InterviewZiekenhuisinkopers Joop Hamans en Mario van de Sande

De inkoop van medisch materiaal: ‘Je kunt nu nooit meer zeggen: ik had geen idee’

De inkopers van het Amphia Ziekenhuis en de St. Anna Zorggroep hopen dat de coronacrisis Nederland ertoe aanzet zelf medische materialen te produceren. Volgens hen heeft het virus pijnlijk blootgelegd hoe afhankelijk Nederland is. 

De inkopers Joop Hamans (Amphia) en Mario van de Sande (St. Anna Zorggroep).Beeld Kiki Groot

Op het prikbord naast de computer van Joop Hamans hangt een wit A4’tje met grote zwarte letters: ‘Niks normaal maken wat niet normaal is.’ De inkoopmanager van ziekenhuis Amphia in Breda schreef het kernachtige pamflet begin maart, toen de coronacrisis zich net aankondigde. Telkens als er weer ‘een cowboy’ in zijn mailbox verscheen, met een aanbod dat te mooi was om waar te zijn, dwong hij zichzelf ernaar te kijken.

Aan de grote tafel in zijn kantoor, waar hij doorgaans ‘een klap geeft’ op de deals met zijn leveranciers, moet collega-inkoopmanager Mario van de Sande van de St. Anna Zorggroep, met een ziekenhuis en verpleeghuizen, glimlachen als Hamans met het papier komt aanzetten. Hamans, op serieuze toon: ‘Weet je dat de Koning op 4 mei precies dezelfde woorden sprak?’

Op uitnodiging van de Volkskrant blikken de twee ervaren inkopers terug op de afgelopen maanden, waarin al hun zekerheden ineens wegvielen. Waarin het zaak was niet mee te gaan in de gekte, de woekerprijzen, vooruitbetalingen, tassen geld en valse beloftes. Zaak, kortom, om niks normaal te maken wat niet normaal is.

‘Maar ja’, zegt Hamans, ‘hou dat maar eens vol als de collega’s die aan de bedden van coronapatiënten staan nog maar voor korte tijd materiaal hebben.’

Was het echt zo penibel?

Hamans: ‘Ik heb het meegemaakt dat ze op de intensive care riepen dat ze niet verder konden als er niet snel nieuw materiaal kwam. Een paar uur voordat het echt op was, stond de vrachtwagen hier te lossen. En dan moet je nog controleren of het materiaal wel goed is. Ik heb toen mijn stropdas maar even afgedaan en geholpen met uitladen.’

Van de Sande: ‘Ik heb één keer meegemaakt dat we nog voor een aantal uren materiaal hadden. De FFP2-maskers waren bijna op. Ik ben gaan bellen naar degene die binnen het Roaz (Regionaal Overleg Acute Zorgketen, het samenwerkingsverband tussen tien Brabantse ziekenhuizen, red.) verantwoordelijk was voor die spullen. ‘Als jij mij niet kunt helpen, weet ik niet wat ik moet doen’, zei ik. Een koerier kwam toen midden in de nacht met materiaal voor twee dagen. Toen besefte ik hoe kwetsbaar het lijntje was waarop we liepen.

Hamans zul je in het ziekenhuis nooit aantreffen zonder das. Hoort bij het vak, vindt hij. Vandaag draagt hij een groen-zwartgestreept exemplaar. Hij (60) werkt al ruim 34 jaar als inkoper bij Amphia. Een man van de oude stempel, die weinig belangrijker vindt dan de relaties met zijn leveranciers. Als je ze niet uitknijpt in goede tijden, staan ze ook in slechte tijden voor je klaar, is zijn overtuiging.

Van de Sande (51) is ook al zijn hele carrière in het inkoopvak actief, al begon hij in de private sector. Meer dan Hamans, die voor een groter ziekenhuis werkt, ziet hij de noodzaak van samenwerken met andere ziekenhuizen. Hij is een diplomaat, die zijn woorden zorgvuldig weegt.

Toen het coronavirus in februari naar Nederland leek te komen, maakten ze zich niet enorm veel zorgen. Voor een wereldwijde pandemie ligt in elk ziekenhuis ergens een draaiboek klaar. Dat moest wel even worden afgestoft, maar daarna wist iedereen vrij vlot wat te doen. Voor inkopers betekent dat vooral: snel beschermingsmiddelen inslaan. Zorgen dat ‘de mensen aan de bedden’ op een zo veilig mogelijke manier kunnen werken.

Met die wetenschap belden ze eind februari hun vaste leveranciers en plaatsten een forse bestelling. Maar vlak daarna gebeurde er iets wat ze nooit voor mogelijk hadden gehouden: Duitsland en Frankrijk sloten de grenzen voor de export van medische hulpmiddelen. Precies de landen waar de magazijnen van veel medische leveranciers staan.

En toen was het virus in aantocht, maar de hulpmiddelen niet.

Van de Sande: ‘Paniek. Dit was in strijd met de grondbeginselen van de Europese Unie.’

Hamans: ‘Dan denk je dat je in Europa leeft, met vrij verkeer van goederen. En dan gaan landen ineens handelen met de Trump-gedachte: eigen volk eerst. Gewoon de grenzen dicht. Dat verzin je niet.’

Wat konden jullie doen?

Hamans: ‘Eerst even ademhalen, de paniek uit je lijf jassen. Dan ga je de leveranciers bellen, word je tien minuten boos. Maar zij kunnen er natuurlijk ook niks aan doen. Uiteindelijk komt het alsnog aan op de relatie. Je hebt een leverancier nodig die bereid is te zeggen: je moet bij mijn concurrent zijn, die kan waarschijnlijk wel aan je leveren omdat zijn spullen al in Nederland staan.’

Van de Sande: ‘Tegelijkertijd kregen we van allerlei kanten beschermingsmiddelen aangeboden. Het kostte enorm veel tijd om het kaf van het koren te scheiden. Wat is serieus? Wat is een loze belofte? Wat is oplichterij?’

Hamans: ‘Nieuwe leveranciers worden bij ons normaal gesproken doorgelicht. Ik had eens een aanbesteding voor nieuwe portofoons. Een goede deal, dacht ik. Toen we die leverancier gingen checken, kwamen we uit bij een chocoladefabriek. Nu was er geen tijd voor dat proces. Dan komt het aan op onderbuikgevoel.’

In de eerste weken van maart, toen de handel in beschermingsmiddelen veranderde in een onvoorspelbare markt vol cowboys en gelukszoekers, liepen zelfs in de kamers van de inkopers de emoties hoog op. Meer dan ooit voelden ze de druk: als zij niet leverden, zou de behandeling van coronapatiënten moeten stoppen.

Hoogtepunt chaos

Op het hoogtepunt van de chaos deed Hamans twee keer een bestelling bij een hem onbekende leverancier. Hij betaalde tienduizenden euro’s voor een partij mondkapjes die hij nooit kreeg. Met die leverancier is hij nog in gesprek over de afhandeling.

De bestelling bij een andere leverancier deed hem inzien in welk krachtenveld hij was beland. De man hield hem telefonisch op de hoogte van de vorderingen. Toen de spullen klaarstonden in het vliegtuig op het vliegveld van Shanghai, dacht Hamans dat het goed zou komen. Even later volgde de domper. Er waren volgens de leverancier ‘mannen van de Amerikaanse ambassade’ het vliegveld opgereden met ‘tassen vol dollars’. Vervolgens zouden de mondkapjes zijn overgeladen in een Amerikaans vliegtuig. ‘Ik heb niet kunnen checken of het echt zo was, maar die spullen heb ik in elk geval nooit gekregen. Gelukkig had ik er ook nog niet voor betaald.’

Eind maart richtte het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport (VWS) het Landelijk Consortium Hulpmiddelen op: een team van ambtenaren, ziekenhuismedewerkers, inkopers van commerciële bedrijven en consultants. Zij moesten de inkoop van hulpmiddelen op zich nemen voor het hele land om zo de ziekenhuizen te ontlasten en te beschermen tegen wildwesttaferelen. Dat liep in het begin stroef, waardoor met name de ziekenhuizen in Brabant en Limburg, de provincies met de meeste coronapatiënten, te maken kregen met tekorten.

De nieuwe overheidsorganisatie zette volgens Hamans sommige leveranciers onder druk om uitsluitend aan hen te leveren. Daardoor kon hij er zelf niet terecht. En als hij bij het consortium aanklopte, kreeg hij soms te weinig. Daardoor kwam Amphia bijvoorbeeld bijna zonder handalcohol te zitten. Hamans: ‘Toen hebben we zelf maar achtduizend liter alcohol, een partij zeep en een geurtje ingekocht en zijn we in onze eigen apotheek handalcohol gaan maken.’

Nog zo’n voorbeeld. Bij Amphia liep het personeel op de corona-afdelingen in pak, schort en isolatiejas. ‘Op een gegeven moment moesten we afschalen met beschermende jassen vanwege tekorten’, vertelt Hamans. Hij zag de mensen op de vloer zenuwachtig worden en vond dat vervelend. ‘Mensen moeten 100 procent zeker weten dat ze veilig kunnen werken.’

Beschermingsjassen bijna op

Hoe de Brabantse ziekenhuizen gezamenlijk de schaarste bestreden met inventiviteit, zullen de inkopers niet snel vergeten. Toen de beschermingsjassen overal bijna op waren, vond het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven ‘het ei van Columbus’, vertelt Hamans. In de veterinaire sector werden plastic jassen gebruikt, bijvoorbeeld voor de inseminatie van koeien, en die bleken ‘perfect’ voor de zorg. Bij het Bravis-ziekenhuis in Roosendaal gingen ze over op herbruikbare jassen, gemaakt door een leverancier van douchegordijnen. Als een van de Brabantse ziekenhuizen in de problemen kwam, sprongen de anderen bij.

Achteraf, wetende dat de eerste golf is uitgerold, kijken de inkopers er met een goed gevoel op terug. Maar dit virus heeft volgens hen wel pijnlijk blootgelegd hoe afhankelijk Nederland is van het buitenland als het gaat om medische hulpmiddelen. Beide inkopers hopen dat deze crisis Nederland ertoe aanzet zelf medische materialen te gaan produceren.

Tot die tijd moeten ze het doen met de situatie zoals die is. Nu het aantal coronapatiënten in de ziekenhuizen danig is afgenomen, kunnen ze even verder vooruitkijken dan de dag van morgen. Beiden rekenen op een tweede golf, wanneer dan ook. ‘Dan mag niemand meer worden verrast’, zegt Van de Sande. ‘Je kunt nu nooit meer zeggen: ik had geen idee.’

Eerder zei minister Van Rijn (medische zorg) dat Nederland eind deze maand genoeg hulpmiddelen heeft om een tweede golf van besmettingen het hoofd te bieden. Daarop vertrouwt Van de Sande, maar Hamans wil er niet afhankelijk van zijn. Hij is de afgelopen tijd zelf doorgegaan met inkopen. ‘Dit gaat mij niet nogmaals overkomen’, zegt hij. ‘Mijn magazijn ligt nu flink vol.’

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden