E-mail nieuwe sluipmoordenaar op het werk

Steeds meer werknemers ontvangen tot hun wanhoop honderden e-mails per week. Voer voor stressdeskundigen, die tips hebben om de rust te bewaren....

Door Kim van Keken

Pkruipt loing, daar is-ie weer. Het gele envelopje in de onderste hoek van het beeldscherm. Automatisch de hand naar de muis, al het andere werk verdwijnt uit de gedachten. Die nieuwe boodschap wacht en móet dus ogenblikkelijk worden bekeken. E-mail is verslavend, en bezorgt veel werknemers een extra dosis stress.

Consultant Ton Langenhuijsen, schrijver van het boek Manage your mail, betitelt het fenomeen email als sluipmoordenaar. In de jaren negentig verscheen elektronische post ineens op de werkvloer. Zomaar. Zonder dat het personeel instructies kreeg over hoe het communicatiemiddel gehanteerd moet worden. Dat nieuwe tijdperk begon nog overzichtelijk met een mailtje per dag. Inmiddels is dit echter uitgegroeid tot een wildernis aan berichten.

Het aantal mails groeide, en groeit, razendsnel. Zo wijst Amerikaans onderzoek uit dat de werknemer dagelijks dertig elektronische brieven te verstouwen krijgt. 'Bij een groot bedrijf ontvangt een medewerker al snel honderden mails per week', zegt Langenhuijsen. Dat leidt niet zelden tot wanhoop. Enkele jaren geleden richtte hij NandiGroup op, een onderneming die onder meer trainingen in e-mailbeheer geeft aan bedrijven.

Het verwerken van alle e-mails loopt in de papieren, stelt hij. Bij enkele bedrijven berekende Langenhuijsen met een stopwatch hoeveel tijd personeel bezig is met de inbox. Het openen en lezen van een mail kost al snel drie minuten en met een simpel antwoord zijn werknemers al snel vijf minuten zoet. 'Dat komt neer op enkele uren e-mailwerk per dag.'

Voor dat werk laat veel personeel massaal andere taken links liggen, zegt Langenhuijsen. 'De mens is van nature nieuwsgierig.' Het verse bericht kan dus niet even wachten. Een onduidelijk emailbericht leidt bovendien tot wedervragen. 'Zo ontstaat het pingpongeffect, voor je het weet stuur je tig mails heen en weer.'

Stressdeskundige Fietje Vaas van TNO zegt dat een volle mailbox spanningen op kan leveren. 'Er wordt veel en vaak over gemopperd, terwijl e-mail juist zoveel goeds heeft gebracht.' Ze noemt het voorbeeld van de secretaresse die vroeger een bakje met velletjes taken voor zich had, dat oogde vaak rommelig. 'Ze krijgt nu haar opdrachten via de mailbox, dat is sneller en overzichtelijker.'

Als het communicatiemiddel maar goed wordt gebruikt, voegt ze toe. 'Elk onbenullig ding gaat in kopie naar al het personeel.' Dan rijst al snel de vraag: 'Wat moet ik hier eigenlijk mee?' Zo'n onbenullig bericht vraagt toch weer om antwoord, zegt ze. 'Je kan de werkdag zo aardig vullen.'

Want werknemers grijpen al snel naar elektronische post volgens Vaas. Collega's die naast elkaar zitten, praten niet, maar sturen liever berichten naar elkaar. Grappen, plaatjes of roddels over de baas verspreiden zich ondertussen per computer en dan zijn er nog de collega's die elk detail ook naar de baas sturen om zich in te dekken. E-mail als bewijslast.

De manager zelf is dikwijls geneigd een stroom berichten naar ondergeschikten te sturen. Vooral kribbige mails leiden snel tot escalatie, zegt Vaas. Geschreven woorden kan je nu eenmaal minder goed op toon inschatten dan gesproken tekst en dat veroorzaakt rap misinterpretatie. 'Stop met mailen en praat gewoon met elkaar', adviseert Vaas.

Elk bericht schept verwachtingen. Als een ontvanger niet meteen op de boodschap reageert, kan er al snel een nieuw bericht komen. Die dwingende werking is volgens Vaas vreemd, juist omdat mail nu net de uitvinding is waar je, in tegenstelling tot de telefoon, niet direct op hoeft te reageren.

Vooral na vakanties, zakenreizen of ziekten kan de volle mailbox tot stress leiden. Een dag voor het einde van de vakantie beginnen werknemers alvast met het lezen van zakelijke mail om de boel op orde te krijgen. Steeds meer werknemers lezen in het vakantieland berichten om nauwelijks uitgerust terug te keren.

'Een collega van me was een weekje ziek. Toen hij weer op het werk kwam, schrok hij van het aantal berichten dat op hem wachtte', zegt consultant Remmelt Veenkamp. Via zijn bedrijf Rezet geeft hij trainingen e-mailbeheer aan non-profitorganisaties. Hij adviseert na ziekte of vakantie tijd te reserveren om rustig door de mailbox te kunnen ploeteren.

Talloze berichten zijn volgens hem niet dringend. Dit komt doordat veel bedrijven geen etiquette of afspraken hebben voor het zenden van mails, zoals die vaak wel bestaat voor het sturen van brieven. Daarin ligt, zegt Veenkamp, het probleem. 'Bijna niemand weet wanneer een mail naar de hele afdeling kan worden gestuurd. Veel berichten zijn bovendien onzorgvuldig opgesteld. E-mail wordt daardoor een jungle.'

Om je niet in deze chaos te laten meeslepen, raadt Veenkamp aan om de mailbox niet permanent aan te laten staan, maar er gedisciplineerd mee om te gaan. Drie keer per dag kijken of er nieuwe berichten zijn, is voldoende volgens hem. Personeel moet mail dus beschouwen als post. 'Het is simpel om je Outlook uit zetten. Als er brand uitbreekt dan bellen ze je wel.'

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden