Meer deelnemers en toch snellere besluitvorming

Zeven jaar geleden was e-mail voornamelijk een speeltje. Inmiddels neemt de elektronische post een steeds belangrijkere plaats in in de wereld van vergaderaars en organisaties....

GIJS ZANDBERGEN

Zegge en schrijve één directeur-generaal (dg) heeft Bart van den Hooff (29) tijdens zijn promotie-onderzoek kunnen betrappen op het versturen van e-mail. De andere dg's van de onderzochte ministeries van VROM en Buitenlandse Zaken lieten, áls ze al e-mailden, het verzenden van de boodschap over aan het secretariaat, waaraan ze een memootje of een ingesproken bandje afstonden.

Van den Hooff: 'Het hangt erg af van de persoonlijke belangstelling, maar over het algemeen kun je zeggen dat in de hogere echelons van een organisatie de belangstelling voor communiceren via e-mail kleiner is dan op de lagere niveaus.'

Afgelopen dinsdag promoveerde Van den Hooff aan de Universiteit van Amsterdam op het proefschrift Incorporating Electronic Mail, een onderzoek naar acceptatie, gebruik en effecten van elektronische post in organisaties. Voor zijn onderzoek ging hij op bezoek bij zeven organisaties in de non-profit sector, waaronder de twee genoemde ministeries, Greenpeace en de ontwikkelingsorganisatie Novib.

Ook al lieten de meeste hoge functionarissen het e-mailen over aan lager geplaatsten, toch voorziet Van den Hooff een onmiskenbaar en snelgroeiend belang van deze wijze van communiceren, die pas sinds het begin van de jaren negentig goed in zwang is gekomen. Vóór die tijd kwam een vorm van e-mail hoogstens voor bij het interne computernet.

Van den Hooff: 'Toen ik in 1992 op een AIO-plaats aan het onderzoek begon, was e-mailen in veel gevallen nog een zaak van hobby, leuk voor memootjes aan elkaar en voor uitnodigingen voor een volleybaltoernooi. Maar eind vorig jaar toen het onderzoek was afgerond, was e-mail al geen speeltje meer. Technische ontwikkelingen lopen altijd vóór op de mensen, maar het gaat zo snel dat ik al voorbeelden heb gezien van video-conferenties. Dat zijn vergaderingen waarbij de deelnemers een camera op hun desktop hebben, zodat ze degene met wie ze e-mails uitwisselen ook kunnen zien. Dat klinkt luxe, maar het heeft een meerwaarde. Je kunt iemand bijvoorbeeld iets tonen. Het is een beetje zoals de beeldtelefoon, die overigens nooit van de grond is gekomen.'

De voordelen van het e-mailen in het kantoor- en werkverkeer zijn volgens Van den Hooff evident. Er wordt sneller, directer en vaker gecommuniceerd, ook buiten de organisatie. En, iets wat de kwaliteit van de besluitvorming zou moeten verbeteren, er wordt door méér mensen aan deelgenomen. Van den Hooff: 'Het is paradoxaal. Meer deelnemers en toch gaat de besluitvorming vlugger. Althans, zo lijkt het na dit toch beperkte onderzoek. De reden daarvan is dat vooral de voorbereiding van een besluit met e-mail kan worden verbeterd. Er is geen drempel meer van tijd en plaats, waardoor mensen van verschillende organisaties of afdelingen gezamenlijk en tegelijkertijd aan een nota kunnen werken. Op die manier kunnen wijzingen meteen worden doorgevoerd. Voor gewichtige besluiten gaat het uiteraard niet op. Belangrijke beslissingen worden alleen genomen als je fysiek bij elkaar zit. Maar dat is altijd al zo geweest. Een belangrijk gezamenlijk besluit nam je vroeger ook niet per telefoon.'

Mag de toekomst van e-mail in het vergadercircuit er in Van den Hooffs ogen rooskleurig uitzien, hij voorziet niet dat er minder gaat worden gereisd, niet in Nederland en zelfs niet in de Randstad. De reden daarvan is dat, ondanks alle files, de snelwegen in Nederland nog lang niet genoeg zijn dichtgeslibd. 'Bovendien', zegt Van den Hooff, 'doe je met e-mail snel en veel nieuwe contacten op. Die mensen wil je toch ook wel een keer zien.'

Alle vooruitzichten van zakelijke e-mail ten spijt, er dreigt in de toekomst bij de groeiende populariteit wel een gevaar: information overload. Van den Hooff heeft nu al mensen ontmoet die driehonderd e-mails per week openen en selecteren. Van den Hooff: 'Die komen dus aan weinig ander werk toe, terwijl e-mail toch niet meer is dan een extra communicatiemiddel naast de telefoon, de fax, de brief of gewoon het bij elkaar naar binnenlopen.'

Wat ertegen te doen? Van den Hooff: 'De mensen bewust maken van de valkuilen. Je hoeft je echt niet op alle informatie-aanbieders te abonneren. Wees daar kritisch in. Voorts zouden grote organisaties een functionaris kunnen aanstellen om de eerste schifting van de binnenkomende e-mail te maken en tenslotte kan er nog een intelligence agency op de pc worden ingevoerd. Dat is een computerprogramma dat selecteert wat de ontvanger wil weten.'

Sommige mensen hebben zo'n programmaatje al thuis. Daar heet het geweldchip. Net zoals organisaties zo'n functionaris al voor de eerste schifting van de gewone post hebben: de postkamer.

Gijs Zandbergen

Meer over

Wilt u belangrijke informatie delen met de Volkskrant?

Tip hier onze journalisten


Op alle verhalen van de Volkskrant rust uiteraard copyright.
Wil je tekst overnemen of een video(fragment), foto of illustratie gebruiken, mail dan naar copyright @volkskrant.nl.
© 2022 DPG Media B.V. - alle rechten voorbehouden