Dit ziekenhuis heeft een spreekuur voor afgewezen sollicitanten

‘Zij doen vaak veel moeite voor ons, dus willen we iets teruggeven.’

Goed personeel vinden valt niet altijd mee. Het afwijzen van degenen die het niet haalden is zo mogelijk nog een grotere kunst. 

Beeld Claudia de Cleen / de Volkskrant

Op tafel ligt een cv vol aantekeningen en pijlen. 'Deze mevrouw is afgewezen. We vonden dat ze niet genoeg leidinggevende ervaring heeft voor een baan als hoofd van een polikliniek’, zegt Chantal van Steekelenburg. Zij is een van de vijf personeelswervers van het Reinier de Graaf Ziekenhuis in Delft. Over vijf minuten begint ze met het maandelijkse spreekuur voor afgewezen sollicitanten.

Het ziekenhuis is voor zover bekend de enige organisatie in Nederland met deze service. Het sollicitatiespreekuur bestaat al sinds 2013, maar dit jaar is het genomineerd voor een prijs voor de beste personeelscampagne. De Werf& Awards, een activiteit van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie, worden half mei uitgereikt in Amersfoort.

‘Wij willen afgewezen kandidaten niet afschepen met een standaardmailtje, maar menswaardig en eerlijk met ze omgaan’, zegt Van Steekelenburg. ‘Zij doen vaak veel moeite voor ons, dus willen we iets teruggeven.’

15 procent

Het Reinier de Graaf ziekenhuis (2.600 medewerkers en 481 bedden) heeft per maand gemiddeld 38 vacatures, van een patholoog tot een vrijwilliger voor de pendelbus. Elke maand wijst het ziekenhuis zo’n 350 sollicitanten af. De gegadigden die achter het net vissen ontvangen niet allemaal een uitnodiging voor het spreekuur. ‘Soms komen er wel honderden reacties op een vacature voor een transportmedewerker. Als we die mensen allemaal uitnodigen, zouden we er een weektaak aan hebben’, zegt Van Steekelenburg. Van de groep die in aanmerking komt, verschijnen jaarlijks 200 mensen op het spreekuur.

‘Ik vind die 15 procent nog te weinig’, zegt de personeelswerver. ‘Als ik solliciteerde, zou ik elke kans op feedback aangrijpen. De deur staat tenslotte op een kier.’ Twaalf afgewezen sollicitanten kregen via het spreekuur alsnog een baan bij het Delftse hospitaal. Zoals een verpleegkundige die beter paste bij een vacature voor opleidingsadviseur. Het komt ook voor dat afgewezen kandidaten elders snel werk vinden. ‘Soms krijgen we een bedankje voor de goede tips.’

Maureen Finkenflugel (52) is de afgewezen kandidaat voor de baan van hoofd polikliniek. Ze is net begonnen met solliciteren. Ze wil graag horen hoe ze zichzelf beter kan presenteren, zodat ze de volgende keer meer kans maakt. Over de uitnodiging om haar brief en cv te bespreken, is ze vol lof. ‘Ik voel me meteen minder afgewezen. Wat een leuk bedrijf moet dit zijn als jullie zo met mensen omgaan.’

Voorzichtigheid geboden

Het afwijzen van sollicitanten is een kunst, zegt Gusta Timmermans. In haar pas verschenen boek 199 vragen voor een succesvol selectiegesprek hamert ze erop dat dit netjes gebeurt. De afgelopen tien jaar leidde Timmermans bij ING de afdeling werving en selectie. Een sollicitatiespreekuur vindt ze een goed idee.

Volgens Timmermans is wel een voorwaarde dat afgewezen kandidaten een individueel gesprek krijgen. ‘Ze willen elkaar liever niet zien.’ Die ervaring heeft het Reinier de Graaf-ziekenhuis ook. Aan groepsbijeenkomsten bleken deelnemers minder te hebben.

In haar handboek voor leidinggevenden en personeelswervers geeft Gusta Timmermans negen tips voor een zorgvuldige afwijzing. Op nummer één staat dat het bedrijf de afgewezen kandidaten na het sollicitatiegesprek moet bellen. ‘Geef twee punten door waarop ze goed hebben gescoord en twee punten die reden waren hen af te wijzen. Maar vraag wel eerst even of ze die negatieve feedback willen horen.’

Moeten de kandidaten het ook te horen krijgen als ze niet sympathiek overkomen? ‘Ik zou voorzichtig zijn met persoonlijke oordelen’, zegt Timmermans. ‘Sollicitanten kunnen weleens negatief of verzuurd overkomen, zeker als ze net zijn ontslagen. Als je dat een paar keer merkt, kun je voorzichtig iets zeggen.’

Ook Timmermans benadrukt dat een onpersoonlijke afwijzing slecht is voor het werkgeversimago. ‘Je komt elkaar altijd weer tegen. En een negatieve recensie is snel geschreven op een vacaturesite als Glassdoor of Indeed. Een bedrijf raakt een negatief imago niet snel kwijt.’

Compliment

Op het spreekuur in Delft krijgt Maureen Finkenflugel ‘ter inspiratie’ cv’s te zien die moderner ogen dan haar zwart-wit-pagina’s. Voor het vermelden van haar nevenactiviteit als mantelzorger scoort ze een compliment. Ze blijkt wel degelijk leidinggevende ervaring te hebben. Alleen heeft ze die niet duidelijk op haar cv gezet. ‘Je hebt het over coördineren, maar dat komt minder stevig over’, zegt de personeelswerver. ‘En er kan ook best een foto bij.’

Als het spreekuur van een kwartier om is, stelt Van Steekelenburg nog een laatste vraag: hoe zou zou Finkenflugel zichzelf als leidinggevende omschrijven? ‘Als iemand die transparant is, kan luisteren en het goede voorbeeld geeft’, is het antwoord. Finkenflugel krijgt het advies haar cv op te poetsen en nog eens op te sturen. Zodra de deur dicht is, zegt Van Steekelenburg. ‘Ik ga haar maandag bespreken in ons team. Ze is in het echt veel sterker dan op papier.’

Afgewezen? Vier tips

Moet je altijd bellen?

Als de afwijzing via de mail komt, kun je beter terugmailen, zegt Gusta Timmermans. ‘Tenzij erbij staat dat je kunt bellen. Hoe verder in de procedure, hoe groter de kans op persoonlijke uitleg. Een werkgever die in de eerste ronde 95 mensen moet afwijzen, zal algemene redenen geven.’

Wat vraag je?

‘Je kunt ernaar informeren of het zin heeft op andere functies in de organisatie te solliciteren.’

Vragen of je toch mag langskomen?

‘Als je goed uitlegt waarom je graag op de koffie wilt, maak je bij kleinere bedrijven wel een kans. Gemotiveerde mensen vallen op.’

Neem je na drie maanden weer contact op?

‘Dat is slim, want dan is de proefperiode afgelopen van degene die is aangenomen. Het is altijd goed in contact te blijven, bijvoorbeeld via LinkedIn.’

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.