Willen werknemers een digitale koffiehoek?

Stel dat alle steeds maar achter hun dossiers verstopte gemeenteambtenaren elkaar online opzoeken, vrienden worden op sociale media, hun collega's gaan volgen en liken. Dan, ja, dan zouden ze elkaar eindelijk beter leren kennen en vast meer onderling begrip krijgen. Dan zouden ze opeens de overeenkomsten tussen zichzelf en de ander zien in plaats van de verschillen, en voortaan wél bereid zijn ideeën te delen en te leren van hun collega's.

Met dit ideaal als uitgangspunt liet een gemeentebestuur in Drenthe - de naam van de gemeente houdt sociale media-adviseur Jarno Duursma geheim - begin vorig jaar al zijn ambtenaren verplicht een profiel aanmaken op Yammer. Dit Amerikaanse sociale medianetwerk is speciaal ontwikkeld voor intern gebruik bij overheden en bedrijven. Op het Yammerplatform vormen werknemers van één bedrijf een sociaal netwerk. Alles wat ze erop delen, is alleen voor hun collega's zichtbaar.

Maar het ideaal van het gemeentebestuur liep vast in de weerbarstige realiteit. Alle ambtenaren waren lid geworden, maar slechts enkelen werden daadwerkelijk binnen het netwerk actief.

Triviale zaken

Op een avond plaatste een beleidsmedewerker, die wel enthousiast was over het nieuwe communicatiemiddel, een foto van haar dochter op de bank, met ongeveer dit onderschrift: 'Zo, dochter voor de tv, eindelijk rust, nu volop aan de bak met dat beleidsrapport.'

Het onschuldige bericht leidde tot ophef onder collega's, zegt Duursma. Veel medewerkers hadden helemaal geen zin naast hun gewone werk nog eens berichten te moeten plaatsen op Yammer. In de online mededeling van de beleidsmedewerker zagen zij de bevestiging van hun vooroordeel dat het communicatiefenomeen in de eerste plaats uitnodigt tot het delen van triviale zaken. Duursma: 'In de wandelgangen werd gezegd: als dit het niveau wordt, haken wij af.'

Sociale media op de werkvloer zijn de nieuwe trend. Naast Yammer gebruiken bedrijven en overheden inmiddels socialenetwerkapplicaties als IBM Connections en Slack. Vorige week maandag lanceerde Facebook zijn eigen bedrijfsversie: Facebook Workplace. Bedrijven als Philips en Heineken, maar ook Rijkswaterstaat en NS hebben tegenwoordig allemaal zo'n interne sociale mediasite, speciaal ontworpen voor collegiaal gebruik.

Het argument voor sociale media als bindmiddel tussen collega's klinkt mooi, haast utopisch. Medewerkers maken een account aan en plaatsen vervolgens berichten over bijvoorbeeld de presentatie waaraan ze die dag werken of over de lezing die ze gisteren hebben bezocht. Het idee is dat daaruit nieuwe organisatorische contacten voortkomen, bijvoorbeeld tussen een manager en voor hem onbekende collega een verdieping lager. 'Hé, ik zie dat jij dat project wil beginnen. Met iets vergelijkbaars zijn wij al bezig geweest, dus kom langs, dan helpen wij elkaar.'

Maar misschien hebben de digitale 'weigerambtenaren' uit de Drentse Yammer-gemeente gewoon een punt. Hoogopgeleide managers en kantoormedewerkers besteden al bijna 30 procent van hun werktijd aan lezen en beantwoorden van e-mail. Waarom zouden werknemers een nieuwe stoorzender accepteren als ze nu reeds lijden aan informatie-overkill?

Zes jaar geleden pionierde Ben de Snoo, communicatiemedewerker bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, met het toen pas één jaar oude Yammer. In korte tijd zag hij hoe duizend collega's lid werden. Hij dacht toen dat het nieuwe communicatiemiddel wel eens invloedrijk zou kunnen worden op het departement en adviseerde bepaalde ambtenaren Yammergroepen aan te maken. Ook de secretaresses gaven elkaar via zo'n groep tips over het bestellen van bloemen.

Maar wat bleek na enige tijd? Zelfs de actiefste gebruikers vielen steeds vaker terug op e-mail of het goede oude intranet, de interne website van het ministerie. Dit was van oudsher de centrale plek voor bedrijfsmededelingen en dat bleef het. Bovendien kreeg Yammer als bedrijfsnetwerk concurrentie van Whatsapp. Met deze chatapp stuurt iedereen even gemakkelijk berichten naar elkaar.

Net als in hun privéleven bewegen werknemers zich op de werkvloer meestal in een kleine kennissenkring die ze kunnen overzien. Ze delen informatie liever met hun directe collega's dan met onbekenden op een andere afdeling. De Snoo: 'De waarheid is dat Yammer langzaam uitsterft.'

Kattenvideo's

Bedrijven vergroten de kans van slagen van een sociaal bedrijfsnetwerk door vooraf goed na te denken over de introductie van Yammer, Slack of Facebook Workplace, zegt Duursma. De Drentse gemeente had de digitale muiterij van haar ambtenaren kunnen voorblijven door duidelijke richtlijnen voor het gebruik ervan op te stellen.

Bijvoorbeeld: deel bij voorkeur werkgerelateerde zaken. Privéfoto's, kattenvideo's en grappige plaatjes kunnen wel, maar maak daarvoor dan een aparte groep binnen de site aan en noem die bijvoorbeeld 'de koffiehoek' of 'het rookhok'.

Sociale media maken nooit vanzelf een einde aan de eilandjescultuur in organisaties, weet Duursma. 'Sociale media gaan over kennis delen. Alleen staat dat vaak haaks op het individuele belang. Werknemers houden informatie liever voor zichzelf. Want 'o, mijn god, straks staat mijn positie op het spel'. Of: 'Misschien word ik zelf wat minder relevant, zodra ik mijn informatie met anderen deel.'