de gids oktober opruim challenge

Met deze 6 tips houd je je inbox in bedwang: ‘Urgente e-mails bestaan niet’

De enorme hoeveelheid e-mails waar we dagelijks mee bestookt worden, zorgt bij veel mensen voor stress en onwelkome afleiding. Maar ermee stoppen? Dat is eigenlijk geen optie. Met deze tips krijg je die overstromende inbox weer onder controle.

Beeld Colourbox

Van alle verslavende techproducten die de moderne tijd heeft voortgebracht, steekt er één met kop en schouders boven uit. En nee, dat is niet Facebook of Instagram, maar hét oorspronkelijke sociale medium: e-mail. Een product ‘dat niemand leuk vindt, maar we kunnen niet ophouden het te gebruiken’, zoals Nir Eyal, auteur van Hooked: hoe je mensen ‘verslaafd’ maakt aan je product, het eerder dit jaar verwoordde in een interview met de Volkskrant.

‘E-mail heeft echt alles om je te bedwelmen en gaat voorlopig niet verdwijnen’, aldus Eyal. ‘Vooral de variabele beloning ervan: wat staat er in mijn inbox? Soms is het goed nieuws, soms slecht. Wie heeft me gemaild, wat staat erin? En het voelt productief, ook al is het dat niet. Het vóélt alsof je iets nuttigs aan het doen bent.’

Anno 2018 worden er zo’n 281 miljard e-mails per dag verzonden tussen 3,8 miljard gebruikers, becijferde het Amerikaanse onderzoeksbureau Radicati. En beide aantallen zullen blijven groeien. Je kunt je Facebookaccount verwijderen, WhatsApp van je smartphone gooien of een oude Nokia aanschaffen die je in één keer van alle mobiele internetfratsen verlost, maar stoppen met e-mail? Dat doet eigenlijk niemand. Deelnemen aan het internetverkeer is een stuk lastiger zonder digitaal postadres en op zakelijk gebied is het nog altijd de belangrijkste vorm van communicatie.

Ondertussen hebben de afgelopen jaren verschillende onderzoeken uitgewezen dat de constante stroom e-mails zorgt voor stress en afleiding. Vooral op de werkvloer is het voortdurend gestoord worden door binnenkomende berichten slecht voor de productiviteit. En een makkelijke uitvlucht tijdens een saaie klus: mails lezen en beantwoorden hoort immers óók bij werk, dus in zoverre het een afleiding is, is het er tenminste een die je kunt verantwoorden. Toch zul je aan het eind van de werkdag met een onvoldaan gevoel huiswaarts keren, jezelf afvragend wat je nou eigenlijk hebt gedaan die dag. Om ‘s avonds na het eten tóch nog even je mail te checken.

Dat moet anders kunnen. Met hulp van Richard Wolfe, oprichter van Email Handyman, en spreker en trainer Jelle Drijver, die cursussen slimmer werken organiseert, leren we je het e-mailmonster temmen met onderstaande tips.

1. Zet je meldingen uit

Als bij elke binnenkomende mail nog een deuntje klinkt, doe dan jezelf  en je nabije collega’s – een plezier en zet het uit. En die desktopnotificaties die onderin je scherm verschijnen ook, eigenlijk alle meldingen die je attenderen op binnenkomende mail.

‘Er is een cultuur rondom e-mailen ontstaan, waarin we ons bijna verplicht voelen direct te reageren’, zegt Richard Wolfe. Terwijl het medium meestal juist wordt gebruikt voor minder dringende communicatie. Uit dus, die meldingen  ook op je telefoon. Ga in plaats daarvan een paar keer per dag, als het kan op vaste momenten, door je inbox. Toch bang dat je iets urgents mist? Daar is Wolfe duidelijk over: ‘Urgente e-mails bestaan niet. Als het een spoedgeval is, bellen ze wel.’ 

In de meeste mailprogramma’s kun je trouwens instellen dat je van geselecteerde adressen wel een notificatie ontvangt, mocht je op een heel belangrijke mail wachten. Met een app als Pushover kun je op je smartphone hetzelfde doen. Of je kunt de afzender vragen om je een ouderwetse sms te sturen zodra de mail verstuurd is.

2. Zorg altijd voor een lege inbox

‘Een lege inbox is een leeg hoofd’, zegt Jelle Drijver. Geen toeval dat vrijwel alle e-mail-opruimmethodes werken met het zero-inboxbeleid. Het idee is dat je inbox alleen nog fungeert als verzamelplek voor binnenkomende, ongelezen mails en dat gelezen berichten netjes worden opgeruimd.

Veel mensen werken vanuit hun inbox, legt Wolfe uit. Logisch: daar vind je in één oogopslag al je projecten, uitstaande vragen, notulen, opdrachten en contacten bij elkaar. Maar met tientallen binnenkomende mails per dag stapelt de post zich op en kun je, net als in een overvolle kledingkast, al gauw niet meer zien wat er onder die bovenste stapel schuilgaat. Weg oogopslag.

Een uitpuilende inbox, zegt Wolfe, is ‘alsof je je bureau op een druk schoolplein hebt staan’. ‘Hier gebeurt wat, daar roepen mensen naar je en hé, is het al tijd om naar binnen te gaan? Zo kun je niet werken. Een lege inbox zorgt voor rust, zodat je je op je echte taken kunt focussen.’

3. Sorteer je mails op taken

Oké, een lege inbox dus, maar wat doe je dan met je berichten? Afhankelijk van welke e-mailgoeroe je raadpleegt, luidt het advies je mails te sorteren in drie, vier of vijf mappen gebaseerd op de taak die eraan verbonden is. Moet je nog iets met deze mail, ja of nee? En moet dat op korte of lange termijn?

Wolfe werkt in zijn trainingen met vier mappen: ‘doen deze week’, ‘later/misschien’, ‘wachten op’ en ‘bewaren’.  Bevat het bericht een vraag of verzoek dat je binnen twee minuten kunt afhandelen, dan doe je het meteen. Ja, de vergadering vrijdag gaat door; nee, ik ga niet mee met het bedrijfsuitje discobowlen. Als er meer tijd in gaat zitten, verplaats je de mail naar ‘doen deze week’, waar al je taken op een rij staan en je makkelijker prioriteiten kunt aanbrengen. Is het niet urgent, maar wil je er in de toekomst nog eens aan herinnerd worden, dan vindt het bericht een plek in ‘later/misschien’. En moet je eerst een actie van een ander afwachten, dan hoort het thuis in, je raadt het al, ‘wachten op’. Wat je hebt afgehandeld verplaats je naar de map ‘bewaren’ of naar je archief, en wat niet relevant is en geen belangrijke informatie bevat mag in de prullenbak.

Maar wat nou als je inbox op moment van aanvang meer dan vierduizend mails telt, zoals bij ondergetekende het geval was? Dan pas je wat Wolfe de ‘terug van vakantie’-aanpak noemt toe. Begin bovenaan, bij de meest recente mail, en werk de stapel door totdat je merkt dat je alleen nog aan het archiveren of verwijderen bent. Op dat punt ben je meestal al enkele weken in je mailhistorie afgedaald, dus de kans dat er nog urgente zaken tussen staan is niet zo groot  en anders ben je daar toch al te laat mee. Selecteer alle overgebleven mails en kieper de hele bups zó je archief in. Voilà: een lege inbox.

Nog sneller met sneltoetsen

‘Speedmailen’, heet de methode van Richard Wolfe en een belangrijke tip is dan ook om gebruik te maken van sneltoetsen. Waar die allemaal verstopt zitten, vind je door het vraagteken in te toetsen (oftewel shift + /). Heb je het een beetje onder de knie, dan kun je van mail naar mail springen, antwoorden verzenden en alles naar de juiste mapjes verplaatsen zonder je vingers van het toetsenbord te halen.

4. Pile, don’t file

Word je nerveus van het idee dat al je oude mailwisselingen, ongeacht onderwerp of afzender, in het archief op één grote hoop terechtkomen? Nergens voor nodig. De zoekfunctie van mailprogramma’s als Outlook en Gmail is tegenwoordig zo geavanceerd dat alles met de juiste termen terug te vinden is. Zelfs bijlagen worden doorzocht op steekwoorden.

‘Pile, don’t file’, is dan ook het adagium van Jelle Drijver; stapelen in plaats van sorteren. Het maken van e-mailmapjes op basis van onderwerp, bijvoorbeeld projecten of klanten, is ‘zonde van je tijd’, vindt Drijver. ‘Steek die tijd liever in het verbeteren van je zoekvaardigheden.’ Wie zweert bij zijn zorgvuldig gesorteerde themamappen moet zich afvragen hoe vaak die daadwerkelijk geopend worden om mails in terug te vinden. Is dat regelmatig, dan laat je ze lekker staan. Maar als ze liggen te verstoffen (en wees eerlijk, waarschijnlijk is dat zo), kan de inhoud net zo goed in het grote archief gestort worden.

Ook het opsporen en verwijderen van oude junkmail en andere overbodige post die nog ergens in je mailbox verscholen ligt is niet nodig, zegt Drijver. Bijna alle e-maildiensten bieden genoeg opslagruimte om hele jaargangen aan webshop-nieuwsbrieven in op te slaan. Ze liggen niet in de weg en je hoeft ze nooit meer tegen te komen. Wil je toch graag ruimte maken, dan biedt wederom de zoekfunctie uitkomst. Met de term ‘unsubscribe’ of ‘uitschrijven’ hengel je de nieuwsbrieven eruit. En door te zoeken op mails met bijlagen groter dan 2MB kun je snel de grootste bestanden verwijderen.

5. Houd het bij

Nu je inbox leeg is, is het natuurlijk zaak dit zo te houden. Zorg dat je je mailbox altijd leeg achterlaat en loop wekelijks door de mappen om te kijken of je iets hebt gemist en om inmiddels afgehandelde berichten te archiveren. Is het toch weer een rommeltje geworden, pas dan de ‘terug van vakantie’-aanpak toe.

Over vakantie gesproken: bang om na een ontspannend verlof weer de werkstress in gekatapulteerd te worden door een ontploffende mailbox? Dan geeft Jelle Drijver nog de tip om, zeker als je langere tijd weg bent, in je out-of-office-reply te vermelden dat alle in die periode ontvangen berichten helemaal niet gelezen zullen worden, met het vriendelijke verzoek om voor belangrijke zaken na de vakantieperiode nog eens te mailen. ‘Zo leg je de verantwoordelijkheid bij de ander en zul je zien dat de meeste mensen in de tussentijd zelf op zoek zijn gegaan naar een andere oplossing.’

Je hoeft natuurlijk niet daadwerkelijk alle mails ongelezen weg te gooien, maar het geeft rust te weten dat je niet overal op terug hoeft te komen. En je hebt binnen no time weer een lege brievenbus.

Stel standaardantwoorden in

Stuur je vaak min of meer hetzelfde mailtje? Dan kun je tijd besparen door standaardantwoorden aan te maken, waarin je alleen nog maar enkele details hoeft in te vullen. En ja, dit is ook sneller dan het opzoeken en copy-pasten van een eerder verzonden mailtje.  

6. Voor wie het aandurft: geen ongelezen e-mails meer

Wat het beleid rondom ongelezen berichten betreft zijn er twee soorten mensen op de wereld: degenen die ongelezen berichten zo snel mogelijk lezen, of in ieder geval openen, om dat vervelende rode bolletje of die vetgedrukte (1) weg te krijgen, en zij die dat getal gerust laten oplopen in de honderden of zelfs duizenden. Die alleen de relevante berichten openen en de rest onaangeroerd laten. 

Voor de eerste groep, de mensen die getergd worden door rode bolletjes met cijfertjes erin, heeft Richard Wolfe een ietwat gewaagde oplossing (‘dit vinden mensen altijd heel eng’): alle binnenkomende mails direct laten markeren als gelezen. Dit kan door in het instellingenmenu een filter (Gmail) of een regel (Outlook) aan te maken. Zo zien al die nieuwe berichten er een stuk minder urgent uit. Je hoeft niet bang te zijn om iets te missen als je je aan de regel van de lege inbox houdt. En heb je meteen nog een belangrijke reden om die plek voortaan opgeruimd te houden. 

Zo slecht zijn al die duizenden werkmailtjes voor ons

E-mail heeft zich ontwikkeld tot een bijna onmisbaar onderdeel van ons werkende bestaan. Maar er kleven bijwerkingen aan al die werkmails: personeel raakt gestrest, wantrouwig en improductief. Een kleine bloemlezing uit de schaduwkanten van de werkmail.

Lees ook de column van Ionica Smeets over types die maar blijven mailen tijdens de vakantie. ‘Wat bezielt die mensen?’ 

Beeld Colourbox

OKTOBER OPRUIM CHALLENGE

Iedereen wil het, zelden lukt het: georganiseerd leven. De hele maand oktober gaat de Volkskrant je helpen orde op zaken te stellen. Of het nu gaat om het uitmesten van je koelkast of het slimmer organiseren van je mailbox. Ook de rommella en je financiën moeten eraan geloven.

In de online special vind je iedere dag inspirerende verhalen en tips van experts en ervaringsdeskundigen. Eveneens geven we dagelijks een minichallenge mee, van het opruimen van de sokkenmand tot het verwijderen van apps op je telefoon. In onze Facebookgroep kun je bovendien je ervaringen delen en tips lezen van andere deelnemers.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright@volkskrant.nl.