'Dankzij Ambtenaar 2.0 delen overheden kennis en internettools. Dat is pas bezuinigen'

Ambtenaar 2.0, een van de meest succesvolle beleidsprogramma's van de overheid, dreigt te sneuvelen. Terwijl het bijna niets kost en veel meer geld bespaart, zegt gastredacteur Kees Groenenboom van Overheid 2.0.

© THINKSTOCK

Er zijn weinig overheidsinitiatieven te noemen die in drie jaar tijd zo'n grote 'merkbekendheid' hebben verworven als Ambtenaar 2.0. Het programma ging drie jaar geleden van start bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). Het doel was in te spelen op de veranderingen in de maatschappij die internet teweeg had gebracht. Centraal stond de vraag hoe de ambtenaren van LNV daarop moesten reageren en hoe ze gebruik konden maken van web 2.0, het sociale internet.

Het betrekken van burgers bij het maken van beleid en openheid bij dat proces zijn steeds belangrijke pijlers geweest van Ambtenaar 2.0. Maar het gaat niet alleen om openheid richting burgers. Ook tussen overheidsinstanties onderling zijn sinds 2008 ramen opengezet en schotten weggeschoven.

Afgeslankte vorm
Ambtenaar 2.0 ontsteeg zo al snel de grenzen van het ministerie waar het was ondergebracht. Dat wordt nu de achilleshiel van het programma. EL&I, de 'opvolger' van LNV, vindt het geen kerntaak. Het ministerie wil het wel in afgeslankte vorm handhaven. Afgeslankte vorm wil zeggen: minder dan de 2 fte en de ongeveer 30.000 euro per jaar die er nu voor beschikbaar zijn.

Wat is er voor dat geld bereikt? Dat is moeilijk uit te drukken in bedragen, hoewel initiatiefnemers Davied van Berlo en Marie Louise Borsje daar wel een poging toe hebben gedaan in een verantwoording van het programma, zo lees ik in hun jaarverslag. De meerwaarde is echter duidelijk zichtbaar.

Pleio
Belangrijk is dat Ambtenaar 2.0 een andere manier van werken heeft ingevoerd bij de overheid. Een van de meest sprekende voorbeelden is Plein Overheid, kortweg Pleio. Het werd een jaar geleden opgezet door de Belastingdienst en Ambtenaar 2.0 als betrouwbaar alternatief voor verschillende internetdiensten. Ruim 19.000 ambtenaren hebben er nu een account, er zijn 2300 groepen waar medewerkers van verschillende overheidsinstanties samenwerken en enkele gemeenten hebben er hun intranet ondergebracht.

Functionaliteiten kunnen op aanvraag worden ontwikkeld, op kosten van de aanvragende instanties. Vervolgens komt die functionaliteit ook ten goede aan de andere gebruikers en organisaties. Zo wordt dus gebouwd aan een soort 'nationaal intranet'. De totale kosten tot nu toe bedragen 70.000 euro. Denk nu niet 'veel geld': voor zo'n bedrag realiseert één middelgrote gemeente veelal nog geen intranet, laat staan één voor tientallen overheidsorganisaties, en met de vele extra's die Pleio 'gratis' biedt.

Durf te vragen
Zo komt het budget dat de ene overheidsinstantie uitgeeft ten goede aan alle andere deelnemende instanties. Ook op andere terreinen gebeurt dat. Via Pleio, maar ook via andere kanalen (LinkedIn, Yammer, Ning) wisselen medewerkers van uiteenlopende organisaties - van politie en brandweer tot ministeries en de Belastingdienst - ervaringen uit. Dat kan gaan over handige internettools, over de beste manier om kennis te delen, over de beste hardware, maar ook over beleidszaken: Hoe doen jullie dat? Wie heeft hier ervaring mee? Hoe wordt daar bij jullie over gedacht?

Ook dit soort kruisbestuiving bespaart geld, véél geld. Nog niet zo lang geleden zorgden externe adviseurs voor die kennisuitwisseling tussen overheidsorganisaties. Ze adviseerden de ene instantie en namen de ervaring mee naar de volgende. Iedere nieuwe klant weer een nieuwe factuur. Die schakel kan nu in veel gevallen achterwege blijven. Dat is pas bezuinigen.

De rechtstreekse uitwisseling werkt vooral in ambtelijke organisaties zo goed, omdat ze niet elkaars concurrenten zijn. Ze hebben vaak te maken met vergelijkbare vraagstukken en ze werken voor dezelfde doelgroep, namelijk de burger. Optimale kennisuitwisseling en samenwerking voorkomt dat die burger steeds opnieuw moet betalen voor hetzelfde externe advies.

Van onderaf
Dergelijke samenwerking en kennisuitwisseling moet van onderaf komen, door de betrokken medewerkers zelf. Deze nieuwe manier van werken valt ook niet van boven af te dwingen. Ambtenaar 2.0 drijft op het enthousiasme en de gedrevenheid van ambtenaren bij allerlei overheidsorganisaties. Ze zijn meteen de ambassadeurs van de nieuwe manier van werken bij hun organisatie. Het Programma Ambtenaar 2.0 is daarbij de verbindende factor.

Kortom: Als Ambtenaar 2.0 er niet was, zou het programma moeten worden uitgevonden. In plaats daarvan dreigt het nu ten onder te gaan aan de rigide structuren die het zo succesvol heeft doorbroken.

De besparingen, die moeilijk zijn te becijferen maar die er wel degelijk zijn, komen niet terug op de begroting van één bepaald ministerie. Waarom zou dat ministerie dan wel voor alle kosten moeten opdraaien? Vanuit het ministerie gedacht volstrekt logisch, maar vanuit het grote geheel geredeneerd onbegrijpelijk. Ambtenaar 2.0 moet blijven, gooi met het badwater het kind niet weg.

Kees Groenenboom is hoofdredacteur media bij de provincie Noord-Holland.