Een goede directeur voorkomt vergaderleed

Van conciërge tot aan directeur: vergaderen doen we allemaal. En niet zo'n klein beetje ook. Leidinggevenden vullen er vijftig tot bijna honderd procent van hun tijd mee: onderhandelen, informatie uitwisselen, problemen oplossen en besluiten nemen. Al dat vergaderen in Nederland kost aan bruto loon 60 miljard euro per jaar: 30 miljard aan het vergaderen zelf, 16 miljard aan voorbereiden en 14 miljard aan reizen. Dat blijkt uit onderzoek van Wilbert van Vree, directeur van adviesbureau Vergaderwijzer.nl. Hij schreef een vergaderwijzer voor 'alle voorzitters van Nederland'.


Volgens Van Vree wordt er een hoop tijd en energie verspild aan verkeerd vergaderen. Een vergadering hoeft niet saai en inefficiënt te zijn. Als de voorzitter maar een aantal belangrijke zaken voor ogen houdt. Een van de belangrijkste is: een goede voorbereiding. Van Vree: 'De voorzitter is als het ware eigenaar van de vergadering. Hij bepaalt wie er aanwezig zijn, waar en wanneer de vergadering wordt gehouden en selecteert de onderwerpen. De voorzitter maakt de deelnemers van de vergadering eigenaren van de agendapunten, zodat hij of zij zich tijdens de vergadering kan concentreren op de gespreksleiding en het bewaken van het algemene beleid.'


Ook belangrijk: het doel van de agendapunten moet duidelijk zijn. 'Vergaderen omdat je dat nu eenmaal altijd op dinsdagochtend doet is niet zinvol,' aldus Van Vree. Iedereen moet aan het begin van de vergadering weten wat er bereikt moet worden. 'Een voorzitter moet duidelijk zijn. Hij zegt bijvoorbeeld: dit besluit is genomen en nu gaan we bespreken hoe we het gaan uitvoeren; ik wil weten of jullie problemen zien en hoe we die gaan oplossen.' Zodat er niet vergaderd wordt alsof de beslissing nog open ligt. Iets wat nog heel veel voorkomt, aldus Van Vree.


Een goede voorzitter is in staat tijdens de vergadering mensen die veel aan het woord zijn op een nette manier af te kappen, voorkomt twee-gesprekjes en weet verlegen of stille deelnemers te stimuleren om mee te praten. Tevens houdt hij de tijd in de gaten. Aan het eind van de vergadering weet de voorzitter duidelijk te maken wat het 'resultaat' is: wat is er afgesproken, wie gaat het doen en wanneer moet het klaar zijn. Van Vree: 'Het succes van een vergadering hangt voor een belangrijk deel af van de voorzitter.' Maar andersom geldt dat ook, want, zo weet van Vree: 'Uiteindelijk komen alleen degenen die het beste kunnen vergaderen en voorzitten aan de top.'


Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden