Thuiswerken en toch een goede samenwerking met collega’s: zo doe je dat

Van alle landen in Europa, werken we in Nederland het allermeest thuis. Waar het gemiddelde voor Europa op 5 procent ligt, werkt in Nederland 14 procent van de werkende bevolking op een andere locatie dan op kantoor. Dat is deels te danken aan het recordaantal zzp’ers, 1,3 miljoen, maar ook mensen in vaste dienst werken veel en graag aan de keukentafel: in totaal gaat het om 2,3 miljoen werknemers.

Meest gehoorde motivatie? Thuis eindelijk die bergen werk verzetten, die je in de kantoortuin niet gedaan krijgt. Uit onderzoek van Intermediair blijkt dat ruim tweederde van de werknemers overtuigd is thuis productiever te zijn. Dat blijkt ook uit een studie van de universiteit van Cardiff: mensen werken thuis harder en krijgen meer gedaan in minder tijd.

Promotie

Toch zien veel werkgevers hun personeel liever op kantoor zitten. In Amerika zijn er zelfs behoorlijk wat bedrijven die terugkomen op thuiswerken. Zo hebben bedrijven als Bank of America, IBM, Honeywell, Best Buy en Yahoo hun personeel weer teruggehaald naar kantoor. Regelmatig thuiswerken zou de samenwerking, communicatie en creativiteit dwarsbomen, aldus de terugkrabbelende bedrijven.

En wil je je kans op een promotie vergroten? Ook dan kun je beter geregeld je gezicht laten zien op de werkvloer, blijkt uit onderzoek van de Universiteit Utrecht.

In Nederland is thuiswerken vooralsnog niet op zijn retour, zei Marc Veldhoven, hoogleraar werk, gezondheid en welbevinden eerder tegen de Volkskrant. ‘In Nederland hebben banken, verzekeraars, ict-bedrijven en de overheid het nieuwe werken consequent ingevoerd. Dat was deels een bezuinigingsoperatie. Kantoren van bedrijven als Achmea, KPN en Interpolis werden veel kleiner.’ Het beleid terugdraaien gaat daardoor niet zonder slag of stoot.

Dat thuiswerken soms behoorlijk kan misgaan, laat deze video met de Britse hoogleraar Robert Kelly zien, die een paar jaar geleden viraal ging.

Strenge selectie aan de poort

Joost Cornelissen, oprichter van de Nederlandse site- en appbouwer Qikker Online, ziet vooral voordelen, zei hij eerder tegen de Volkskrant. Een kwart van zijn personeel werkt volledig vanuit huis. Deels omdat Cornelissen denkt dat dit het werkgeluk bevordert, maar ook omdat je op die manier toegang hebt tot een groter talentenbestand. ‘In de war on talent, vooral voor goede programmeurs, is het een pluspunt dat je niet vastzit aan een locatie, maar dat werknemers overal vandaan kunnen komen.’

Maar niet iedereen is geschikt om op afstand te werken, zegt Cornelissen. Daarom hanteert het bedrijf een strenge selectie aan de poort, waarbij kandidaten op afstand een opdracht mogen uitvoeren. Daarbij valt bijna de helft af, wegens slechte communicatieve vaardigheden. Want die capaciteit is van cruciaal belang om deze manier van werken te laten slagen.

Omdat face-to-facecommunicatie niet mogelijk is, praten ze bij Qikker via Slack, gebruiken ze de project-managementsoftware Podio, wordt Google Suites, het zakelijk platform van Google, ingezet om bestanden te verwerken en wordt er op het onlinewhiteboard Miro tijdens videogesprekken geschetst. ‘Het is belangrijk de verwachtingen goed af te stemmen en duidelijke afspraken te maken. De juiste technologie helpt om voor iedereen op elk moment duidelijk te maken hoe een project loopt, wat er op dat moment van ze wordt verwacht en waar en hoe ze moeten communiceren.’

Klinkt logisch, maar hoe maak je een keuze uit het enorme aanbod aan samenwerk- en communicatietools? De Gids maakt een selectie en bespreekt hier zijn tien favorieten.

Google Drive of Dropbox

Werk je op veel verschillende plekken en niet altijd op dezelfde computer, dan is cloudopslag essentieel. Met Google Drive of Dropbox kun je op een eenvoudige manier mappen maken, die je met collega’s kunt delen. Daarnaast kun je bepalen welke stukken ze mogen inkijken en of ze die alleen mogen lezen of ook mogen aanpassen. Ook handig: je kunt de bestanden die je op je computer opslaat automatisch laten synchroniseren.

Slack

Met 10 miljoen actieve gebruikers is Slack een van de populairste chatprogramma’s op kantoren. Vul je mailadres in en creëer een team met je collega’s. In de Slackgroep kun je vervolgens kanalen aanmaken en zelf bepalen aan welke je wel en niet deelneemt. Zo filter je van tevoren de informatie die voor jou relevant is. Ook kun je ervoor kiezen notificaties van de kanalen aan of uit te zetten. Zijn er taken of afspraken die je niet moet vergeten? Dan kun je de Slackbot een reminder laten sturen.

Uiteraard kun je ook bestanden meesturen en kun je allerlei handige apps koppelen, zoals Trello, Wunderlist, Google Drive en Dropbox. Ook een nuttige mogelijkheid: een gesprek voeren met jezelf. Klinkt vreemd, maar zodoende kun je bestanden delen, links verzamelen of to-dolijstjes maken, die je altijd en overal kunt oproepen.

Overigens gaan er geruchten dat Google werkt aan een zakelijk chatprogramma dat moet concurreren met Slack. Diensten als Gmail en Drive worden geïntegreerd in het programma, meldt techsite The Information op basis van bronnen binnen het bedrijf. De app wordt onderdeel van G-suite en kan op die manier makkelijk samenwerken met diensten als Calendar en Drive.

Skitch of Annotable

De app Evernote, waarmee je uitgebreide aantekeningen kunt maken (zowel in audio als geschreven), heeft een broertje gekregen: Skitch. Het programma is een handige tool om screenshots te delen met collega’s. Behalve stukken tekst of gezichten blurren, kun je ook pijlen en tekst toevoegen om het punt dat je met het screenshot wil maken te verduidelijken. Hiermee voorkom je misverstanden en ellenlange uitleg. Een app als Annotable doet hetzelfde.

Todoist of Wunderlist

Je kunt een takenlijst maken op papier, maar digitaal kan vele malen handiger zijn. Rick Pastoor, die een boek over gestructureerd werken schreef, raadde eerder Things aan voor Applegebruikers en Todoist voor Android. Aan de taken die op de lijst staan, kun je labels hangen om aan te geven hoe urgent het is. Je kunt notificaties instellen en bestanden toevoegen. Todoist is helemaal een uitkomst als je met G-Suite werkt. Een mailtje vertaal je met een druk op de knop in een ‘to do’ en herinnering. Zo hoef je niet meer te zoeken naar dat ene mailtje in je uitpuilende inbox.

Skype

Er zijn allerlei programma’s waarmee je kunt videobellen, maar Skype blijft voor de meesten toch favoriet. Een Excelbestand of Powerpoint doornemen terwijl je aan het bellen bent? Dat gaat gemakkelijk doordat je je computerscherm kunt delen en gesprekspartners hetzelfde zien als jij. Ook handig: belangrijke vergaderingen of interviews kun je opnemen, zodat je ze later in alle rust kunt terugluisteren.

Voor iedereen die weleens vanuit huis videobelt en liever niet wil dat er een wasrek met onderbroeken vol in beeld staat, heeft Skype sinds een jaar ook de mogelijkheid om de achtergrond te vervagen. Overigens kun je niet alleen online bellen naar Skypecontacten, ook naar een mobiel of vast nummer telefoneren is met Skype goedkoop. In de Verenigde Staten en de meeste Europese landen betaal je meestal 0,02 cent per minuut.

Microsoft Teams

Maak je gebruik van tools als Skype, SharePoint en Onedrive? Dan is Microsoft Teams handig. Zoals de naam al doet vermoeden, is het platform ontwikkeld door Microsoft, waardoor alle programma’s van dit techbedrijf samenkomen in dit platform. Denk aan Outlook Email, Outlook Calendar, Excel, Powerpoint, OneNote Notebook en Teams Chat. Maar wat fijn is, is dat Microsoft verderkijkt dan de eigen producten. Ben je meer fan van Trello dan van Planner? Dan is dat geen probleem.

Productiviteitstrainer Arjan Broere zei eerder over het voordeel van teamsites ten opzichte van mail: ‘E-mail is pushcommunicatie: je duwt de communicatie naar iemand toe. Zo’n mailtje komt vervolgens binnen op een moment dat het misschien helemaal niet uitkomt. Als er een project is, waarbij veel communicatie nodig is, kun je beter een teamsite gebruiken waarop je de laatste stand van zaken zet. Alles staat overzichtelijk op dezelfde plek en zo’n site kun je bezoeken op het moment dat het jou uitkomt.’

Trello, Basecamp of Podio

Projectmanagementtools als Trello, Basecamp of Podio voorkomen een eindeloze stroom aan e-mails en zijn vrijwel onmisbaar als je op afstand met een team werkt. Zo kun je bijvoorbeeld ‘to do’s’ opschrijven en daaraan teamleden koppelen. Is de taak volbracht, dan vinkt de verantwoordelijke die van het lijstje af. Verder kunnen er schema’s worden gemaakt, zijn er chat- en berichtenfuncties en kun je bestanden delen.

Whatsapp

Een zakelijke Whatsappgroep aanmaken kan natuurlijk ook. Maar zorg er dan wel voor dat je duidelijke afspraken maakt over wat je wel of niet deelt in die groep. De ervaring leert dat appgroepen met veel deelnemers al snel uitmonden in een digitaal café waarin zonder al te veel remmingen berichten worden gedeeld. Niet iedereen kan dat waarderen. Zeker niet omdat veel mensen geen apart zakelijk nummer hebben, waardoor je ook buiten werktijd wordt bestookt met werkgerelateerde berichten.

Pukka Team

Pukka Team is in het leven geroepen om eenzaamheid tegen te gaan bij degenen die veelal op afstand werken. Als je team gebruikmaakt van deze app kun je onder meer met videobeelden zien wie er op welk moment aan het werk is. Dat je elkaar in beeld ziet, moet de teamgeest bevorderen.

TeamViewer

Soms zijn andere collega’s simpelweg behendiger in het uitvoeren van een taak dan jij. TeamViewer kan dan handig zijn. Met dit programma kun je iemand anders computer tijdelijk op afstand besturen, of andersom. Scheelt tijd en irritatie.