Vergadergoeroe is in vergadering

De vergaderkundige, gespecialiseerd in de 'vergaderkunde', gepromoveerd op een proefschrift over de ontwikkeling van het vergaderen en schrijver van de 'Vergaderwijzer', een handwijzer over het fenomeen, is niet bereikbaar....

Van onze verslaggever

Hans Faber

AMSTERDAM

Hij zit in een 'bespreking'.

Die bespreking, om niet te zeggen vergadering, zal volgens een medewerkster van Vergaderkundig Bureau Van Vree in Amsterdam nog wel enige uren duren. 'Vanmiddag zal de heer Van Vree zeker terugbellen'.

Wat maar wil zeggen dat Nederland niet voor niets als vergaderland te boek staan. Was het niet de in Nederland wonende Portugees J. Rentes de Carvalho die al in 1972 opmerkte dat elke Nederlander van enige importantie minstens een paar vergaderingen per week heeft?

'De gemiddelde Nederlander brengt, zelfs voor de onbenulligste zaken, een aanzienlijk deel van zijn tijd door met papier en ballpoint in de hand, deelnemend aan de meest zonderlinge bijeenkomsten, met gefronst voorhoofd, aantekeningen makend, de weinige welbespraakten met een argwanend oog in de gaten houdend', aldus de schrijver.

Wie vergadert, heeft status. Wil je hogerop, dan moet je een ladder van vergaderingen beklimmen. Wie nooit vergadert, telt niet mee.

Wie vergadert, is druk en dus vanzelfsprekend belangrijk. Ooit een medewerker aan de lijn gekregen die meedeelde dat de heer Jansen 'momenteel op het toilet zit'? Of dat de heer Jansen zich 'nu al tien minuten in de rookkamer bevindt'? Of, nog erger, dat hij 'aan het pingpongen is'?

Nee, de heer Jansen zit steevast 'in een meeting'. Het liefst eentje die de hele middag duurt, want dan ben je nóg belangrijker. Sommigen, maar dat geldt alleen voor de allerbelangrijksten, mogen 'onder geen beding' gestoord worden, zo belangrijk is de bijeenkomst.

Dus vergadert Nederland massaal. Hoeveel we precies vergaderen is niet bekend, maar Van Vree durft in zijn boekje wel een gooi te doen. 'Naar schatting wordt er gemiddeld 10 tot 25 procent van de werktijd aan besteed. Managers besteden meer dan de helft, sommige bijna honderd procent van hun werktijd aan groepsgewijs overleggen, onderhandelen, informatie uitwisselen, problemen oplossen, ideeën ontwikkelen en besluiten nemen.'

De Nederlandse gewoonte om vaak te vergaderen - meer dan Portugezen, Fransen of Duitsers - is verklaarbaar, menen sommige geschiedkundigen. In de Republiek der Verenigde Nederlanden was geen enkel stadsdeel machtig genoeg om de dienst uit maken, zodat er over van alles en nog wat overlegd moest worden. Ook de nationale strijd tegen het water stimuleerde de vergaderdrift, menen deskundigen, aangezien de waterschappen van meet af aan op tamelijk democratische wijze werden bestuurd.

Volgens vergaderdeskundige Van Vree, naar eigen zeggen de eerste en enige die een geheel in vergaderen gespecialiseerd onderzoeks- en adviesbureau heeft opgericht, is er in Nederland sprake van een raar fenomeen. De tijd en kosten die wij aan vergaderingen besteden staan namelijk in schril contrast met de geringe aandacht voor mogelijke verbeteringen en besparingen.

Het is Van Vrees ervaring dat er meer vergaderleed voor lief wordt genomen dan nodig is. Vaak wordt er geklaagd dat vergaderingen saai en inefficiënt zijn. Dat hoeft niet, vindt Van Vree. In zijn boekje geeft hij de voorzitter enkele tips om het aangenaam te houden.

Waarom bijvoorbeeld moet iedereen altijd zitten? 'Stoelen kweken zitvlees, staan houdt de vaart erin.'

Stel een rookverbod in en creëer aldus een pressiegroep voor geregeld pauzeren. 'Pauzes zijn de poriën van een vergadering.'

Vage agendapunten, zoals w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt), moeten voorkomen worden om de snelheid er in te houden.

Vaak komen dezelfde problemen terug. De voorzitter dient dan hard maar tactvol in te grijpen. 'Zeg bijvoorbeeld niet: 'U praat onverstaanbaar', maar: 'De akoestiek is slecht, kunt u wat duidelijker spreken.'

En, zeker niet onbelangrijk, sluit de vergadering positief af. Maak er iets van, want de laatste indruk blijft volgens Van Vree het langst hangen.

Eindelijk, inmiddels zijn we vele uren verder, is vergaderkundige Van Vree uit vergadering. Hij heeft een gaatje gevonden om terug te bellen. Over zíín status hoeft niemand te twijfelen.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden