Ontwikkelingshulp komt bijna om in cijfers

Ontwikkelingswerkers gaan niet meer het veld in om waterputten te slaan. Ze zijn druk met formulieren en rapportages. De bureaucratie lijkt te ver doorgeschoten....

Lilianne Ploumen, directeur internationale programma’s bij de ontwikkelingsorganisatie Cordaid, vertelt het verhaal lachend, maar eigenlijk vindt ze het te absurd voor woorden.

‘Wij kregen op ons kantoor in Burundi een controleur van de Europese Unie op bezoek. Dat kantoor beheert zijn eigen administratie en heeft dus ook de originele bonnetjes van alle uitgaven. Maar volgens de EU-regels moeten die bonnetjes op ons hoofdkantoor liggen. Toen zijn 180 kilo bonnetjes naar Den Haag verstuurd. Vervolgens is een controleur hier naar die bonnetjes komen kijken.’

Welkom in de wereld van de verantwoorde bedrijfsvoering. Ontwikkelingsorganisaties zijn de afgelopen decennia professioneler geworden, maar daarmee ook bureaucratischer. De ontwikkelingswerkers die vroeger het veld in trokken om zelf een waterput te slaan, besteden tegenwoordig een groeiend deel van hun tijd aan het opstellen van rapporten en het invullen van formulieren.

Cordaids laatste subsidieaanvraag bij het ministerie van Ontwikkelingssamenwerking omvatte zes dozen groot (een doos per aanvraag; in zesvoud). Een directiesecretaris leverde de dozen dit voorjaar bij het ministerie af.

Op het kantoor van Cordaid – een onopvallend gebouw in het centrum van Den Haag – bladert Ploumen door de aanvraag: 287 fraai vormgegeven pagina’s, aangevuld met 23 bijlagen. Met eindeloze tabellen en cijfers – soms tot op honderd nauwkeurig – voorspelt Cordaid hoeveel kansarmen of onderdrukten zij aan een inkomen, betere gezondheidszorg of een opleiding zal helpen. Bovendien wordt – op verzoek van het ministerie – kwistig gestrooid met bureaucratisch jargon zoals contextanalyses, hefboomwerkingen en een uiteenzetting van de DRAM: de relatie tussen doelen, resultaten, activiteiten en middelen.

Henk Tuijn, hoofd van de afdeling financiën & automatisering, laat zien waar de bureaucratie in gaat zitten. Op de financiële administratie staan eindeloze rijen ordners met bankafschriften – van hieruit wordt het geld overgemaakt naar de lokale organisaties waarmee Cordaid in ontwikkelingslanden samenwerkt. Een ict-afdeling regelt onder meer dat de software die Cordaid gebruikt, wordt aangepast aan de eisen van de subsidieverleners.

In een kleine kamer controleren drie vrouwen de administratie (ook de huisaccountant van PricewaterhouseCoopers komt jaarlijks langs). Een van de vrouwen doet dat ook bij de veldkantoren van Cordaid. Ze reist daarvoor de wereld rond. Ploumen: ‘Voor die kantoren zijn de administratieve verplichtingen vaak lastig. Sommige hebben geen stroom, en kunnen maar twee uur per dag de computer aan zetten op een aggregaat.’

Ook beheren de vrouwen het kroonjuweel van de administratie: het kwaliteitshandboek, waarin alle administratieve processen worden beschreven; van het verwerken van de post tot het ontslaan van personeel. Een controleur van Lloyd’s Register komt jaarlijks langs om te kijken of alles inderdaad via het handboek wordt gedaan. De beloning: het ISO-certificaat, een felbegeerd keurmerk voor de organisatie. Ploumen: ‘De systematiek van onze organisatie is daardoor niet anders dan die van een beursgenoteerd bedrijf.’

Hoeveel geld met de bureaucratie is gemoeid, kan niemand bij Cordaid zeggen. Met een slag in de lucht schat Tuijn dat alleen in het opstellen van de laatste subsidieaanvraag al meer dan een half miljoen euro is gaan zitten. Maar, benadrukt Ploumen: ‘Je zult mij niet horen fulmineren tegen controles. Rapporteren en controleren hoort bij ons werk. Wij beheren hier 170 miljoen euro per jaar. Dat geld is niet van onszelf, maar van de overheid, van donateurs en andere subsidieverstrekkers.’

Volgens Louk de la Rive Box, rector van het Institute of Social Studies in Den Haag, is de ontwikkelingssector ‘een van de meest gecontroleerde sectoren van het overheidsbeleid. Vergeleken met het onderwijs of de gezondheidszorg staat de sector nog sterker bloot aan de kritiek dat de effecten te beperkt zijn. Door het proces aan veel regels te onderwerpen, hoopt men dat het product beter wordt.’ ‘Maar’, zegt Box, ‘mijn gevoel is dat we doorgeslagen zijn.’

Bij Cordaid maken ze zich vooral zorgen over wat in de sector ‘stapelen’ wordt genoemd. Ploumen: ‘Onze subsidieverstrekkers, of dat nu de Samenwerkende Hulporganisaties zijn, de Europese Unie, de Nederlandse overheid of de Wereldbank: ze formuleren allemaal hun eigen eisen.’

Heeft de overheid bijvoorbeeld net de zogeheten apparaatskostenvergoeding (een percentage van de begroting dat een organisatie mag opvoeren voor de bureaucratische rompslomp), vraagt SHO opeens om een verantwoording daarvan. ‘De administratie moet dan weer worden aangepast’, zegt Tuijn.

‘De buitenwacht wil steeds meer weten van de organisaties’, zegt ook Marie-Trees Meereboer, directeur van de branchevereniging Partos. ‘Keurmerken als het Centraal Bureau Fondsenwerving of websites als Geefwijzer.nl en Helphelpen.nl sturen vragenlijsten op. Partos doet dat ook.’ Maar volgens Meereboer wordt de bureaucratisering ook door de ontwikkelingsorganisaties zelf gedreven. ‘Als lerende organisaties willen ze steeds meer weten. Daartoe voegen ze iedere keer weer een element toe aan hun database. Maar de vraag is of alles wat te weten valt, ook het weten waard is.’

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden