Archief op de snelweg

Met overheidsarchieven gaat het soms ernstig mis.Teveel verdwijnt in de versnipperaar. Maar wat moeten we met nieuwere archivalia, op band, diskettes en harde schijf?...

'JE KUNT WEL gaan huilen, maar daar schiet je weinig mee op.' De Algemeen Rijksarchivaris, Maarten van Boven, is een opgewekt man. Hij luidt de alarmklokken, maar niet als doemdenker. Er is hoop voor het verleden.

De overheid zal wakker moeten worden en haar plicht niet langer verzaken. Want er wordt wat aangerotzooid met de overheidsarchieven. Kijk naar het Liro-archief dat door twee jonge journalisten nog net van de versnipperaar werd gered. En denk aan de dossiers die onrechtmatig door de militaire inlichtingendienst werden vernietigd. Ook bij de overheid zijn kennelijk rampen nodig om tot inkeer te komen en zich te houden aan de wet die de overheid verplicht tot zorgvuldig archiefbeheer.

Het is noodzakelijk, betoogde Van Boven deze maand in zijn jaarverslag aan de Tweede Kamer, dat in dit digitale tijdperk de departementen een structureel beleid voor hun archivering ontwerpen en goede afspraken maken over kwaliteit en verantwoording. De Rijksarchiefinspectie zal versterkt moeten worden om te controleren of en hoe de archieven worden beheerd. Eén Irak is voldoende, zo lijkt hij te zeggen.

Gelukkig voor Van Boven toont staatssecretaris Rick van der Ploeg, die de Rijksarchiefdienst in zijn portefeuille heeft, levendige belangstelling voor 'het nationaal geheugen'. Hij heeft de Kamer laten weten haast te willen maken met de versterking van de Rijksarchiefinspectie.

'Ach ja, we weten dat de herinnering in ons land niet sterk leeft', zegt Van Boven. Hij is net terug van een conferentie in Stockholm en vertelt enthousiast hoe Zweedse schoolkinderen doordrongen worden van de verworvenheden van de parlementaire democratie. 'Wij hebben de Wet Openbaarheid van Bestuur, maar in Zweden is die openheid aanzienlijk groter.' De brieven van en aan de minister-president bijvoorbeeld mag iedereen lezen. Een van de grote bezwaren van veel Zweden tegen de Europese Unie is het gebrek aan openheid van de Brusselse besluitvorming.

Omdat die openheid in Scandinavische landen, maar ook in de Verenigde Staten, Canada en Australië zo vanzelfsprekend is, is men daar, aldus Van Boven, ook verder met het oplossen van de problematiek van de digitale archivering. Het is Van Boven opgevallen dat in vergelijking met die landen Nederlandse journalisten, consumenten en politici veel minder snuffelen in archieven. Het klassieke voorbeeld blijft de Lockheed-affaire. Pas toen Amerikaanse kranten hadden ontdekt dat prins Bernhard steekpenningen had ontvangen, stortte de Nederlandse pers en politiek zich op deze zaak.

Maar er is ook in Nederland een kentering. De belangstelling voor het oude en recente verleden groeit. Van grote invloed is de archiefwet van 1995. Overheidsdossiers zijn nu na twintig jaar toegankelijk. Het was vijftig jaar. 'Als de burger meer geïnteresseerd raakt, kan de politiek niet achterblijven.' De ministeries en overheidsinstellingen zullen moeten leren hoe zij moeten archiveren. Ministers zullen, volgens Van Boven, moeten aanvaarden dat zij hiervoor verantwoordelijk zijn. Hun daden moeten voor de burger te controleren zijn. De archieven zijn van groot cultuur-historisch belang.

Het Algemeen Rijksarchief met zijn 173 kilometer boeken en geschriften staat voor een nieuwe uitdaging. Digitalisering biedt weliswaar veel mogelijkheden, maar er zijn ook angstig grote risico's. 'We maken ons nu grote kopzorgen over het millenniumvraagstuk', zegt Van Boven, ' maar dat is slechts het topje van de ijsberg. Onder het wateroppervlak zit een probleem dat veel omvangrijker en ingrijpender is: het behoud van digitale bestanden.'

De elektronische vooruitgang gaat zo snel dat het gevaar bestaat dat over een eeuw de tapes, floppy's en cd-roms niet meer bekeken en beluisterd kunnen worden. Of omdat de inhoud is vervlogen, of omdat er geen computer meer is waarop de diskette past. Wie kan er nog een 45-toerenplaatje draaien? Waar haal je naalden vandaan? Wie weet nog wat een ponskaart is?

In Amerika gingen NASA-tapes verloren omdat zij aan elkaar waren gekleefd en kennelijk verkeerd waren opgeborgen. Ook een digitaal bestand van Vietnam-veteranen bleek niet meer gelezen te kunnen worden. Een druk op de knop kan rampzaliger zijn dan een brand.

De Rijksarchiefdienst zoekt met universiteiten en bedrijfsleven naar een bestand dat 'eeuwig' mee kan. 'Zoiets doe je niet alleen', zegt Van Boven. Maar hoe krijg je Bill Gates zover dat hij een systeem ontwerpt waar zijn achterachterkleinkinderen mee kunnen werken, terwijl hij er juist op uit is om ieder jaar met iets nieuws op markt te komen?

Sommige archivarissen roepen om standaardisering en anderen hebben besloten om een exemplaar van iedere verouderde computer te bewaren. Maar wie garandeert dat, als die het begeeft, er nog iemand is die hem maken kan?

Hans Hofman, die namens de Rijksarchiefdienst met de ministeries van Binnenlandse Zaken en OCW werkt aan de ontwikkeling van een nieuw archiefbeheer, gelooft in een derde oplossing: emulatie - de mogelijkheid om oude programma's te vertalen naar nieuwe systemen.

Dat is meer dan zomaar 'overschrijven', omdat bij overzetten vrijwel altijd iets verloren gaat. Hoeveel is aanvaardbaar?

Er zijn ook archivarissen die menen dat digitaliseren te onzeker blijft, en daarom alle documenten eerst op een microfilm willen zetten, wat duur is. 'Een mooie gedachte, de microfilm als de moedercopy', zegt Hofman, 'maar het probleem blijft dat de film een plat medium is en geen antwoord geeft op de multi-dimensionele media, als de cd-rom, die in opmars zijn.

'Iedereen denkt na, maar niemand heeft nog de oplossing', zegt Hofman en dat komt omdat 'wij nog niet digitaal denken. Wij denken nog teveel vanuit het papier, zoals men bij het maken van de eerste auto's uitging van de koets. Niemand voorzag milieuproblemen.

'We zullen helemaal opnieuw moeten beginnen, ja, opnieuw de vraag stellen: Wat is een archief? Waarom willen we het en wat willen we ermee? Deze overgangsfase van papier naar digitaal is heel lastig, omdat wij het niet begrijpen. Hoe bewaar je Internet? De generatie na ons zal zeggen: "Wat zaten jullie te tobben? Het is zo eenvoudig." '

In een digitaal bestand bestaan geen kladjes, wijzigingen in de tekst, strepen en krassen meer; of opmerkingen in de kantlijn die zo'n alleraardigste kijk op de visie van de minister wierpen. Het archiefstuk is niet meer tastbaar; de vorm en het formaat verliezen hun specifieke waarde. Een e-mail is een e-mail, of er mededeling van landsbelang op staat of de jongste grap over Clinton. Wie vanuit het papieren tijdperk denkt, zal zeggen dat men na ontvangst wel zal kijken wat er bewaard moet blijven, maar het digitale tijdperk eist dat men al van te voren aangeeft wat bewaard moet worden.

De rol van de archivaris verandert, want hij moet een programma bedenken waarmee zonder verdere ingreep het kaf van het koren wordt gescheiden. Hij wordt de programmeur die de kwaliteit van het beheer garandeert. Volgens Rijksarchivaris Van Boven is de overheid zich dit nog niet voldoende bewust. Teveel wordt de archivaris nog gezien als de klerk die aan het eind van de rit dossiers in een stoffige kast legt.

Historici, zegt Van Boven, hebben de neiging om alles te willen bewaren, terwijl archivarissen geloven dat een archief zijn doel kan voorbijschieten als er niets wordt weggegooid. Moet je bijvoorbeeld het papier bewaren als de inhoud digitaal is opgeslagen? Wat is de waarde van een manuscript, waar geen woordje is bijgeschreven of afgehaald, omdat je het op de computer niet meer kunt zien?

'Met al onze informatie van radio, televisie en Internet naast het aloude geschreven document kun je niet alles archiveren', zegt Van Boven. 'We moeten niet flauw zijn. Toen de telefoon kwam, zei men ook niet dat alle telefoongesprekken van de minister-president geregistreerd moesten worden. Natuurlijk is een brief van Thorbecke nog altijd de moeite waard en zullen we niet weten wat Kok Hare Majesteit in een telefoongesprek adviseerde.'

Vervalsingen op papier komen voor, maar hoe weet je dat digitale documenten betrouwbaar zijn? Wat is authentiek? Wat is een digitale handtekening? Moet een bestand van een ministerie, zoals nu het geval is, fysiek worden overgedragen, mag je het papier weggooien, is een virtueel depot voldoende?

'Naast al deze zorgen, die we niet mogen onderschatten, helpt de digitalisering ons in ieder geval klantvriendelijker te worden. We zetten de hele burgerlijke stand op Internet, ideaal voor mensen die geïnteresseerd zijn in hun stamboom. De geschiedenis on-line. Dat is ons streven.'

Via de elektronische snelweg lokt hij de burger toch ook weer terug naar het papier en perkament. Volgende week wordt de gemoderniseerde studiezaal van het Rijksarchief geopend. En Van Boven praat over zijn plan voor een museum dat met oorkondes, prenten en geschriften de geschiedenis van Nederland vertelt. 'Dat zou geweldig zijn. Wij hebben zo'n rijkdom aan prachtige documenten, uniek in de wereld.'

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 de Persgroep Nederland B.V. - alle rechten voorbehouden