Hier zwijgen we over ongeschreven regels
Op vrijwel elke werkplek gelden regels die je alleen leert door ze op te pikken van collega's. Ze expliciet maken kan nuttig zijn.
Van ziekenhuis tot bouwbedrijf, overal spelen ongeschreven regels een belangrijke rol. Sommige van deze cultureel bepaalde gedragsregels kunnen negatief uitpakken. Wat kun je hiertegen doen?
Iedereen met een beetje werkervaring kan er zo een paar noemen: regels die nu eenmaal gelden omdat ze bij de bedrijfscultuur passen. 'Niet klagen over te veel werk' kan er een zijn, of 'we houden ons niet aan deadlines'. Annemieke Figee en Leonie van Rijn schreven het boek Groepsdruk, waarin veel aandacht is voor de ongeschreven regels in een organisatie. Ze onderhouden ook de website ongeschrevenregels.com.
Het duo geeft vaak trainingen aan teams over dit onderwerp. Figee legt uit dat ongeschreven regels niet per se positief of negatief zijn. 'Zo'n regel beschrijft welk gedrag een groep goedkeurt of juist afkeurt. Bijvoorbeeld: bij ons is het gebruikelijk onvoorbereid naar een vergadering te komen, daar zegt niemand wat van. Als er vervolgens allerlei zaken blijven liggen, wordt het tijd om in te grijpen.'
Ongeschreven regels expliciet maken
Zijn er ongeschreven regels die in sommige sectoren vaker voorkomen? 'Dat denk ik wel. In de zorg wordt er veel gepraat, maar spreekt men elkaar weinig direct aan, omdat de sfeer goed moet blijven. Bij bedrijven waar sales centraal staat, komen interne afspraken en planning vaak op de laatste plaats. Dat wordt een probleem als een bedrijf groeit.'
Figee en Van Rijn zien het als een mooie uitdaging de ongeschreven regel naar boven te halen. 'Dat doen we met een spelvorm; eerst gaan deelnemers individueel aan de slag met de ongeschreven regels, daarna maakt het team een top-5. En we kijken welke regels ongewenst zijn. Wat is de basis ervan? Het is dan een kwestie van blijven onderzoeken welke regels belemmerend werken en welke juist positief uitpakken. Uiteindelijk is het goed als ongeschreven regels 'geschreven regels' worden; dan zou je ze zelfs kunnen opnemen in je missie. Zo maak je ze expliciet en kan iedereen zich eraan houden.'
Typische ongeschreven regels volgens Figee en Van Rijn:
We houden het hier altijd gezellig Relatie gaat hier vaak voor zaak Kritische feedback geven we meestal niet Als we kritische feedback geven, doen we er een grote strik omheen Eigengereide types die hun oordeel altijd uitspreken, accepteren we hier niet Kritisch zijn we wél naar het management
Ook Johan Boudewijns geeft veel trainingen waarin hij ongeschreven regels openbaart. Hij promoveerde als bedrijfskundige aan de Nijmeegse Radboud Universiteit op dit onderwerp. 'Je haalt ze vooral naar boven in individuele interviews van twee uur, anders ervaren medewerkers te veel groepsdruk.' Wat doet hij vervolgens? 'Wij focussen altijd op het fundament waarop deze regels steunen. Ik vertel bijvoorbeeld vaak over de vliegramp waarbij een KLM-toestel betrokken was op Tenerife in 1977. Het probleem was onder meer de ouderwetse hiërarchie tussen de copiloot en de gezagvoerder. De gezagvoerder wilde snel vertrekken, maar de copiloot vertrouwde het niet. De gezagvoerder ging toch zijn eigen gang, omdat hij als meerdere geen tegenspraak gewend was. Het was de cultuur om je meerdere niet tegen te spreken. Nu is die cultuur bij de KLM compleet anders. En bij vliegtuigmaatschappijen in Zuid-Amerika zijn ze juist om die reden vaker met copiloten gaan vliegen. Ze hebben liever twee mensen die een beslissing nemen.'
Soms is de ongeschreven regel het symptoom van een ander probleem, legt Boudewijns uit. 'Ik ben weleens gevraagd om te kijken naar de ongeschreven regel 'Niemand klaagt over drukte', want er kwam zo veel uitval voor, dat de organisatie richting de afgrond gleed. Je kunt er dan voor kiezen om te trainen op 'efficiënter werken' of 'het vergroten van assertiviteit', maar ik heb toen geadviseerd om het enorme aantal projecten terug te schroeven. Dat was de meest effectieve oplossing.'
© Intermediair
Waarom conformeren?
Als je je aanpast, riskeer je geen conflict of uitstoting uit de groep. We zijn diep van binnen allemaal bang voor afwijzing. In teams met veel vrouwen wordt doorgaans makkelijker geconformeerd dan in mannenteams. Conformeren leidt tot positieve reacties van de groep. Wie wil dat niet? Niet conformeren leidt tot negatieve of afkeurende reacties. Dat geeft spanning. Hoe sterker de identiteit en de status van de groep, hoe meer we ervoor overhebben om erbij te horen. Het is vaak de (informele) leider die de ongeschreven regels bepaalt. Hij of zij wordt meestal gezien als kundig en ervaren, waardoor we gemakkelijker met hem of haar meegaan. We geloven dat de ander het beter weet. We geloven dat de ongeschreven regels de waarheid zijn. Als de ongeschreven regel is dat 'fouten vrijwel altijd toe te schrijven zijn aan afdeling X', duurt het niet lang of iedereen gelooft dat. Een nieuwkomer heeft zich binnen de kortste keren deze waarheid eigen gemaakt, zonder andere waarheden te onderzoeken. Als een taak belangrijk genoeg voor je is, zul je je eerder conformeren. Je hebt er tenslotte veel voor over om de taak tot een goed einde te brengen.
