InterviewMark verheul en Gilbert Monod de Froideville

Nooit meer ‘sofagate’: de kracht van duidelijke protocollen

In een steeds informelere samenleving kunnen strakke protocollen overdreven lijken, maar voor officiële ontmoetingen zijn ze onontbeerlijk, zeggen protocoladviseurs Gilbert Monod de Froideville en Mark Verheul. Aan de hand van drie foto’s leggen ze uit waarom.

Het feit dat voorzitter van de Europese Commissie Ursula von der Leyen (links) niet op de juiste plek kon zitten tijdens een bezoek  aan Ankara is ‘een duidelijk voorbeeld van slechte voorbereiding’, volgens Gilbert Monod de Froideville.  Beeld ZUMA Press
Het feit dat voorzitter van de Europese Commissie Ursula von der Leyen (links) niet op de juiste plek kon zitten tijdens een bezoek aan Ankara is ‘een duidelijk voorbeeld van slechte voorbereiding’, volgens Gilbert Monod de Froideville.Beeld ZUMA Press
De voorzitter van de Europese Commissie Ursula von der Leyen (3) had een plek moeten krijgen tussen de Turkse president Erdogan (1) en de Turkse minister van Buitenlandse Zaken Mevlüt Cavusoglu (4). Links zit Europees president Michel (2). Beeld
De voorzitter van de Europese Commissie Ursula von der Leyen (3) had een plek moeten krijgen tussen de Turkse president Erdogan (1) en de Turkse minister van Buitenlandse Zaken Mevlüt Cavusoglu (4). Links zit Europees president Michel (2).

Natuurlijk, de Turkse president Recep Erdogan is een autoritaire mijnheer. En de Europese Unie maakt het leiderschap best ingewikkeld, met Charles Michel als voorzitter (president zelfs) van de Europese raad en Ursula von der Leyen als voorzitter van de Europese Commissie.

Maar kijk, daarom is er protocol. Drie gezagsdragers hebben een diplomatieke ontmoeting, ieder met hun eigen ponteneur. Protocol regelt hoe mensen met maatschappelijke status elkaar begroeten en hoe ze, met het oog op hun positie, gaan zitten.

Of althans, protocol zou dat moeten doen. Want met ‘sofagate’, op dinsdag 6 april in Ankara, ging mis wat tevoren geregeld had moeten zijn: een derde stoel voor Von der Leyen. Michel nam plaats naast Erdogan, Von der Leyen (‘Euhm’) op een van de immense sofa’s terzijde. Moedwil of misverstand?

‘Een duidelijk voorbeeld van slechte voorbereiding’, oordeelt Gilbert Monod de Froideville (78), oud-ceremoniemeester in de hofhouding van koningin Beatrix. ‘De voorzitter van de Europese raad is protocollair gezien belangrijker dan de voorzitter van de commissie. Ze zijn niveau staatshoofd, respectievelijk niveau regeringsleider. Maar als ze samen op bezoek komen, moeten ze gelijkwaardig worden behandeld. Nu kwam Von der Leyen tegenover een minister te zitten, te laag geplaatst dus.’

Mark Verheul (41), voormalig chef protocol van de gemeente Den Haag: ‘Dit soort incidenten moet worden vermeden, zei haar woordvoerder achteraf. Iemand uit haar team heeft kennelijk gefaald. Want als Erdogan al een politiek statement had willen maken, moet dat in de voorbereiding worden opgemerkt. Protocol gaat juist over het scheppen van een klimaat waarin iedereen zich prettig voelt.’

Monod en Verheul zijn zelfstandige protocol-adviseurs voor overheden en bedrijfsleven in binnen- en buitenland. Ze zijn ook de auteurs van het vijf jaar geleden verschenen An Experts’ Guide to International Protocol, dat dezer dagen een vierde editie beleeft. Een heerlijk boek voor wie wil weten waarom staatshoofden rechts achterin de auto zitten, wat de correcte rangschikking van vlaggen is, waarom formele uitnodigingen altijd in de derde persoon zijn geformuleerd en nog veel meer.

Aan het Engelstalige standaardwerk is nu een hoofdstuk toegevoegd over de gevolgen van covid voor protocol. De afgelopen jaren verschenen al vertalingen in het Spaans en Mandarijn, in september volgt de Arabische uitgave. Over versies in het Russisch en het Frans lopen onderhandelingen, opdat het boek in de zes officiële talen van de Verenigde Naties beschikbaar zal zijn.

Historisch voorbeeld van geslaagd protocol: de bezegeling in 1993 van de Oslo-akkoorden, waarbij de Amerikaanse president Bill Clinton voor het Witte Huis met gespreide armen achter de Palestijnse leider Yasser Arafat en de Israëlische premier Yitzhak Rabin staat. Het krachtige beeld toont de rol van de Verenigde Staten als bemiddelaar, terwijl de onderhandelaars elkaar onder bemoediging van Clinton de hand schudden.

President Bill Clinton staat tussen de Palestijnse leider Yasser Arafat  en de Israelische premier Yitzahk Rabin voor het Witte Huis in 1993.  Beeld AFP/Getty Images
President Bill Clinton staat tussen de Palestijnse leider Yasser Arafat en de Israelische premier Yitzahk Rabin voor het Witte Huis in 1993.Beeld AFP/Getty Images
Het protocol voor de ontmoeting tussen Clinton (1), Rabin (2) en Arafat (3). Beeld
Het protocol voor de ontmoeting tussen Clinton (1), Rabin (2) en Arafat (3).

Let wel, protocol is geen etiquette of ‘hoe hoort het eigenlijk’, naar het legendarische handboek van Amy Groskamp-ten Have uit 1938. Etiquette is hoe tijdens een staatsbanket het bestek ligt, protocol gaat over hoe de ene autoriteit naast de andere is geplaceerd. Al had, zegt Monod, de heer Michel het probleem in Ankara wel met etiquette kunnen oplossen door te zeggen: ‘Dames gaan voor.’ Of door samen met haar op de sofa plaats te nemen, hoewel met zo’n actie Erdogan een merkwaardig lege stoel naast zich had gehad.

In het boek halen de auteurs prins Claus aan, zelf diplomaat tot zijn huwelijk met Beatrix. Hij benadrukte: ‘Respecteer zoveel mogelijk het protocol van het ontvangende land.’ Wat de vraag oproept wat dan de waarde is van uniforme, internationaal geldende regels.

Monod: ‘Protocol is wereldwijd voor 90 procent hetzelfde. Bij staatsbezoeken of officiële ontvangsten onderhandel je over die laatste 10 procent met het gastland, of met het inkomende land als je zelf de ontvangende partij bent. Bij een uitgaand staatsbezoek luister je naar de wensen van het land dat wordt bezocht en zeg je niet overal meteen nee tegen, dat is wat prins Claus bedoelde.’

Voorbeeld: in sommige landen is het gebruikelijk dat de officiële toespraken halverwege het staatsbanket worden gehouden. Koningin Beatrix merkte in de loop der jaren dat zij dat liever aan het begin deed. Dat was ook een internationale ontwikkeling. Dan is de spanning over de speech meteen weg, mag de pers meeluisteren en daarna vertrekken, en kan vervolgens enigszins ontspannen worden gedineerd. Ook het zitten met de gastheer aan de hoofdtafel op een podium, hier en daar usance, had zij liever niet. Dan zit je zo te kijk. Aan de protocol-officier de taak dat dan voor elkaar te krijgen.

In Nederland zijn staatsdiners veelal in rok (‘white tie’, dames in het lang). Maar als het andere land smoking verkiest, valt daarover te praten. Het moeilijkst zijn landen die geheel in de ban van veiligheid vertoeven, zoals de Verenigde Staten en Israël. ‘Vooral als ze op bezoek komen, willen ze de organisatie het liefst overnemen’, zegt Monod. ‘Het eerste wat ze vragen zijn detectiepoortjes bij het paleis. Dan zeggen wij: dames en heren, voor uw veiligheid staan wij garant.’

Protocol is ook wie je bij een diner of ontvangst uitnodigt. Daarvoor is een préséance-lijst in gebruik, in Nederland wel de ‘IJzeren Lijst’ (niet openbaar) genoemd, waarop autoriteiten in volgorde van voornaamheid staan gerangschikt. In de meeste landen is het gebruikelijk dat de voorzitter van het parlement voor de premier komt, dus in Nederland gaat de voorzitter van de Staten-Generaal (die van de Eerste Kamer) voor de minister-president. Topmensen uit het bedrijfsleven zijn, in AEX-volgorde, ongeveer even belangrijk als de president van De Nederlandsche Bank. Enzovoort.

Die lijst is handig bij het maken van tafelschikkingen, maar niet onverbiddelijk. Gasten van landen waartussen onmin bestaat, belanden op een ‘haat en nijd’-lijstje (denk aan: Portugal en Indonesië ten tijde van de kwestie Oost-Timor) en hou je uit elkaar. Net als gasten die elkaars taal niet spreken en het Engels niet machtig zijn. Nog een afwijking: in Europa zitten echtparen uit elkaar, terwijl ze in Azië en het Midden-Oosten – waar de vrouw vaak een meer ondergeschikte positie heeft – juist als eenheid worden geplaatst.

De informalisering van de samenleving heeft de etiquette al drastisch veranderd – toen Monod jong was, droegen alle mannen een hoed. Die namen ze af voor een passant, daarna tikten ze er nog tegen en later droegen ze helemaal geen hoed meer, om van groeten maar te zwijgen. Covid-19 dreigt nu ook het protocol in de greep van casual en informeel te krijgen, een ontwikkeling waartegen Monod en Verheul willen waarschuwen. Niet dat zij zichzelf als dogmatische protocolhandhavers zien, maar richtlijnen voor officiële ontmoetingen blijven onverkort nuttig en noodzakelijk.

Verheul: ‘Een mooie omkering vond ik hoe in december de Nobelprijs voor de Vrede is uitgereikt. Als eerbetoon aan hun laureaten ging een delegatie van het Nobel-comité in Rome in quarantaine, om na tien dagen alsnog fysiek de prijs te kunnen uitreiken aan de Wereldvoedselorganisatie aldaar. De prijswinnaars werden niet in verlegenheid gebracht met een uitnodiging naar Oslo te komen, die ze vermoedelijk hadden moeten weigeren.’

Covid nodigt ook uit tot creativiteit. Bij een G20-top is het gebruikelijk dat een groepsfoto wordt gemaakt. Maar de laatste keer was de ontmoeting tussen regeringsleiders digitaal. Gastland Saoedi-Arabië projecteerde een gefingeerd beeld op de gevel van een historisch bouwwerk, waarop de leiders van de 19 landen en de EU precies zo stonden als ze bij een fysiek groepsportret hadden geposeerd. Met rechts naast de koning van Saoedi-Arabië de premier van het volgende organiserende land (Italië) en links de vorige organisator (Japan). Protocollair helemaal goed, want de eregast staat altijd rechts van de gastheer of -vrouw.

Nationale Dodenherdenking 2020 vanaf de Dam in Amsterdam. Achterste rij vanaf links: minister-president Mark Rutte, Ludger Brummelaar, burgemeester van Amsterdam Femke Halsema, voorste rij: koningin Máxima, koning Willem-Alexander en  Gerdi Verbeet.
 Beeld Brunopress
Nationale Dodenherdenking 2020 vanaf de Dam in Amsterdam. Achterste rij vanaf links: minister-president Mark Rutte, Ludger Brummelaar, burgemeester van Amsterdam Femke Halsema, voorste rij: koningin Máxima, koning Willem-Alexander en Gerdi Verbeet.Beeld Brunopress
Het protocol voor de loopvolgorde tijdens de herdenking op de Dam, met koning Willem Alexander (1), koningin Máxima (2), Gerdi Verbeet, voorzitter Nationaal Comité 4 en 5 mei (3), premier Mark Rutte (4), Ludger Brummelaar, chef van het Militaire Huis (5), burgemeester van Amsterdam Femke Halsema (6). Beeld
Het protocol voor de loopvolgorde tijdens de herdenking op de Dam, met koning Willem Alexander (1), koningin Máxima (2), Gerdi Verbeet, voorzitter Nationaal Comité 4 en 5 mei (3), premier Mark Rutte (4), Ludger Brummelaar, chef van het Militaire Huis (5), burgemeester van Amsterdam Femke Halsema (6).

Soms zijn harde keuzen onvermijdelijk. De indrukwekkende Dodenherdenking op de lege Dam leidde vorig jaar tot opmerkingen in de Tweede Kamer. Waarom ontbrak in het gezelschap van de koning en koningin het gekozen parlement (immers protocollair hoger dan de premier), terwijl de benoemde burgemeester van Amsterdam en de minister-president wel meeliepen?

Uit het aanvullende hoofdstuk van het boek blijkt dat de beide Kamervoorzitters gewoonlijk aanwezig zijn op de Dam, maar dat zij nooit meelopen in het cortège van het paleis naar het monument. Die stoet bestaat altijd uit tien personen, afgelopen jaar uit zes. De commissaris van de koning, twee adjudanten en een hofdame ontbraken. De gebruikelijke krans namens de Staten-Generaal was er wel. Dit jaar behoren de beide voorzitters weer tot de ongeveer honderd genodigden. Op anderhalve meter, uiteraard.

Coronaprotocol

Geslaagd voorbeeld van improvisatie in tijden van corona: Prinsjesdag in Den Haag. In plaats van vast te houden aan de Ridderzaal, waar gelet op de beperkte ruimte harde keuzes in het protocol nodig waren, werd uitgeweken naar de Grote Kerk. Daar konden alle 225 volksvertegenwoordigers, voor zover zij wilden, op anderhalve meter terecht. Alleen partners en gasten moesten thuisblijven.

8 protocol-lessen voor online-bijeenkomsten van de auteurs:

1 Accepteer dat evenementen ook na de pandemie vaker een digitale of hybride vorm zullen hebben. Houd net als bij fysieke ontmoetingen goed voor ogen wat het doel is.

2 Laat de technische organisatie over aan professionals. Productiefouten zullen in de toekomst minder makkelijk worden geaccepteerd dan aan het begin van de pandemie.

3 Test (internationale) verbindingen altijd tevoren, voorkom verrassingen met beeld, geluid en internet. Wees voorbereid op culturele verschillen. Zorg altijd voor een Plan B.

4 Laat je mobiel tijdens een digitaal evenement met rust, zoals je ook bij een fysieke ontmoeting zou doen. Hou je aan de gangbare beleefdheid.

5 Maak je de communicatieve vaardigheden (houding, gezichtsuitdrukking) eigen die noodzakelijk zijn voor digitale bijeenkomsten. Blijf in functie. De camera liegt niet.

6 Bouw persoonlijke elementen in tijdens een digitale bijeenkomst, die dezelfde uitwerking kunnen hebben als bij een fysieke ontmoeting.

7 Tijdens online-evenementen moeten toespraken korter zijn dan voor een fysiek aanwezig publiek. Geef zo’n evenement ook een duidelijke eindtijd.

8 Digitale en hybride ontmoetingen vergroten de kans om hooggeplaatste gasten bij jouw evenement te betrekken, omdat ze niet hoeven te reizen. Maak daar gebruik van.

Gilbert Monod de Froideville en Mark Verheul: An Experts’ Guide to International Protocol. Best Practice in Diplomatic and Corporate Relations. Amsterdam University Press; 351 pagina’s; € 59,00.

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright. Linken kan altijd, eventueel met de intro van het stuk erboven.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2021 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden