5 nadelen van een to-do-lijstje

Denk je er goed aan te doen om iedere ochtend een to-do-lijstje te maken? Volgens Daniel Markovitz, directeur van adviesbureau Timeback Management, is dat niet verstandig want to-do-lijstjes zijn niet bevorderlijk voor je productiviteit. Dat meldt de Belgische carrièresite vacature.com.

Redactie
© Thinkstock Beeld
© Thinkstock

In een artikel op de blog van de Harvard Business Review betoogt Markovitz waarom to-do-lijstjes niet zouden werken.

Hij identificeert vijf problemen:

1) Er is te veel keuze
Uit onderzoek is gebleken dat onze hersenen niet meer dan zeven opties aankunnen. Krijgen ze meer mogelijkheden aangeboden, dan bezwijken ze onder de stress en verlammen ze ons. Een to-do-lijstje met 58 taken is dus geen goed idee.

2) Grote taken worden uitgesteld
In de meeste gevallen bevatten to-do-lijstjes zowel taken die maar drie minuutjes in beslag nemen als taken die heel wat meer werk vergen. Omdat iedereen weet dat korte taken sneller tot een 'beloning' leiden worden deze zonder uitzondering eerst afgewerkt. Het gevolg is dat andere, lange maar belangrijke taken op de lange baan worden geschoven.

3) De prioriteiten verschillen
To-do-lijstjes bevatten zowel dringende als minder dringende taken. Het is logisch dat je je focust op de prioriteiten, maar als je niet oplet kunnen zogenaamd niet dringende zaken ineens ook acute problemen vormen.

4) De context ontbreekt

Aangezien to-do-lijstjes gewoon een opsomming van opdrachten zijn, geven ze onvoldoende informatie over de context van elke taak. Om erachter te komen waar je je eerst op moet focussen moet je eigenlijk ook weten hoeveel tijd elke taak in beslag gaat nemen en hoeveel tijd je ter beschikking hebt. Weet je dat niet, dan kan je niet op een verstandige manier beslissen met welke taak je moet beginnen.

5) Ze dwingen je tot niets
To-do-lijstjes zorgen er vaak voor dat je alleen de leuke taken uitkiest en de moeilijke, maar belangrijke taken achterwege laat. Een taak niet uitvoeren leidt op het eerste gezicht niet tot consequenties, totdat de deadline ineens heel dichtbij komt en je er echt niet meer onderuit kan.

Alternatief
Als alternatief voor het werken met to-do-lijstjes stelt Markovitz voor om elke taak op een specifiek tijdstip in je agenda in te plannen. Dat dwingt je om te kiezen én om een inschatting van de benodigde tijd te maken. Je zal merken dat je agenda snel vol zal komen te staan, maar dat is gewoon een afspiegeling van de realiteit: je beschikbare tijd is nu eenmaal beperkt. Op die manier zal je snel te weten komen of het al dan niet mogelijk is om extra werk aan te nemen. Vergelijk het met het opmaken van een budget: net zoals je daar realistisch moet omspringen met het beschikbare geld, maakt een agenda het mogelijk om realistisch om te springen met je beschikbare tijd.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden