Zo werk je als baas op afstand

Leidinggeven op afstand: vroeger gebeurde dat alleen als het echt niet anders kon. Maar de hedendaagse ondergeschikte kan heel goed zelfstandig werken en de hedendaagse manager heeft daarin vertrouwen.

null Beeld Claudie de Cleen
Beeld Claudie de Cleen

Secretaresse Linda Fredriks heeft bijna elke werkdag rond half 10 een 'telefoonmomentje' met haar directeur. Samen nemen ze dan de agenda door. Fredriks werkt bij Het Paleisje, een kinderdagverblijf met honderd medewerkers en zeven vestigingen in Rotterdam en omgeving. Haar directeur heeft zo vaak afspraken buiten de deur dat ze haar twee kantoormedewerkers op afstand aanstuurt.

Tot anderhalf jaar geleden had Fredriks nog een manager binnen handbereik. Maar sinds die weg is, bespreekt ze bijna alles telefonisch en via de mail. Eén keer per week ziet ze directeur Samira Bouharrou voor een werkoverleg. Dat is genoeg, zegt ze. De nieuwe manier van leidinggeven bevalt haar goed.

'Mijn directeur heeft het volste vertrouwen in me, ze weet dat ik zelfstandig kan werken. En ik vind het fijn dat ik niet op mijn vingers word gekeken. Als ik vragen heb, weet ik wanneer Samira bereikbaar is. We zijn op elkaar ingespeeld en kunnen goed met elkaar opschieten.' Dat laatste is wel een voorwaarde: 'Als ik een stugge of botte leidinggevende had, zou de drempel om te bellen hoger liggen.'

Leidinggeven op afstand - tot voor kort gebeurde dat alleen als werknemers onderweg waren of in het buitenland verbleven. Maar reorganisaties kunnen er mede toe leiden dat medewerkers en leidinggevenden elkaar niet meer tegenkomen bij het koffieapparaat. In de buurtzorg, kinderopvang en thuiszorg zijn veel locatiemanagers tegenwoordig regiomanagers. Soms krijgen ze wel drie keer zo veel medewerkers, verspreid over een groot gebied.

Ook nu steeds meer mensen thuis werken, zien ze hun leidinggevende minder vaak. Internet en nieuwe technieken maken het gemakkelijker om een of meer dagen met de laptop aan de keukentafel te zitten. Eind januari kwam het Centraal Bureau voor de Statistiek met cijfers over het thuiswerken. In 2015 gebeurde dat al bij bijna 3 miljoen van de 8,3 miljoen werknemers en zelfstandigen in Nederland, van wie 63 procent incidenteel thuis werkt. Aan kop staan ict'ers, managers, docenten en mensen met creatieve beroepen.

'Aansturen op afstand vraagt om een nieuw type leider', zegt management-consultant Ronald van Aggelen. 'Geen controlfreak, maar iemand die medewerkers het vertrouwen geeft dat ze zelf beslissingen kunnen nemen. Iemand die liever vragen stelt en luistert dan lijstjes afvinkt, rapporten vraagt en procedures bedenkt.'

Nieuwe rol

Van Aggelen traint managers die moeten wennen aan hun nieuwe rol. Hij is op 30 maart een van de sprekers tijdens een masterclass leidinggeven op afstand in Amsterdam. In Nederland is hier nog vrij weinig informatie over, maar in Amerika verschijnen al boeken met titels als The virtual manager en How to lead from a distance. In Engelstalige blogs en artikelen wemelt het van de tips voor het aansturen van remote workers. Een goede Nederlandse vertaling is daar nog niet voor - 'telewerkers' klinkt nogal belegen.

'De oudere generatie managers is gewend te sturen en te controleren, maar bij leidinggeven op afstand komt het aan op loslaten en vertrouwen geven', zegt Ronald van Aggelen. 'Ik krijg vaak vermoeide managers met overvolle agenda's. Als je goed kunt aansturen op afstand, gaat je dat juist minder tijd kosten. Managers zeggen later ook: ik hoef er niet meer bovenop te zitten.'

De consultant geeft het voorbeeld van een onderhoudsbedrijf met medewerkers in de buitendienst. Ze kwamen 's ochtends altijd eerst op kantoor om hun opdrachten en materiaal te halen. Meteen vanuit huis naar de klant rijden, scheelt tijd. Dus werd er een gps-systeem in de auto's geïnstalleerd waarop werd bijgehouden hoe lang ze onderweg waren. 'De medewerkers kregen daar een beklemmend Big Brother-gevoel van. De productiviteit ging naar beneden en het ziekteverzuim ging omhoog.'

In een training leerde Van Aggelen de managers heldere doelen te stellen, maar de medewerkers vooral ook te vragen: 'Waar heb je me voor nodig?' Dat was even wennen. Bij de leidinggevenden was de angst voor misbruik aanvankelijk groot. 'Maar de facturen voor klanten zijn ook al een vorm van controle. Het gps-systeem is na de training tijdelijk stopgezet.'

Managerskreet

Leidinggeven op afstand is bij de RET van alle tijden, zegt programma-adviseur Erik Visser van het Rotterdamse openbaarvervoerbedrijf. 'Maar in 2003 had een chef nog een team van dertig medewerkers en nu zijn dat er ongeveer 75.' Eenderde van de leidinggevenden stuurt mensen aan die in de metro, tram, bus of op een veerboot werken.

Visser is het ermee eens dat een leidinggevende op afstand geen controlfreak moet zijn. Maar hij zet een kanttekening bij de moderne managerskreet dat medewerkers zelfsturend moeten zijn. 'Ook in onze organisatie gedijen mensen bij voorspelbaarheid en duidelijkheid. Managers moeten wel richting blijven geven.'

In onderzoeken ziet het vervoerbedrijf terug dat de betrokkenheid en inzetbaarheid stijgen als medewerkers zich gewaardeerd voelen. 'Aandacht en erkenning helpen om met een glimlach de baan op te gaan', zegt Visser. 'Daarom investeren we in de ontwikkeling van sociale vaardigheden van onze managers. We hebben een aantal nieuwe chefs geselecteerd op hun empathische vermo-gen.'

In het begin wekte dat wantrouwen bij doorgewinterde RET-medewerkers. Vooral als ze de vraag kregen hoe het met hen ging. Visser: 'Een van die nieuwe managers had alle verjaardagen van zijn medewerkers in zijn agenda gezet. Goed bedoeld, maar een vrouwelijke buschauffeur schrok zich een ongeluk toen hij haar belde. Hij wilde haar alleen maar feliciteren.'

Tips voor managers op afstand

1. Neem initiatiefrijke en gemotiveerde medewerkers aan.
2. Betrek ze bij de bedrijfscultuur met trainingen en presentaties.
3. Communiceer niet alleen via e-mail.
4. Geef deadlines voor projecten, maar mijd micromanagement.
5. Geef regelmatig positieve feedback.
6. Zorg dat informatie goed vindbaar is, bijvoorbeeld via Dropbox.
7. Mijd (mail)contact buiten werktijd.
8. Wees duidelijk over de richting die je op wilt.

(Tips afkomstig van de Amerikaanse internetondernemer Sameer Bhatia)

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden