De open werkvloer: het leek zo'n goed idee

Het leek zo mooi in de jaren '50, de open werkvloer. Goede zichtlijn voor de baas, prima ook voor de communicatie. Maar de moderne werknemer voelt zich bespied. Hij wil rust en rugdekking.

Beeld Claudie de Cleen

Waarom werken we nog steeds massaal in kantoortuinen? Er is niets dodelijker voor de concentratie is dan collega's.

Werkgevers houden van betrokken en bevlogen werknemers, die om de haverklap in een flow geraken: een diepe concentratie waarin ze hun werkzaamheden als in een trance afronden. Tegelijkertijd ziet de doorsnee baas zijn afdeling graag als een bijenkorf waarvan hij de imker is: overal zoemen kenniswerkers rond, die spontaan tweegesprekjes initiëren en daarna volledig geïnformeerd aan de slag gaan.

Met dit idee in het achterhoofd is de kantoortuin in de jaren 50 van de vorige eeuw ontworpen: als je nou maar een zichtlijn hebt op zo ongeveer iedereen op de werkvloer, dan is de communicatie optimaal en kan er nooit meer iets misgaan...

Prikkels en privacy

'In kantoortuinen is het weliswaar gemakkelijker om elkaar op te zoeken, maar het nadeel is dat werknemers zich moeilijker van anderen kunnen afzonderen', zegt omgevingspsycholoog Joren van Dijk van onderzoeksbureau Eyckveld. In hoeverre iemand behoefte aan privacy heeft, verschilt per persoon. Daarbij gaat het niet alleen om gezien worden door anderen, maar ook om gehoord worden.

'Een gevolg kan zijn dat mensen zich anders gaan gedragen. Managers zeggen bijvoorbeeld dat ze minder feedback geven of vertrouwelijke gesprekken voeren.' Voorstanders van open ruimtes in kantoren voeren aan dat ze bevorderlijk zijn voor de transparantie binnen bedrijven.

Van Dijk: 'Transparantie is een belangrijk streven binnen bedrijfsvoering, maar soms spelen er gevoelige kwesties. Om je kwetsbaar te kunnen tonen, helpt afgeslotenheid enorm.'

Een ander probleem van kantoortuin is de grote hoeveelheid afleidende prikkels. Die maken het moeilijk om in een lekker werkritme te raken. Er is meestal veel cafeïne, chocola en minstens een uur ongestoord doorwerken nodig voordat de werknemer echt op stoom raakt en iets moois kan maken. En dat opbouwen van die concentratie kan in een kantoortuin vaak lastig zijn.

'Mensen die complexere taken uitvoeren, hebben meer last van afleidende prikkels. Ook wie moeite heeft met het negeren van stimuli, ervaart een kantoortuin vaker negatief.'

Vier oplossingen

Zo verzacht je als werkgever de negatieve effecten van kantoor-tuinen:
- Sta medewerkers toe om thuis te werken.
- Verminder de verspreiding van geluid.
- Verdeel de ruimtes in zones gebaseerd op soort activiteit.
- Geef individuele werknemers zo veel mogelijk controle over het klimaat.

Schotten en flexplekken

Om die negatieve gevolgen van kantoortuinen te verzachten, passen organisaties allerlei methodes toe. Eén daarvan is het opdelen van de werkvloer. 'In sommige zones staan bijvoorbeeld lange tafels, waar personeelsleden even hun mail kunnen lezen en een praatje kunnen maken', zegt Floris Vrasdonk, auteur van het boek Wie heeft mijn werkplek gepikt? 'Maar voor mensen die geconcentreerd moeten werken, kun je plekken afschotten.'

Flexwerkplekken kunnen volgens van Dijk vaak prima uitpakken, maar 'toch is de behoefte aan een eigen plekje heel menselijk. Je ziet dat al in het klein terug bij vergaderingen. Als die worden onderbroken door de lunch, gaat iedereen daarna weer op dezelfde plek zitten. Als je dat niet doet, krijg je vreemde gezichten.'

Wanneer je stilteruimtes creëert, moeten die bovendien ook echt stil zijn. Van Dijk: 'Stimuleer een cultuur waarin werknemers elkaar durven aanspreken op ongewenst gedrag. Maak duidelijke afspraken. En geef werknemers het gevoel dat het geen schande is om te mogen zeggen dat je op sommige dagen ongestoord moet kunnen werken of de behoefte hebt aan een rustige werkplek.' Daarnaast adviseert Vrasdonk om te investeren in maatregelen om de akoestiek te verbeteren, zoals geluidsabsorberende schotten en plafonds. 'Als het erg galmt in een ruimte, gaan de aanwezigen harder praten.'

Vaker ziek en zelden eens geconcentreerd

- Werknemers die in kantoortuinen moeten werken, zijn 62 procent meer afwezig door ziekte dan personeel met individuele kantoren, blijkt uit een Deens nationaal onderzoek.
- Geluid en gepraat op de achtergrond leidt niet alleen tot stress en ontevredenheid, maar verlaagt bovendien de concentratie bij rekenen en taal.
- Het verwijderen van fysieke barrières maakt werknemers ontevredener over de kwaliteit van hun relaties met collega's.

Vrijheid en controle

Een kantoor moet het personeel vooral het gevoel geven dat ze controle hebben over hun omgeving, zegt Van Dijk: 'Natuurlijk: alles went en overal valt een mouw aan te passen. Maar mensen hebben psychologische behoeften, zoals privacy of een eigen plekje. Dat is niet raar, maar juist normaal. Het is prettig als een kantoor werknemers daarin kan faciliteren, in plaats van hinderen.'

Ook managers moeten veranderen, zegt Vrasdonk. 'Sommige leidinggevenden zouden het liefst op een verhoging zitten om over hun teamleden uit te kunnen kijken. Maar ze moeten leren sturen op resultaten in plaats van op de uitvoering. De afgelopen tien jaar is veel mbo-personeel weggeautomatiseerd. De overgebleven werknemers zijn hooggeschoold en kunnen veel vrijheid aan. Geef hen die ook.'

Copyright Intermediair

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2020 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden