‘Verdubbel de kosten van een ICT-project’

De introductie van een nieuw softwaresysteem bezorgde de Free Record Shop zijn eerste verlies in de bedrijfsgeschiedenis. Een kleine twee jaar geleden, vlak voor de Kerst van 2006, liep de fonkelnieuwe SAP-software van de grootste Nederlandse winkelketen in cd’s en games vast....

Wat is er gebeurd?

‘We hielden het nieuwe softwaresysteem niet aan de gang. Dat betekende dat we 250 winkels niet konden bevoorraden in de belangrijkste periode van het jaar. We zaten met volle magazijnen, lege winkels en boze klanten. Dat was heel lullig, op zijn Rotterdams gezegd. Maar ook erg leerzaam.

‘Bijna iedereen die nieuwe software krijgt, weet dat je problemen kunt verwachten. Het proefdraaien was goed gegaan. Wij waren zo arrogant om te denken dat wij ook daarna geen problemen zouden hebben. De champagne stond al klaar. En de eerste twee dagen ging het ook goed.

‘Toen ontstond er een klein probleempje. En toen nog een. Voor je het eerste probleem had opgelost, was je er al weer een paar duizend verder. Toen we probeerden de problemen te verhelpen, sliepen we met zijn allen op kantoor. We zijn overgestapt op handmatige verzending. De pizzaboeren in de omgeving draaiden in die periode een hele goede omzet.’

Hoeveel heeft het gekost?

‘Het heeft ons in totaal zo’n 7 à 8 miljoen euro gekost. Sinds de opening van onze eerste winkel in 1971 had ik nooit verlies gemaakt.’

‘Ik wil niet met de beschuldigende vinger naar iemand wijzen of schade claimen. Het implementatiebedrijf Ctac heeft heel hard gewerkt om de problemen op te lossen. Het was everybody’s fault.’

Heeft dit de groei van Free Record Shop beïnvloed? U wilt nog verder uitbreiden, onder meer met games.

‘Nee. We hadden net onze Noorse en Finse winkels verkocht voor een fantastisch bedrag. We hadden eigen vermogen genoeg. Nu zijn we bezig onze internetsite en de winkels te verbouwen.’

Wat is de les?

‘Krijg je een offerte voor een ICT-project, verdubbel dan de kosten en halveer de verwachte opbrengsten. Dan kom je ongeveer uit op de werkelijke kosten. Dat zeg ik als digibeet.

‘Maar we hadden geen keus. Het oude systeem dateerde uit de jaren tachtig. We moesten wel overstappen.’