Gemiddelde manager is gevangene van organisatie

Als medewerkers meer dan een kwart van hun werktijd vergaderen, dan werken ze in 'een tijdverkwistende wanorganisatie'. Andere vuistregel: Als managers noodgedwongen meer dan 10 procent van hun tijd besteden aan irritaties en vetes, dan is het personeelsbestand vrijwel zeker te groot....

Managementgoeroe Peter Drucker formuleert scherp in zijn boek De effectieve manager. Overbezetting en tijdverspilling zijn volgens hem veelvoorkomende plagen in het bedrijfsleven. 'Wat veel voorkomt, is dat er te veel personeel is om effectief te kunnen werken.' Mensen lopen elkaar voor de voeten, zijn veel tijd kwijt aan hun onderlinge interactie en doen niet wat ze eigenlijk in het belang van de klanten zouden moeten doen, aldus Drucker.

Een raadseltje: Twee greppelgravers graven in twee dagen een greppel. Hoeveel tijd hebben vier gravers nodig voor hetzelfde karwei? Op de basisschool is het juiste antwoord natuurlijk één dag, weet Drucker. Maar in de praktijk is het correcte antwoord waarschijnlijk 'vier dagen' of misschien zelfs 'oneindig veel tijd'.

Uitgeverij Nieuwezijds publiceert terecht een verse Nederlandse vertaling op de vijfendertigste verjaardag van 'De effectieve manager'. Druckers bestverkochte boek is sinds de eerste publicatie in 1966 in dertig talen vertaald en ging een paar miljoen maal over de toonbank. Deze populariteit laat zich gemakkelijk verklaren. Het boek is lichter verteerbaar dan zijn dikke meesterwerk Management (1973) en bevat meer praktische tips dan bijvoorbeeld zijn recente boek Managementuitdagingen in de 21e eeuw (1999).

Effectiviteit is nog steeds een hoogst actueel thema, stelt Drucker (inmiddels 92) in zijn nieuwe voorwoord in 'De effectieve manager'. Twee jaar geleden signaleerde hij al dat bedrijven in de 21e eeuw voor de grote uitdaging staan de productiviteit van met name de hoogopgeleide kantoormedewerkers te verhogen. Als werkgevers in het huidige tempo banen blijven schrappen, dan is het de komende jaren niet alleen een mooie uitdaging maar simpelweg bittere noodzaak.

Nog harder werken? Welnee, stelt Drucker. Wel slimmer. Managers en medewerkers kunnen volgens hem overschakelen 'van louter druk bezig zijn naar werk dat resultaten voortbrengt'. Ze dienen vijf goede gewoonten aan te leren en net zo lang te oefenen tot het automatische reflexen worden. De vijf zijn bedrieglijk eenvoudig, doceert Drucker: Besteed je tijd bewust (1), richt je op de beoogde resultaten (2), benut jouw en andermans sterke punten (3), doe de belangrijke dingen eerst (4) en neem fundamentele, effectieve beslissingen (5). Waarom met name managers deze regels met voeten treden, is eenvoudig te verklaren.

De gemiddelde manager is een gevangene van de organisatie, vindt Drucker. 'Iedereen kan inbreuk maken op zijn tijd en iedereen doet dat ook.' De manager is geneigd zich te laten leiden door de dagelijkse gang van zaken. 'Als hij daarin niet welbewust verandering brengt, bepaalt de loop der gebeurtenissen waar zijn aandacht heen gaat en wat hij doet.'

Ieders effectiviteit wordt bovendien beïnvloed door de effectiviteit van anderen. Hoewel het nooit een excuus mag zijn, is het voor een medewerker met een incompetente manager lastig om goed te presteren. 'De effectieve manager maakt sterke punten productief', betoogt Drucker. 'Hij weet dat je op zwakheid niets kunt bouwen. Zijn vraag is nooit: Wat kan deze man niet? Maar is altijd: Waarin blinkt hij uit?'

Mensen die zijn aanbevelingen als vanzelfsprekend afdoen, krijgen van Drucker vaak het verzoek gedurende enkele weken een logboek van hun activiteiten bij te houden. De meesten schrikken van de beperkte tijd die ze besteden aan echt belangrijke zaken. Houd minimaal tweemaal per jaar een tijdje zo'n logboek bij en je zult al snel je tijd effectiever gaan benutten, tipt Drucker.

Iedereen zou volgens hem een voorbeeld moeten nemen aan Harry Hopkins. Deze adviseur van de Amerikaanse president Roosevelt kon als gevolg van een ernstige ziekte slechts om de dag een paar uur werken. Hierdoor moest hij zich noodgedwongen op de allerbelangrijkste zaken concentreren. Het maakte de veelgeprezen adviseur volgens de Britse premier Churchill in de Tweede Wereldoorlog Lord Root of the Matter, meester van de kern van de zaak.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden