Vergaderen moet vooral gezellig zijn

‘Dit is de minst efficiënte baan die ik ooit heb gehad’, klaagde Mariko Peters, Kamerlid van GroenLinks dit weekend in de Volkskrant....

Dat Peters niet alleen staat in haar twijfel over het nut van vergaderen, bleek vorige week uit een onderzoek van het onderzoeksbureau Synovate/Interview NSS. Daaruit kwam naar voren dat 90 procent van de werknemers tijdens vergaderingen aan andere dingen denkt; in het overgrote deel van de gevallen aan wat ze die dag moeten doen.

Ook bleek uit het onderzoek dat bijna 50 procent van de ondervraagden de helft van de vergaderen niet nuttig vindt. Het nemen van beslissingen is vaak ondergeschikt aan gezelligheid. ‘Bijna driekwart van de ondervraagden vindt vergaderen goed voor de sociale contacten. Slechts een kwart antwoordt dat het behalen van resultaten belangrijk is’, zegt Wilbert van Vree. Als eigenaar van het Vergaderkundig Bureau Van Vree en auteur van Nederland als vergaderland stelde hij de vragen samen voor de enquête. ‘Vergaderingen worden vooral gebruikt om bij te praten met collega’s’.

Ook hoogleraar arbeids- en organisatiepsychologie Christel Rutte van de Universiteit van Tilburg ziet dat tijdens vergaderingen lang niet altijd nuttige informatie ter sprake komt. Dat komt volgens Rutte, vreemd genoeg, doordat veel werknemers bang zijn niets te zeggen. ‘Het is gek in een vergadering te hebben gezeten, zonder dat je iets hebt gezegd. Om toch iets bij te dragen, komen mensen vaak met informatie op de proppen die niet nuttig is.’ Ook zijn werknemers bang om tijdens een overleg hun hoofd boven het maaiveld te steken, zegt Nijstad. ‘Na afloop van een vergadering willen de deelnemers graag dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Hierdoor is het moeilijk om tijdens een werkoverleg je nek uit te steken met een opvallend voorstel.’

Vergaderen kost tijd én geld: 60 miljard euro per jaar berekende Van Vree.

Opvallend is volgens hem dat in Nederland in bijna alle sectoren, ‘van onder tot boven’ wordt vergaderd. In andere landen is dat niet zo. Volgens van Vree heeft dit met prestige te maken. ‘Van oudsher vergaderde vooral de elite. Nu tel je in Nederland niet meer mee als je niet vergadert.’

Tegelijkertijd blijkt uit onderzoek in opdracht van de printerfabrikant Canon dat lange en zinloze vergaderingen de belangrijkste oorzaken zijn van ‘kantoorwoede’. De tergende overleggen veroorzaken meer stress dan de lelijke inrichting van het kantoor of de politieke spelletjes van een manager. Door de lengte en de frequentie van vergaderingen in te korten, kunnen bedrijven die boosheid verminderen, aldus de onderzoekers.

Toch kunnen vergaderingen niet worden afgeschaft, zegt hoogleraar Rutte. ‘Vergaderen doen we niet voor niets. Het is nuttig om informatie te verzamelen en draagvlak te creëren voor beslissingen in een bedrijf. We pakken het alleen verkeerd aan.’

Om effectiever te vergaderen is het belangrijk dat de baas de touwtjes stevig in handen neemt tijdens een vergadering, bijvoorbeeld door het instellen van een tijdslimiet. ‘Ik ken een voorbeeld van een architectenbureau waar de vergadering wekelijks werd overheerst door een aantal dominante medewerkers’, zegt Carlijn Hoogeveen van het bedrijf Learn It. ‘Nu heeft de voorzitter een eierwekker die na 5 minuten afgaat. Dat is een teken dat de spreker zijn verhaal moet afronden.’

Bernard Nijstad, hoofddocent arbeids- en organisatiepsychologie aan de Universiteit van Amsterdam, ziet ook dat een strakke leiding belangrijk is. ‘Werknemers praten vaak vanuit eigenbelang’, zegt Nijstad. ‘Als baas moet je die achterliggende gedachten doorprikken. Dat kan door goed door te vragen tijdens een vergadering waarom iemand vindt dat een beslissing moet worden genomen’.

Econoom Arne de Vet komt met een onconventionele oplossing: zwijgen. De Vet promoveerde afgelopen vrijdag op zijn proefschrift ‘The effects of thinking in silence on creativity and innovation’ aan de Universiteit van Tilburg. ‘Met name introverte mensen hebben veel voordeel van een korte onderbreking van de vergadering met 5 minuten’, zegt de Vet. Zij hebben vaak moeite met het gelijktijdig luisteren, bedenken van ideeën en het plaatsen van de juiste opmerking op het juiste moment. ‘Door de vergadering even te schorsen en iedereen te laten nadenken, geef je die introverte persoon de kans om ook een bijdrage te leveren’. En daar profiteert volgens De Vet de hele groep van. ‘Het niveau van de groep is geneigd om zich aan de zwakste persoon aan te passen. Wanneer je die deelnemers extra stimuleert, profiteert iedereen mee’.

Wil je het kort houden, dan is staand vergaderen het proberen waard. Uit Amerikaans onderzoek kwam naar voren dat dit goede resultaten kan opleveren, zegt professor Rutte.

‘Staand overleggen, zorgt ervoor dat werknemers kort en krachtig hun standpunt naar voren brengen. Staan is oncomfortabel, zo stimuleer je werknemers om het vooral kort te houden’.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden