Functioneringsgesprek moet serieuzer genomen worden

Met de invoering van de Wet werk en zekerheid is iemand ontslaan goedkoper geworden, maar zeker niet makkelijker. Waaraan moeten werkgevers en werknemers zich houden?

Beeld Claudie de Cleen

Het is geen onderwerp waarmee je vrienden maakt op een feestje, dus doen werkgevers er liever het zwijgen toe. Dat blijkt ook tijdens de cursus 'hoe ontsla ik een personeelslid dat zijn werk niet goed doet'. De Volkskrant mocht meekijken op de Praktijkochtend Dossiermanagement die werkgeversvereniging AWVN heeft georganiseerd naar aanleiding van invoering van de Wet werk en zekerheid, maar namen, en al helemaal niet van bedrijven, zien de deelnemers liever niet terug in de krant.

In een zaal in Bunnik wordt twintig keer vooral instemmend geknikt. De HR-medewerkers blijken veelal met dezelfde problemen te worden geconfronteerd. Of de afdeling personeelszaken het ontslag van een disfunctionerende medewerker wil afhandelen. Ondertussen heeft de chef onlangs nog wel een goed functioneringsgesprek met hem gevoerd. Of komt de chef ontslag vragen van de medewerker die hij een half jaar eerder voor een vast contract had voorgedragen.

Draait om de werkvloer

'Te vaak wordt gedacht dat de HR-afdeling de problemen wel oplost. Maar juist op de werkvloer moet het allemaal gebeuren', zegt een deskundige personeelszaken die voor een brancheorganisatie werkt. 'Wie bij de rechter om ontbinding van een contract wil vragen, moet met de nieuwe wet een ijzersterk dossier hebben.'

Laten we voorop stellen, werkgevers zijn er in principe niet op uit werknemers zomaar de zak te geven. Je mag je vijand veel personeel - lees kopzorgen - toewensen, in veel bedrijven deugt de baas en doet het personeel met veel plezier en inzet zijn werk. Maar met de invoering van de Wet werk en zekerheid vorig jaar is er nogal wat veranderd. Ontslaan is goedkoper, maar niet makkelijker geworden.

Managers moeten duidelijk zijn

En dus zit de zaal vol vragen. Voordat ontslag aan de orde is, moet een werknemer kansen hebben gekregen. Dus bijscholing of een verbeterplan, hoe lang heb je daar de tijd voor? Daar is niet één antwoord op te geven, zegt AWVN-advocate Eva de Graaff. 'Uit de rechtspraak weten we inmiddels dat minimaal een half jaar acceptabel is. Maar gaat het om een oudere werknemer die twintig jaar prima gefunctioneerd heeft, dan is een half jaar soms te weinig.'

De belangrijkste boodschap is vooral: de werkgever moet duidelijk maken waar het aan schort. Dat vraagt om gedragsverandering bij het management, zegt een HR-adviseur die een eigen praktijk heeft. 'Het functioneringsgesprek moet serieus worden genomen en managers vinden dat lastig. Ze willen vooral aardig gevonden worden door hun medewerkers. Maar HR kan dit niet meer voor ze oplossen.' Op de werkvloer is een cultuurverandering nodig, zegt AWVN-advocate Astrid Zuidinga. 'Werknemers moeten leren omgaan met kritiek; chefs en managers moeten beseffen hoe belangrijk de functioneringsgesprekken zijn geworden.'

Zeker daar waar het niet goed gaat, betekent het een juridisering van de arbeidsverhoudingen, zeggen de advocaten van de AWVN. 'En dat is jammer. Maar hoewel het ontslagrecht nu ieders aandacht heeft, bedenk wel: het blijven uitzonderingen.'

Tips voor de werkgever

Zorg voor een goede omschrijving van iemands werkzaamheden. Van een algemeen medewerker - komt veel voor in arbeidscontracten - is bij de rechter natuurlijk absoluut niet duidelijk wat er van hem wordt verwacht. Productiemedewerker is al duidelijker. Maar ga er gewoon voor zitten en schrijf uit wat iemand doet. Dat past makkelijk op een A4'tje. En af en toe bijwerken uiteraard.

Voer jaarlijks een plannings-, voortgangs- en functioneringsgesprek. Leg vast wat er is besproken en laat de medewerker het verslag mede ondertekenen. Voor wie dit klinkt als een open deur: er zijn genoeg kleine bedrijven waar op de werkvloer tussen neus en lippen wat opmerkingen worden gemaakt en daar heb je niets aan bij de rechter.

Ontevreden over een medewerker? Dan is alleen dat zeggen en schriftelijk vastleggen niet genoeg. Geef aan wat de medewerker moet verbeteren en spreek af hoe je daar als werkgever bij helpt. Zet een senior-collega in, laat de medewerker meelopen op een andere afdeling, doe aan coaching, biedt een cursus of scholing aan. Met regelmaat de afspraken evalueren en ook weer: allemaal op papier zetten.

Beeld Intermediair

Zit er geen of onvoldoende verbetering in? Dan nog is ontslaan te vroeg. Kijk of je de functionaris elders in je bedrijf kunt plaatsen. De rechter zal uiteindelijk vragen of dit geprobeerd is. Hij zal een overzicht willen zien van de functies en vacatures.

Geduld! Je bent zo een jaar verder, want ook een disfunctionerende werknemer verdient een eerlijke kans. Een verbetertraject van twee maanden voor iemand die al 25 jaar in dienst is, daar neemt een rechter geen genoegen mee.

Even slikken. Een rechter kijkt of de voorgaande stappen correct zijn uitgevoerd. Mag je ontslaan, dan krijgt de nu ex-collega in principe de transitievergoeding (eenderde maandsalaris per gewerkt dienstjaar, meer voor langere dienstverbanden) mee.

Geen zin in dit omslachtige traject? Dan wordt het onderhandelen met de werknemer. Reken uit wat je kwijt zou zijn aan begeleiding, scholing en maanden loon doorbetalen. Flink afronden naar beneden en goed onderhandelen over een passende afkoopsom.

Tips voor de werknemer

Neem kritiek serieus en reageer daar vooral schriftelijk en zakelijk op. Schuif de schuld dus niet meteen in de schoenen van je (nieuwe) chef. Stip neutraal de gewijzigde omstandigheden aan en geef aan dat je je wilt inzetten en samen op zoek wilt naar een oplossing. Biedt aan om een cursus of scholing te volgen bijvoorbeeld.

Er is niets engs aan een functioneringsgesprek. Bereid je goed voor en ga het gesprek open in. Wat vind je zelf wat goed of minder goed gaat. Ook als je uitstekend functioneert, kun je wensen hebben voor een cursus of andere opleiding. Stel je open voor kritiek.Maar, houd je ogen open. Ben jij ineens de enige die op gesprek moet komen, vraag dan eens langs je neus weg wanneer collega Klaas aan de beurt is.

Aarzel niet hulp in te roepen. Ben je lid van een vakbond of heb je een rechtsbijstandsverzekering, dan kun je daar een beroep op doen. En merk je dat je er echt uit moet, schakel dan in elk geval een arbeidsjurist in. Ook als je zelf weg wilt

Tips met medewerking van Pascal Besselink, jurist arbeidsrecht bij DAS.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 de Persgroep Nederland B.V. - alle rechten voorbehouden