Bezuinigingsdrift Rutte leidt tot tekort aan bureaus voor diplomaten

'Buitenlandse Zaken bestaat niet meer'

Flexplekken beginnen de norm te worden in het Nederlandse kantoorwezen. Maar de aparte subcultuur van de Haagse ambtenarij moet er nog aan wennen. Zeker bij Buitenlandse Zaken.

Den Haag, maandagochtend 7.42 uur: in de hoop een dragelijke werkplek te verschalken, haasten ambtenaren zich het ministerie in. Foto Freek van den Bergh/de Volkskrant

Wie 's ochtends vroeg langs de Rijnstraat tegenover het Haagse Centraal Station loopt, ziet ze dringen in hun nette pakken. Ambtenaren van Buitenlandse Zaken staan vanaf zeven uur in de rij om een bureau te bemachtigen. Hun nieuwe gebouw is zo sterk ingekrompen dat er maar voor driekwart van de medewerkers plek is.

Uit een enquête blijkt dat bijna tweederde van de staf van Buitenlandse Zaken vindt dat er te weinig werkplekken zijn. Nog meer medewerkers missen een werkplek waar ze ongestoord een telefoongesprek kunnen voeren of zich kunnen concentreren.

De problemen zijn deze zomer begonnen met de verhuizing van het ministerie van Buitenlandse Zaken vanaf de Bezuidenhoutseweg naar de Rijnstraat. Dat er te weinig bureaus zijn is geen fout, maar bewust beleid.

Flexwerken

Bij het aantreden van kabinet-Rutte I kondigde de premier een kleinere overheid aan en daarmee ook het samenvoegen van enkele ministeries. Als er op termijn minder ambtenaren komen en meer van hen flexwerken, is er minder ruimte nodig, redeneert Rutte.

Buitenlandse Zaken is daarom in juli ingetrokken bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu. De ministeries van Volksgezondheid en Sociale Zaken werden eerder al samengevoegd. Eenzelfde lot trof het departement van Veiligheid en Justitie, dat is gaan hokken met Binnenlandse Zaken.

De bezuinigingsdrift van premier Mark Rutte lijkt nu te leiden tot praktische problemen. 'Diplomaten klagen steen en been over hun nieuwe onderkomen', zegt buitenlandspecialist Ko Colijn van instituut Clingendael. Hij bezoekt het gebouw vaak, maar mijdt het nu liever, want hij is afgelopen zomer al drie keer bij hoge temperaturen langdurig in de toegangssluis vast komen te zitten.

Trage liften

Er zijn meer praktische problemen. Niemand heeft een vaste werkplek, waardoor een medewerker Afrika het hele gebouw moet doorzoeken om een collega te vinden die over hetzelfde continent gaat. Ambtenaren beginnen elkaar al het Nijntje-speeltje cadeau te doen dat met een pesterig stemmetje roept: 'Joehoe, zoek me dan, ik ben verstopt!'

'Een heleboel diplomaten zijn ook nog eens hun papieren stukken kwijt, omdat ze door de shredder zijn gehaald', zegt Colijn. Sinds de verhuizing moeten ze papierloos werken; boeken en andere 'ouderwetse' archieven mochten niet mee. 'Sommige diplomaten bellen journalisten of zij de laatste versie van een rapport hebben, omdat ze het zelf kwijt zijn.'

Kleiner leed: de liften zijn zo traag dat medewerkers gemiddeld een kwartier moeten wachten. Vooral als er hooggeplaatst bezoek is, levert dat genante situaties op. De vloeren en muren zijn zwart, wat een veel ambtenaren sowieso al somber stemt.

Glazen blokkendoos

Een fundamenteler probleem lijkt dat bij sommige diplomaten de trots is geknakt. Het oude gebouw werd vanwege de vorm - en de status die bij het departement hoorde - liefkozend 'De Apenrots' genoemd. Nu zijn de diplomaten gehuisvest in een glazen blokkendoos met duizenden andere ambtenaren. 'Buitenlandse Zaken bestaat niet meer', zegt een medewerker. 'Vroeger zei ik thuis: ik ga naar BuZa. Nu zeg ik: ik ga naar de Rijnstraat.'

Diplomaten willen alleen anoniem de pers te woord staan, omdat ze niet met media mogen praten over hun werkomstandigheden. Zelfs vragen aan de ondernemingsraad van Buitenlandse Zaken worden doorverwezen naar een woordvoerder van Binnenlandse Zaken. Dat departement is officieel verantwoordelijk voor het Rijksvastgoed.

'Klachten nemen we serieus, daarom nemen we maatregelen om ze op te lossen', zegt een woordvoerder van Binnenlandse Zaken over de problemen bij Buitenlandse Zaken. Zo is de app verbeterd waarmee medewerkers kunnen zien 'waar ruimte beschikbaar is'.

Over het bureautekort zegt hij: 'De norm is 0,7 bureau per medewerker, dat blijkt voldoende. Soms kun je niet naast je collega zitten. Maar we gaan niet terug naar één bureau per persoon waar iemand fotolijstjes kan neer zetten.' Hij geeft toe dat minder bureaus een 'bezuinigingsdoelstelling' is: 'We gaan efficiënt met belastinggeld om.'

'Het stemt allemaal niet tot optimisme'

Dat ambtenaren geen stukken meer kunnen vinden door de digitalisering is volgens de woordvoeder 'een incident'. Volgens hem zijn alle stukken 'ingescand'. De overheersende kleur zwart is bewust gekozen door de architect. 'Op felle kleuren raken mensen snel uitgekeken.'

De maatregelen kunnen niet voorkomen dat diplomaten zich 'bekocht' voelen, zegt Colijn. Als klap op de vuurpijl krijgen ze na twee ervaren ministers nu ook nog eens Halbe Zijlstra als baas, een man zonder enige diplomatieke ervaring. Colijn: 'Het stemt allemaal niet tot optimisme'.

Verbetering: in een eerdere versie van dit artikel stond dat de woordvoerder van Binnenlandse Zaken niet in het nieuwe gebouw was geweest. De woordvoerder beweerde later van wel.

Bekijk hieronder het filmpje waarmee het Rijksvastgoedbedrijf het nieuwe ministerie van Buitenlandse Zaken aanprijst, inclusief de belofte om biogas te maken van de ontlasting van ambtenaren.