De perfecte Voorzitter

Zo leidt de perfecte voorzitter een vergadering

Alexander Rinnooy Kan zit sinds 1980 vergaderingen voor bij organisaties van allerlei pluimage. Hij weet hoe je het beste een vergadering leidt.

Foto Frank Ruiter

‘Nederlanders vergaderen graag, ook al beweren ze dat ze er een hekel aan hebben. Voor een voorzitter, mannelijk of vrouwelijk, is het dankbare dat je echt kunt bijdragen aan de kwaliteit van de vergadering.

‘De perfecte voorzitter is goed voorbereid. Je leest álles van tevoren. Zo kun je ook inschatten: wat is lastig, wat is makkelijk. Als je problemen verwacht bij een of twee deelnemers, bel je ze de avond tevoren even op: ‘Dit staat op de agenda, kun je me een idee geven van wat je wilt bereiken?’

Alexander Rinnooy Kan (1949) is universiteitshoogleraar Economie en Bedrijfskunde aan de UvA. Hij is bekend vanwege zijn vele voorzitterschappen, onder andere bij de Sociaal Economische Raad en VNO-NCW. Met voormalig Tweede Kamervoorzitter Gerdi Verbeet schreef hij het boek Voorzitter! De kunst van voorzitten zonder hamer’ 

‘De perfecte voorzitter is onpartijdig, maar moet niet bóven de partijen staan. Hij ontleent zijn gezag aan zijn onpartijdigheid. Hij luistert en geeft verschillende meningen een kans. Hij laat iedereen aan het woord. Hij zal wel een mening hebben, maar draagt die mening nooit zo sterk uit dat mensen die die niet delen uiteindelijk met een katterig gevoel de zaal verlaten.

‘Bij een afscheid zei iemand eens tegen me: ‘Je was echt een onzichtbare voorzitter.’ Dat was positief bedoeld en dat vond ik een groot compliment. Dat je mensen niet duwt of dwingt, behalve als het echt niet anders kan.

‘Als voorzitter streef je twee dingen na. Je bent een regisseur, je moet het gesprek ordenen, iedereen een kans gunnen, ervoor zorgen dat iedereen zich gehoord voelt. Maar er is méér dan dat. Als het goed gaat, moet er aan het eind van de rit ook iets liggen waarmee iedereen tevreden is. Misschien niet iedereen voor de volle honderd procent; maar zo gaat dat. Wij Nederlanders zijn heel erg bereid te proberen het met elkaar eens te worden. Veel meer dan bijvoorbeeld Engelsen en Amerikanen.

Foto Frank Ruiter

‘Een goede voorzitter in Nederland is – anders dan in veel andere landen – ook een bemiddelaar. Tussen al die verschillende meningen zoek je naar een gezamenlijke uitkomst waarmee iedereen redelijk kan leven.

‘Dat is een kwestie van goed luisteren, van lichaamstaal lezen. Op tijd even schorsen. Zit iemand achterover geleund of juist voorover. Zit iemand te knikken of juist te schudden met het hoofd. Daarnaar kijken is heel leerzaam.

‘Wat moet je niet doen? Boos worden. Je erg opwinden. Ik geloof niet dat dat ooit zin heeft. Zelfs wanneer je echt reden hebt om boos te zijn, als mensen zich evident misdragen, dan is het nog altijd beter om niet heel boos te worden. Je wilt de vergadering beheersen: begin bij jezelf.

‘Zie je bij anderen grote opwinding, dan zeg je zoiets als: ‘Ik heb de indruk dat niet iedereen het met u eens is.’ Belangrijk is dat ook minder blije deelnemers denken: ‘Ik heb mijn zin niet gekregen, maar ik heb wel een kans gekregen.’

‘Voorzitters verdienen vooral waardering als ze erin slagen binnen de gestelde tijd tot een besluit te komen waarmee iedereen kan leven. Je kunt als voorzitter erg populair worden als je je houdt aan de tijdsplanning. En zeker wanneer je binnen die gegeven tijd iets tot stand weet te brengen waar mensen tevreden mee zijn. Je wilt mensen het gevoel geven dat hun tijd goed besteed is. Dat ze iets bijgedragen en iets nuttigs gerealiseerd hebben.’

Foto Frank Ruiter
Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.