Opinie

'Papier is ook ICT, maar wel achterhaalde ICT'

Mensen weten al dat papier achterhaald is, nu hun organisaties nog. Vooral de overheid, maar ook het bedrijfsleven benut nog veel te weinig ICT-mogelijkheden, aldus Arre Zuurmond namens Overheid 2.0.

Beeld Thinkstock

Als student theologie las ik in het eerste jaar 'papyri'. Korte, Griekse teksten uit de oudheid. Met de stijgende welvaart in die tijd gingen steeds meer mensen op reis. Zij wilden het thuisfront op de hoogte houden en schreven op papyri wat ze aan thuis wilden vertellen. Als je wat abstracter naar die papyri kijkt, dan zie je dat hier sprake is van gebruik van ICT. De verzender heeft informatie, schrijft die op papier, verstuurt deze naar de ontvanger, die het leest. Daarmee is gecommuniceerd. Het papier is technologie: een bewust en systematisch uitgevonden artefact.

Maatschappelijke ontwikkeling
Het interessante aan het ontstaan van papier (en boeken, ook ICT!) is niet alleen dat het vormen van ICT zijn, maar dat die ICT-vormen 'ontdekt' worden in het proces van maatschappelijke ontwikkeling. Nieuwe technologieën reflecteren een transformatie van de samenleving. Anders gezegd: als de samenleving een forse verandering doormaakt, dan ontstaan daar meestal nieuwe technologieën bij. Oorzaak en gevolg zijn moeilijk te onderscheiden.

Wij zeggen dat het wiel, het boek, de auto, de telefoon, en natuurlijk internet, onze samenleving drastisch verandert. Maar je kunt net zo goed zeggen dat de veranderende samenleving de oorzaak was van het ontdekken van die nieuwe technologieën.

Ook onze huidige samenleving bevindt zich in een transformatiefase. Van de postindustriële samenleving gaan we over naar de informatiesamenleving. In deze informatiesamenleving leggen we steeds minder op schrift vast, we sturen steeds minder fysieke brieven en recent beginnen we ook minder te telefoneren. Nieuwe middelen, zoals E-mail, Facebook, Twitter worden massaal gebruikt. Deze middelen zijn veel meer een constante dan we ons beseffen. De behoefte aan communicatie is al eeuwenoud. Hooguit de technologieën waarmee we dat doen en de schaal waarop, zijn veranderd: 1 op 1 communiceren, roddelen en doorvertellen aan vrienden, kleine berichtjes aan mensen die het weten willen, het bestond al veel langer.

Extra functionaliteit
Is een technologische verandering dan niet betekenisvol? Integendeel, maar we moeten niet naar het technische artefact kijken maar naar de functionele kant, om dat te zien. Na 5000 jaar wordt het papier steeds meer vervangen door digitale documenten (brieven, boeken, foto's, sms-jes, etcetera). Digitale communicatie biedt extra functionaliteit.

Papier bestaat namelijk uit moleculen en moleculen houden zich aan enkele, steeds knellender, natuurkundige wetten. Allereerst is een molecuul altijd maar op één plaats tegelijkertijd en ten tweede kost het verplaatsen van moleculen tijd. Het kost dagen om een brief te verslepen van Nederland naar Zuid-Amerika. Een email (gebaseerd op elektronen, i.p.v. moleculen) is er in een paar seconden. Verder heeft papier als nadeel dat de informatie die je daarop vastgelegd hebt, ook letterlijk vastzit. Informatie in elektronische bestanden laat zich op allerlei manieren ordenen en bewerken. In een fysieke kaartenbak moet je jouw contacten op één manier ordenen: op voornaam, op achternaam of anderszins. In een elektronisch bestand kan je meerdere ordeningen tegelijkertijd ondersteunen.

Overheid en bedrijfsleven benutten de kansen nog te weinig
De-materialisering is voor informatie dus aantrekkelijk: als informatie niet meer vastzit aan een fysieke drager, kan zij sneller verplaatst worden en makkelijk hergebruikt en herordend. Daarom is de samenleving razendsnel aan het digitaliseren. Alleen hebben we als samenleving nog lang niet alle mogelijkheden benut. Vooral de overheid maar ook het bedrijfsleven benut nog veel te weinig mogelijkheden. Laten we dit illustreren met twee voorbeelden, waarvan de echte verandering nog moet komen.

Photoshop
Bewijsstukken: voor veel diensten die we betrekken, hebben we bewijsstukken nodig. Een kopie van paspoort, een bewijs van inschrijving, maar ook een diploma is een bewijsstuk. De ontvanger slaat dat bewijsstuk op in zijn administratie. Maar bewijsstukken zijn meestal uitdraaien uit computers. En erger nog, de meeste bewijsstukken zijn eenvoudig na te maken, met Photoshop-technieken.

De overheid heeft dit alles nog steeds niet door, maar ook werkgevers blijven maar vragen naar kopietjes, bijvoorbeeld van diploma's. De overheid verstrekt tientallen miljoenen papieren bewijsstukken en vraagt even zovele bewijsstukken. Alleen al de Kamer van Koophandel verstrekt 17,5 miljoen bewijsstukken en ontvangt daar zeker 125 miljoen voor. Een bewijs van inschrijving kost de burger al gauw 10 euro en bovendien moet er een fysiek bezoek afgelegd worden om dit te overhandigen.

Er zou een verbod op papieren bewijsstukken moeten komen. Ze zijn immers een poging tot uitlokking van fraude en kosten burger en overheid veel te veel verwervings- en verwerkingstijd. In plaats daarvan kan de aanvragende partij de verzoekende partij kosteloos een gewaarmerkt, elektronisch bericht laten ontvangen van de partij die het bewijsstuk ook heeft geregistreerd.

Omslachtig
Facturen. We zijn nog steeds gewend facturen op papier te versturen, terwijl we al jaren weten dat papieren facturen erg omslachtig zijn. Er is uitgerekend dat de overheid per factuur op papier 11 euro kwijt is, terwijl digitale afhandeling ongeveer 5 euro kost. Maar niet alleen de overheid stuurt facturen, ook het bedrijfsleven verwerkt grote hoeveelheden facturen, met de hand. Op termijn zullen de naar schatting 300 miljoen facturen digitaal verwerkt worden. Dat scheelt ons ongeveer 1,8 miljard Euro.

Mensen weten al dat papier achterhaald is, nu hun organisaties nog. We zijn zo gewend aan papier, en hebben veel van onze processen, gewoonten en afspraken daarop gebaseerd, dat we hier niet in één keer van afstappen. Maar als we zien hoe snel grote aantallen mensen e-mail, Facebook en Twitter gebruiken in plaats van brieven, telefoontjes en kranten, dan zal de rest snel volgen. Steeds meer mensen weten dat papier achterhaalde ICT is, nu de overheid en het bedrijfsleven nog.

Arre Zuurmond is verbonden aan overheid 2.0

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.