Zo verandert de lege kantoorlobby van functie

In steeds meer bedrijfslobby's is geen portier of baliemedewerker meer te bekennen. Wie naar binnen wil, is aangewezen op een elektronisch systeem. Welkom in het moderne kantoor.

Archiefbeeld van een lobby die wordt gebruikt als ontmoetingsplaats en loungeruimte.Beeld anp

De lege lobby rukt op. Cijfers zijn er niet, maar een kleine rondgang levert vergelijkbare ervaringen en reacties op. In steeds meer kantoren is de receptioniste verdwenen en zijn het zuilen of muren die de bezoekers welkom heten. Vaak is er een knop waarmee de bezoeker het eerste contact legt. Soms glijdt een 'welkom' met de naam van de bezoeker over een groot scherm in een verder nog steeds lege hal. Van 'de knop' bestaat ook een luxe uitvoering waarbij een receptioniste in beeld verschijnt die de bezoeker toelacht.

In de economische crisis van 2008 besloten veel bedrijven hun receptioniste op te offeren. Voor krimpende bedrijven was de rekensom eenvoudig. Inclusief werkgeverslasten kost een receptioniste 50- tot 60 duizend euro per jaar. Tel daar bij nog de 10 duizend euro voor een gemiddelde werkplek. 'Afspraken worden online gemaakt. Mensen bellen elkaar mobiel. Dan is een receptioniste niet meer nodig, is de gedachte van sommige bedrijven', zegt arbeidsmarktadviseur Lisan van den Beukel van het UWV.

In een bedrijfsverzamelgebouw in Zwolle-west is het een kwestie van goed lezen. In de lege entree staan op de balie drie bordjes met telefoonnummers van bedrijven. 'Aanbellen' kan ook. Maar bij de diervoedergroothandel is de Ipad op poten vastgelopen. De medewerkster die wordt opgetrommeld - als je de weg weet loop je achter de balie gewoon door de deur - weet het verder ook niet. Ze werkt op de orderadministratie en 'doet' de receptie erbij. 'Maar wij krijgen niet veel bezoekers. Dat scheelt.'

In dezelfde hal staat achter de zuil helemaal links nog een aanmeld-tv. Met een druk op de knop wordt het eerste menselijke contact tot stand gebracht. 'Welkom', zegt telefoniste-receptioniste Vanessa van Infacilities. 'Kom de trap maar op.' Ook zij heeft een gecombineerde functie. Er komen nog veel telefoontjes van klanten binnen. En van sollicitanten. 'De zuil bedienen kan makkelijk tussendoor. Of ik een telefoontje even in de wacht zet omdat er een ander telefoontje komt of omdat er iemand bij de zuil staat, maakt niet uit', zegt de telefoniste-receptioniste, voor wie het ook nog heel gewoon is om collega's met elkaar door te verbinden.

Het gaat vooral om wat een bedrijf wil uitstralen, zegt Abraham van de Vuurst van Infacilities. De ontvangst op afstand is een specialiteit van het bedrijf. 'Veel kleine bedrijven hebben geen receptioniste meer. Bij grote bedrijven zien we dat beveiligers de ontvangst hebben overgenomen. En er zijn nog altijd bedrijven die vinden dat een receptioniste - al dan niet op afstand - in de lobby hoort bij de uitstraling van de onderneming. Je schept vertrouwen.'

En dan zijn sommige bedrijven de lege entree al weer voorbij. Dan vallen woorden als 'beleving' en 'hospitality'. 'De lobby is een ontmoetingsplek', zegt Frans Pijpers van interieurarchitecten InterAlter in Maastricht. Dat blijkt bij softwareontwikkelaar Afas in Leusden, bij Utrecht. Met een druk op de muur stuurt de bezoeker automatisch een mail naar degene met wie hij een afspraak heeft. Ondertussen biedt een gastvrouw van de hospitality een kop koffie of muntthee met gebakje aan. Marketing manager Sander Seton: 'De klant, we hebben inclusief cursisten soms honderden mensen over de vloer, vindt zijn weg zelf wel.'

Scheve verhoudingen

Er zijn maar weinig beroepsgroepen waar de verhouding vacatures-werkzoekenden zo scheef is als bij de receptionisten, blijkt uit gegevens van uitkeringsinstantie UWV. Door het jaar staan er gemiddeld 160 vacatures voor receptionistes open. Momenteel zitten er 13 duizend werkloze receptionisten in de WW.

Een probleemberoep, zo vat arbeidsmarktdeskundige Lisan van den Beukel van het UWV kort samen. Daarmee hebben de receptionisten de twijfelachtige eer een van de eerste beroepsgroepen te zijn waarvoor een lijst met overstapberoepen is gemaakt. Zo'n hulpmiddel tegen werkloosheid heeft het UWV eerder ingezet bij de faillissementen van V&D (achtduizend vooral winkelmedewerkers) en TSN Thuishulp (tienduizend thuiszorgers).

De economische groei die er weer is brengt de wegbezuinigde receptioniste nog lang niet overal terug, zegt Huub de Graaff, onderzoeker van arbeidsrelaties. Er zijn er nog altijd ruim 20 duizend, maar het is nog maar de vraag of dat er ooit veel meer zullen worden. 'De crisis was voor bedrijven een mooie aanleiding om hun organisatie onder de loep te nemen. Daardoor keert de verdwenen receptioniste vooral in kleine bedrijven lang niet altijd meer terug.'

Wie als receptioniste een alternatief zoekt maakt meer kans als projectassistent, werkvoorbereider of receptionist in een garagebedrijf of hotel. De lijst is vooral bedoeld om ideeën op te doen, zegt Van den Beukel. 'Om over te stappen naar een hotel moet je je talen spreken, in een garage ben je de schakel tussen de klant en de werkplaats en heb je technische kennis nodig en dat heeft niet iedereen.' De helft van de receptionisten, een functie op mbo 2-niveau, die zich hebben ingeschreven als werkzoekende zijn middelbaar geschoold, 10 procent heeft een hbo- of universitaire opleiding. Zo'n 40 procent is lager geschoold en heeft mbo-2 of lager.

Er liggen ook kansen voor wie een niet-administratief beroep zoekt. Bijvoorbeeld als medewerker van een callcenter, commercieel medewerker of medewerker klantenservice of tandartsassistente. Het UWV heeft de lijsten samengesteld op basis van overstappen die receptionistes in het verleden hebben gemaakt. Bij- of omscholing kan ook, zegt Van den Beukel. 'Voor kansrijke beroepen is er subsidie in de vorm van scholingsvouchers.'

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden