De Gids Werk

Wéér zo’n saaie vergadering of brainstorm? Zo pak je het slimmer aan

Beeld Claudie de Cleen

Het is vaak geen favoriet onderdeel van de werkdag, maar het moet soms wel gebeuren: vergaderen en brainstormen. Hoe zorg je ervoor dat niet iedereen na een half uur wegdommelt? 

‘Loop weg uit een vergadering zodra je het gevoel hebt dat je geen waarde toevoegt.’ In een e-mail aan zijn werknemers kwam Tesla-baas Elon Musk afgelopen lente met dit bijzondere advies. ‘Het is niet onbeleefd om weg te gaan, het is onbeleefd om iemand zijn tijd te verdoen.’ Met dat laatste heeft Musk natuurlijk een punt, maar voor de gemiddelde werknemer is de wegloopoplossing volstrekt onuitvoerbaar; je baas ziet je aankomen (of vertrekken, in dit geval). Wat kun je wél doen? Hoe haal je meer uit vergaderingen en brainstorms?

Kies het juiste moment

‘Het best kun je een brainstormsessie organiseren als iedereen moe is, omdat dan de creativiteit naar boven komt’, zegt neuropsycholoog Elke Geraerts, auteur van het boek Authentieke Intelligentie. We zijn echter geneigd precies het tegenovergestelde te denken: hoe fitter, hoe creatiever. Dus organiseren we de brainstorm ’s ochtends met thermoskannen koffie op tafel.

’s Middags rond drie of vier uur is het perfecte moment voor vergaderingen of brainstorms die om creatieve input vragen. ‘De prefrontale cortex, de cockpit van ons brein die alles in goede banen leidt, begint dan moe te worden. Het gevolg is dat er meer interactie plaatsvindt tussen de verschillende hersengebieden waardoor er out of the box-ideeën kunnen ontstaan’, vertelt Geraerts. Ze vergelijkt het met het drinken van een glaasje alcohol: ‘Ook dan word je wat vrolijker en enthousiaster en heb je minder filters waardoor je vrijer praat.’

Volkskrant Werken & Carriere Maand

Elke dag inspirerende, handige en mooie verhalen over nieuwe banen, slim vergaderen, geld verdienen en een dragelijk kantoorleven: www.volkskrant.nl/werken 

De kennis over hoe ons brein werkt, kan goed van pas komen bij de indeling van de werkdag. In de ochtend zijn we energiek en hebben we een sterke focus: het ideale moment om geconcentreerd te werken aan belangrijke taken. Het is zonde om deze ‘gouden ochtend’, zoals Geraerts het noemt, te verkwisten aan vergaderingen over administratieve zaken. Die ochtendfocus kan ook het dagdromen in de weg staan of ‘mind wandering’ blokkeren. Mensen werpen sneller barrières op: ‘Dat is niet realistisch’, of: ‘Hebben we al eens gedaan.’

Let op de duur: 40 minuten is genoeg

Hoe je een vergadering aankondigt, bijvoorbeeld in de uitnodiging via de mail, is ook van belang. ‘Plan je een vergadering in van twee of drie uur, dan creëert dat bij voorbaat een bepaalde traagheid’, zegt Geraerts. Het is slimmer om slechts veertig minuten te reserveren, want dan weten alle aanwezigen: we moeten écht bij de pinken zijn.

Een gemiddelde werknemer besteedt 6 uur per week aan vergaderen. Managers vergaderen wekelijks 23 uur, wat een stijging betekent van 72 procent in de afgelopen vijf jaar, schrijft Claudia Garritsen in haar afstudeeronderzoek voor de Universiteit Twente. Naar verwachting gaat dit de komende jaren alleen maar toenemen.

Op commando creatief zijn: kan dat wel?

Het klinkt paradoxaal: we willen creatieve ideeën bedenken en creëren daarvoor een moment waarop het móét gebeuren (de brainstorm), wat juist de doodsteek is voor originele gedachten. Hoe maak je het toch tot een succes? ‘Bij een brainstorm moet je niet met een doel aan de slag gaan, want dan gaan mensen op slot’, zegt Geraerts. ‘Laat de insteek dus wat vaag, zodat je organisch tot nieuwe dingen komt.’ Het is handig om sowieso een verbod in te stellen op ‘ja, maar’ en andersoortige tegenwerpingen.

Voor een vergadering waar knopen moeten worden doorgehakt, is een duidelijke planning juist wel nodig. ‘De agenda biedt een kompas, zodat het gesprek weer tot de kern teruggevoerd kan worden als de discussie uitwaaiert’, schrijft The New York Times in een stuk over effectief vergaderen.

Zo leid je een vergadering
Alexander Rinnooy Kan zit sinds 1980 vergaderingen voor bij organisaties van allerlei pluimage. Hij weet hoe je het beste een vergadering leidt: ‘Als voorzitter streef je twee dingen na. Je bent een regisseur, je moet het gesprek ordenen, iedereen een kans gunnen, ervoor zorgen dat iedereen zich gehoord voelt. Maar er is méér dan dat. Als het goed gaat, moet er aan het eind van de rit ook iets liggen waarmee iedereen tevreden is.’

Beperk het aantal deelnemers

Jeff Bezos, de baas van Amazon, heeft de tweepizzaregel om vergaderingen effectief te houden: organiseer nooit een vergadering waarbij twee pizza’s onvoldoende zijn om alle deelnemers te laten eten.

TNO onderzocht verschillende vergaderopstellingen: een hoge bartafel met krukken eromheen is effectief voor kort brainstormen, een ovale tafel is vooral geschikt om informatie te delen met collega’s of klanten en voor een plezierig en informeel overleg is een huiselijke sfeer met zitbanken gewenst. Lees hier wat bedrijven doen (‘dorpspleinen’, zitzakken en bars) om vergaderen ‘leuk’ te maken.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2019 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden