onderwijs, zorg en soortgelijke semipublieke sectoren is de stapeling ervan. Elk van de taken mag op zichzelf genomen nuttig zijn - financiële verantwoording, data-verzameling voor onderzoek, naleving van de cao, patiënten- en leerlingendossiers, goed bestuur, sectorale benchmark, enzovoort - door de stapeling van taken wordt het gekkigheid. De kosten van de totale administratie zijn groter dan de baten. De professional op de vloer is hierbij de pineut, want die is gedwongen veel meer tijd te besteden aan administratie en houdt dus minder tijd over voor het primaire proces, dan hem lief is.

Woede van professionals en brandbrieven van bestuurders helpen hier niet tegen. We moeten de economie van de administratie veranderen.

In economentermen is dit een 'coördinatieprobleem'. Elk van de partijen die een administratieve last oplegt aan zo'n semipublieke organisatie - een branchetoezichthouder, een ministerie, een beroepsvereniging, een gemeentelijke opdrachtgever, een subsidieverstrekker, een cao-tafel et cetera - doet dat zonder rekening te houden met de hiermee gemoeide nalevingskosten. En zonder rekening te houden met de door andere opgelegde administratieve verplichtingen. Het gedrag van de partijen is niet op elkaar afgestemd, vandaar de term coördinatieprobleem.

Clubs van professionals hebben al vaak geprobeerd het tij te keren door een norm voor te stellen voor de verdeling van werktijd. Maximaal x procent van de werktijd mag besteed worden aan administratie. Maar dat is de koe bij de staart pakken.

De horens van de koe zijn de door de afzonderlijke partijen ongecoördineerd opgelegde verplichtingen. Die pak je vast door coördinatie af te dwingen. Bijvoorbeeld zo.

1. Kies de relevante deelsector, bijvoorbeeld fysiotherapeuten, basisscholen, reguliere ziekenhuizen, kinderdagverblijven.

2. Breng op de werkvloer van de gekozen deelsector in kaart welke administratieve handelingen worden verricht en hoeveel tijd elke handeling kost. Doe hetzelfde op de administratieve afdelingen. Vermenigvuldig de uren met de bijpassende uurlonen en bereken zo de kosten per administratieve handeling.

3. Ga na wie de geobserveerde administratieve handelingen opleggen. Van wie moet dat? Pas op: dit zal soms best lastig te achterhalen zijn. En vlak ook de eigen organisatie niet uit.

4. Breng de bazen van alle partijen die administratieve handelingen in de sector opleggen samen. Leg hun het probleem uit. Vraag hun de maatschappelijk baten van de handelingen te benoemen en liefst te kwantificeren.

5. Bereken van elke handeling het saldo van baten minus kosten. Zet de handelingen op volgorde. De handelingen met het hoogste batig saldo staan bovenaan; die met het hoogste negatieve saldo onderaan. Trek ergens een streep. Die kan dus prima boven nul liggen. Stel samen vast: de administratie boven de streep doen we nog wel, die hieronder niet meer.

Wie moet deze coördinatieklus klaren? Het initiatief moet natuurlijk uit de deelsectoren zelf komen. Het is een uitgelezen kans voor werkgevers en vakbonden om samen op te trekken. Maar voor zoiets is ook doorzettingsmacht nodig en die komt in de betrokken sectoren van de ministeries. Dus: tripartiet.

Het administratiecircus is in de kern een coördinatieprobleem. Dit los je alleen op door coördinatie af te dwingen.

Zo maar doen dan?

Frank Kalshoven is directeur van De Argumenten-fabriek. Reageren? frank@argumentenfabriek.nl

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.